Tổng chi phí sở hữu (tiếng Anh: Total Cost of Ownership - TCO) là tất cả chi phí liên quan đến việc mua bán, chuẩn bị, khởi động, vận hành của một sản phẩm hay một khoản đầu tư.
Xem thêm: Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) là gì? Ví dụ về Tổng chi phí sở hữu
Thí dụ về Tổng chi phí sở hữu
Một ví dụ về đầu tư kinh doanh đòi hỏi phải phân tích kĩ lưỡng về tổng chi phí sở hữu là đầu tư vào một hệ thống máy tính mới. Hệ thống máy tính sẽ có giá mua ban đầu. Chi phí bổ sung của nó thường bao gồm phần mềm mới, việc cài đặt, chi phí chuyển đổi, đào tạo nhân viên, chi phí bảo mật, lập kế hoạch khắc phục rủi ro, hỗ trợ liên tục và nâng cấp trong tương lai. Xác định được các chi phí này, công ty sẽ so sánh các ưu điểm và nhược điểm của việc mua hệ thống máy tính cũng như là lợi ích chung của nó cho công ty trong dài hạn.
Ở qui mô nhỏ hơn, các cá nhân cũng sử dụng tổng chi phí sở hữu khi đưa ra quyết định mua hàng. Mặc dù tổng chi phí sở hữu có thể bị bỏ qua, nhưng việc phân tích về nó là rất cần thiết trong việc ngăn những tổn thất không đáng có trong tương lai có thể phát sinh từ việc chỉ tập trung vào chi phí trực tiếp ngay khi mua hàng.
Ngoài các khoản chi phí trực tiếp, chúng ta cũng không nên bỏ qua các chi phí gián tiếp như "Landed cost". Trong logistics được gọi là "phí tổn dỡ hàng lên bờ". Trong phát triển phần mềm thì landed cost bao gồm phí mua license, phí migrate từ môi trường thử nghiệm hộp cát (sandbox) sang môi trường khởi chạy (production). Trong tương lai, rất có thể landed cost cho hệ thống ERP bao gồm bảo hiểm đối với an toàn thông tin.
Chi phí gián tiếp
Tổng chi phí sở hữu được các công ty và cá nhân xem xét khi họ tìm mua tài sản và đầu tư vào các dự án vốn. Mặc dù, những chi phí này thường được chia thành từng khoản riêng biệt trên các báo cáo tài chính, nhưng việc phân tích toàn diện về chi phí sở hữu là một việc làm phổ biến trong mọi giao dịch kinh doanh.
Các công ty sử dụng tổng chi phí sở hữu trong thời gian dài như là một khuôn mẫu để phân tích các giao dịch kinh doanh. Nhìn vào tổng chi phí sở hữu chính là một cách tiếp cận toàn diện hơn để ta đánh giá việc mua hàng từ góc độ rộng hơn. Phân tích này bao gồm cả giá mua ban đầu lẫn tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp. Mặc dù chi phí trực tiếp có thể được báo cáo một cách dễ dàng, nhưng các công ty thường tìm cách phân tích thêm tất cả các chi phí gián tiếp tiềm năng có thể có ảnh hưởng đáng kể trong việc quyết định giao dịch.
Phí "ship" (landed cost)
Phí "ship" là thuật ngữ cửa miệng trong kinh doanh ngày nay, đa số sản phẩm chi phí ship chiếm tỉ lệ rất nhỏ, nhưng cũng có sản phẩm phí ship chiếm tỉ lệ lớn. Người mua sẽ quyết định có mua hàng hay không sẽ phụ thuộc vào % tỉ lệ phí ship trên tổng chi phí sở hữu.
Thực tế, landed cost là khái niệm rộng hơn nghĩa của "ship". Một doanh nghiệp có thể quyết định giữ lại hệ thống ERP cũ (chấp nhận thực trạng kém hiệu quả) vì không đủ khả năng tài chính để chuyển đổi sang ERP mới vì vướng nhiều thủ tục, tốn kém thời gian hoặc chưa sẵn sàng cho năng lực chuyển đổi.
Landed cost là hội tụ các chi phí liên quan trực tiếp tới công cuộc thu mua hàng hóa (không gồm có trị giá ban đầu của sản phẩm). Tùy theo từng doanh nghiệp, những chi phí này đủ nội lực bao gồm lệ phí hải quan, bảo hiểm, ngân sách vận tải, kho bãi.. v.v
Thí dụ Landed Cost của kế hoạch triển khai hệ thống ERP:
Landed Cost = Chi phí "chuyển nhà" (Lift & Shift) + chi phí chuyển đổi dữ liệu (migrate data) + chi phí hỗ trợ kỹ thuật phát sinh sau bán (after sale) + chi phí bảo trì + chi phí rủi ro
Không đánh giá TCO chỉ bằng cách nhìn vào "phần nổi của tảng băng chìm"
ERP TCO được tính bằng cách luôn sử dụng giá mua và chi phí triển khai của hệ thống ERP, nhưng cũng phải bao gồm chi phí vận hành trong 5 đến 10 năm hệ thống dự kiến hoạt động.
Chi phí trả trước bao gồm chi phí phần cứng, phí bản quyền phần mềm, nhân viên CNTT và để cài đặt hệ thống tổng thể. Các công việc triển khai thực tế của hoạt động kinh doanh phần mềm, đào tạo người dùng và các hạng mục điều chỉnh (customization) sẽ hình thành nên chi phí ban đầu.
Chi phí tổng thể bao gồm các chi phí không thể nhìn một cách rõ ràng nếu chỉ suy luận. Sử dụng hình ảnh minh họa của một tảng băng để cho thấy người mua không thấy rõ những chi phí này như thế nào. Phần chóp của tảng băng nhô lên trên mặt nước nhưng một khối băng khổng lồ ẩn bên dưới. Phần băng dưới nước là những chi phí tiềm ẩn.
Lập dự toán cơ bản cho tổng chi phí ERP
Chúng ta hãy chia nhỏ chi phí của một hệ thống ERP thành bốn thành phần để tất cả các chi phí đều được tính đến; hai phần trên là chi phí rõ ràng và hai phần dưới là chi phí ẩn mà doanh nghiệp có thể không đưa vào ngân sách của mình cho vòng đời của hệ thống mới:
- Phí phần mềm
- Chi phí triển khai, thí dụ thanh toán cho các chuyên gia kỹ thuật, các chuyên gia tư vấn...
- Chi phí cơ sở hạ tầng, chi phí bảo mật.
- Chi phí cho nhân sự sẽ trực tiếp vận hành.
TCO là chi phí "biến đổi"
Cũng giống như doanh thu của một doanh nghiệp, TCO là đại lượng tích lũy theo thời gian. Doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhu cầu gia tăng về ứng dụng CNTT, do đó TCO là chi phí biến đổi.
TCO hợp lý sẽ làm tăng lợi nhuận (ROI)
Chúng ta có thể đánh gía TCO thông qua sử dụng kết quả ROI. Hãy bắt đầu với năm câu hỏi đơn giản và sau đó so sánh chi phí khi không có gì xảy ra (thí dụ giữ lại hệ thống ERP cũ của bạn) hoặc chọn một hệ thống mới.
Trước khi đánh giá TCO, hãy bắt đầu với "mô hình tương tác thực" để có các chỉ số tổng thể về tình tài chính tiềm năng trong các lĩnh vực lợi nhuận, chi phí hoạt động, chi phí quản lý và mức tồn kho.
Xét về khía cạnh hiệu quả, hệ thống ERP sau triển khai sẽ phải đạt được mục tiêu:
- Giảm giá vốn hàng bán.
- Tài nguyên CNTT được phân bổ lại.
- Tăng sản lượng bán hàng.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động.
Trên đây là các bí quyết cơ bản để phân tích bài toán tổng chi phí triển khai một hệ thống ERP. Ngoài các lợi ích lâu dài mà một hệ thống ERP chắc chắn mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta cũng cần xem xét các khía cạnh tài chính để khai thác tốt nhất lợi ích của ERP ở từng giai đoạn cụ thể. Việc cân bằng 2 yếu tố lợi ích - chi phí sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại chuyển đổi số.
Trần Quang Huy, IT Business Analyst, TIGOSOFT
Via TIGO Solutions
