Nâng tầm Hiệu quả Vận hành & Tối ưu Quy trình Phê duyệt cùng Lark x Odoo

Chiều ngày 10/5/2024, Rikkei Digital và Onnet Consulting đã phối hợp tổ chức thành công Webinar: Nâng tầm Hiệu quả Vận hành & Tối ưu Quy trình Phê duyệt cùng Lark x Odoo. Webinar đã thu hút gần 100 đại diện đến từ các doanh nghiệp Sản xuất, Bán lẻ và Công nghệ, có cùng mối quan tâm về phương thức vận hành tối ưu trong thời đại số.

Các diễn giả và doanh nghiệp đã cùng nhau chia sẻ về những nội dung giá trị và hấp dẫn trong buổi Webinar:

• Từ góc độ người dùng, cả Lark và Odoo đều đang có mục tiêu chuyển đổi số cho doanh nghiệp, vậy hai phần mềm những điểm giống nhau và khác nhau gì?
• Lark x Odoo có ưu điểm gì để đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số trên?
• Những khó khăn trong việc triển khai một nền tảng số là gì? Tại sao có những doanh nghiệp triển khai thành công, trong khi một số các doanh nghiệp khác lại thất bại?
• Cách tiếp cận tối ưu trong việc giải quyết vấn đề con người là gì?
• Chiến lược tích hợp Lark x Odoo sẽ được triển khai như thế nào?

Bên cạnh những nội dung hữu ích, người tham dự cũng đã có cơ hội trao đổi, nhận tư vấn trực tiếp từ các diễn giả. Điều này giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về phương thức vận hành tối ưu trong thời đại số, tầm quan trọng của ban lãnh đạo trong việc thúc đẩy đổi mới tổng thể, cũng như vai trò và cách thức triển khai cho từng giải pháp.

Cùng Rikkei Digital nhìn lại những điểm nhấn thú vị của buổi Webinar trong bài recap chi tiết dưới đây:

1. Lark và Odoo đều phục vụ cho mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp, vậy hai nền tảng này có điểm giống và khác nhau gì?

Tại đầu phiên chia sẻ, đại diện Rikkei Digital ông Ngô Minh Quân và đại diện Onnet Consulting ông Nguyễn Thế Hải đã có những giới thiệu ngắn gọn về 2 nền tảng này. Trong đó, ông Quân nhấn mạnh Lark là một ứng dụng văn phòng số "all-in-one", cung cấp rất nhiều tính năng cần thiết cho doanh nghiệp, thay thế cho nhiều ứng dụng khác nhau, với Lark Base và Lark Approval là 2 tính năng nổi bật nhất.

Lark hoạt động với 3 lớp tính năng chuyên biệt, bao gồm:

• Lớp Giao tiếp và phối hợp: được xây dựng xoay quanh trung tâm là tính năng chat, hệ thống chatbot

• Lớp Ứng dụng văn phòng số: bao gồm các ứng dụng được xây dựng sẵn nhưng vẫn có khả năng tuỳ biến và tự động hoá như Tài liệu, Lịch làm việc, Phê duyệt, Chấm công.

• Lớp Business Application: là các hệ thống các ứng dụng nghiệp vụ chuyên sâu trong doanh nghiệp được kết nối với Lark thông qua Open Platform và Lark AnyCross

Trong khi đó, Odoo là giải pháp nguồn mở ERP lâu đời với phiên bản mới nhất là Odoo 17 với nhiều tính năng mới và thay đổi về giao diện. Odoo được định hình là giải pháp ERP với nhiều module đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở từng giai đoạn phát triển, trong đó phổ biến nhất là các module quản lý bán hàng, mua hàng, kho, tài chính kế toán.

Triển khai Odoo thành công cần có lộ trình rõ ràng.

Chia sẻ về những điểm giống nhau giữa Lark và Odoo, ông Hải nhấn mạnh rằng cả Lark và Odoo đều là những nền tảng rất đa năng, có tính tùy biến cao, phù hợp với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp. Cả hai nền tảng đều có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị và nền tảng, từ trình duyệt web đến ứng dụng di động (iOS hay Android).

Đặc biệt, một trong những điểm nổi bật tương đồng giữa Lark và Odoo chính là tính linh hoạt, với khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba, hoặc các ứng dụng sẵn có của doanh nghiệp. Các tích hợp này đều được hỗ trợ bởi một tính năng kết nối có sẵn trong Lark và Odoo, và với Lark chính là Lark AnyCross. Ngoài ra, một điểm mấu chốt không thể không nhắc tới chính là Chi phí của Lark và Odoo phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (loại hình doanh nghiệp rất phổ biến ở Việt Nam).

Trong khi đó, điểm khác biệt chính giữa Odoo và Lark nằm ở điểm mạnh và khả năng hỗ trợ cho các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp:

• Odoo: Nền tảng ERP mạnh mẽ, tập trung vào quản trị nguồn lực doanh nghiệp (tiền, nhân sự, sản xuất, kho). Phù hợp cho triển khai các quy trình phức tạp, đòi hỏi tính chuyên sâu cao.
• Lark: Nền tảng cộng tác hiệu quả, tập trung vào tương tác, phối hợp, giao tiếp thời gian thực. Phù hợp cho triển khai các quy trình đề xuất, phê duyệt, workflow đơn giản, linh hoạt, cần sự điều chỉnh nhanh chóng.

2. Ưu điểm của Lark và Odoo đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Từ những tính năng được chia sẻ ở phần 1, ông Quân cô đọng lại 4 điểm mạnh chính mà giải pháp làm việc số Lark Suite có thể giúp ích cho mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp, bao gồm:

• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, gần gũi với người dùng, không đòi hỏi kỹ thuật cao.
• Triển khai nhanh: Các dự án triển khai Lark toàn doanh nghiệp thông thường có thể hoàn thành trong vòng 1-2 tháng và bắt đầu thu được những hiệu quả về vận hành.
• Tính tùy biến cao: Tùy chỉnh công cụ, xây dựng quy trình theo nghiệp vụ riêng của doanh nghiệp.
• Hiệu quả về chi phí: Thay thế nhiều phần mềm có tính năng tương đương, giảm phân mảnh, tăng tương tác, tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa vận hành.

Nhìn chung, Lark giúp nâng cao trải nghiệm người dùng, tăng tốc độ triển khai hệ thống, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ đa dạng và giảm chi phí vận hành.

Mặt khác, về phía Odoo, giải pháp này cũng sở hữu những ưu điểm vượt trội có thể kể đến như:

• Được thiết kế theo dạng modularity, có thể bổ sung thêm các chức năng mới khi doanh nghiệp phát triển từ 10-20 người lên 50-100 người.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các phần mềm khác: Odoo có thể tích hợp với nhiều phần mềm khác nhau, kể cả phần mềm kế toán hay Lark, v.v.
• Cập nhật thường xuyên: Odoo liên tục được cập nhật tính năng mới, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Giao diện thân thiện với người dùng: Odoo dễ sử dụng, người dùng mới có thể dễ dàng tiếp cận và thao tác.

Nhìn chung, Odoo là giải pháp ERP mạnh mẽ, linh hoạt, phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn.

3. Những khó khăn trong việc triển khai một nền tảng số là gì? Tại sao có những doanh nghiệp triển khai thành công, trong khi một số các doanh nghiệp khác lại thất bại?

Buổi toạ đàm cũng đã mang đến những góc nhìn sâu sắc về áp lực mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt trong hành trình chuyển đổi số toàn diện. Các diễn giả, đặc biệt là đại diện hai đơn vị tư vấn giải pháp số uy tín - ông Ngô Minh Quân và ông Nguyễn Thế Hải, đã chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn trong việc triển khai nền tảng số cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Đầu tiên, với Lark Suite, một nền tảng số đang thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp SME trong ngành bán lẻ và F&B. Tuy nhiên, bên cạnh sự quan tâm và lượng người dùng gia tăng, việc triển khai Lark Suite cũng gặp phải nhiều khó khăn do các hiểu lầm và thiếu hụt về nguồn lực.

Hiểu lầm về vai trò và chức năng của Lark Suite:

• Lầm tưởng Lark Suite có thể thay thế hoàn toàn các ứng dụng khác: Lark Suite là nền tảng hợp nhất nhiều ứng dụng văn phòng số, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nhưng không thể thay thế hoàn toàn chức năng chuyên sâu của các ứng dụng nghiệp vụ như CRM, ERP, HRM,...
• Nhầm lẫn Lark Suite là ứng dụng nghiệp vụ đặc thù như CRM / ERP / HRM / Quản lý kho / Quản lý đơn hàng / Datawarehouse: Lark Suite cung cấp các công cụ hỗ trợ chung cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, không tập trung vào chức năng quản lý chuyên sâu cho các lĩnh vực cụ thể.

Khó khăn chính trong triển khai Lark Suite:

• Tầm nhìn và lộ trình chưa rõ ràng: Doanh nghiệp chưa xác định cụ thể mục tiêu, nhu cầu và lợi ích mong muốn khi triển khai Lark Suite dẫn đến việc triển khai thiếu hiệu quả, không khai thác tối đa tiềm năng của nền tảng.

• Thiếu hụt nguồn lực triển khai:

  • Chưa có người phụ trách: Việc thiếu người có chuyên môn và trách nhiệm dẫn dắt quá trình triển khai khiến dự án dễ gặp bế tắc.

  • Nhân sự chưa được đào tạo: Doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo nhân viên để sử dụng thành thạo các tính năng của Lark Suite, đồng thời thay đổi thói quen làm việc truyền thống.

  • Lựa chọn đối tác triển khai không phù hợp: Việc lựa chọn đối tác thiếu kinh nghiệm hoặc uy tín có thể dẫn đến triển khai sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Để khắc phục những khó khăn này, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược triển khai Lark Suite bài bản, rõ ràng với tầm nhìn dài hạn. Đồng thời, đầu tư đào tạo nhân viên, lựa chọn đối tác uy tín và có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của Lark Suite, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh.

Tương tự với Lark Suite, việc triển khai Odoo tại Việt Nam cũng tiềm ẩn nhiều thách thức do những yếu tố sau:

• Nhu cầu quản trị đa dạng: Doanh nghiệp Việt Nam thường có cấu trúc tổ chức phức tạp và nhu cầu quản trị đa dạng, đòi hỏi nền tảng số cần có độ sâu và khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng từng mô hình kinh doanh cụ thể. Việc lựa chọn giải pháp "tầm trung" hoặc tự xây dựng hệ thống có thể dẫn đến những khoảng trống (GAP) so với nhu cầu thực tế, buộc doanh nghiệp phải thay đổi quy trình hoặc tùy chỉnh giải pháp một cách sâu sắc, dẫn đến kéo dài thời gian triển khai, phát sinh chi phí ngoài dự kiến và ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp.

• Khả năng thích ứng với thay đổi: Thị trường Việt Nam biến động nhanh chóng, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Odoo, mặc dù có khả năng tùy chỉnh cao, nhưng việc cập nhật và điều chỉnh hệ thống theo những thay đổi liên tục có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là với những doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên môn cao.

• Văn hóa doanh nghiệp và thói quen sử dụng: Việc triển khai bất kỳ nền tảng số nào cũng đòi hỏi sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp và thói quen sử dụng của nhân viên. Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo và truyền thông để giúp nhân viên làm quen với hệ thống mới, đồng thời khuyến khích họ sử dụng hiệu quả các tính năng của Odoo để nâng cao hiệu quả công việc.

4. Cách tiếp cận tối ưu trong việc giải quyết vấn đề con người là gì?

Bên cạnh vấn đề về mặt chi phí, công cụ, các doanh nghiệp còn bị tác động bởi một yếu tố quan trọng hơn nữa, chính là con người - sự quyết tâm của ban lãnh đạo và khả năng thích ứng nhanh chóng của nhân viên, đảm bảo một lộ trình sử dụng và triển khai hiệu quả trên nhiều phương diện.

Đó cũng là vấn đề được đặt ra dành cho diễn giả Phạm Trung Hưng - CEO PNA Consulting, một Nhà tư vấn và đào tạo chuyên sâu về các kỹ thuật tâm lý để quản trị đội ngũ hiệu quả.

Theo ông, bất kể lựa chọn triển khai nào cũng là một sự thay đổi lớn đối với doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt con người để đảm bảo thành công. 3 yếu tố then chốt doanh nghiệp cần quan tâm:

1. Năng lực: Đảm bảo đội ngũ nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng nền tảng số mới.
2. Tính cách: Lựa chọn người dẫn dắt dự án có tính cách phù hợp với yêu cầu và đặc thù của dự án.
3. Truyền thông: Truyền đạt rõ ràng mục tiêu, ý nghĩa, lợi ích và tác động của việc thay đổi đến từng cá nhân, giúp nhân viên hiểu rõ và sẵn sàng tham gia vào quá trình chuyển đổi.

Để giải quyết những thách thức này, ông đề xuất một khung chuẩn gồm 5 bước dựa trên mô hình S.C.O.R.E của Robert Dilts:

Bước 1: Xác định mục tiêu và ý nghĩa: Xác định rõ lý do triển khai nền tảng số, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và nhân viên.

Bước 2: Đánh giá tác động: Xác định mức độ ảnh hưởng của việc triển khai đến từng phòng ban, vị trí công việc.

Bước 3: Phân tích hiện trạng: Đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ, bao gồm Cấu trúc chức năng nhiệm vụ, Hệ thống công nghệ thông tin, Quy trình làm việc giữa các phòng ban, Hệ thống lương thưởng phúc lợi, Kỹ năng chuyên môn, Giá trị văn hoá, và Cá tính của lãnh đạo.

Bước 4: Thành lập ban dự án: Lựa chọn những cá nhân có năng lực và tính cách phù hợp để tham gia vào ban dự án, dẫn dắt và lan tỏa tinh thần tích cực cho tổ chức.

Tại bước này, doanh nghiệp thường sẽ thấy có 3 nhóm người trong ban dự án của mình là Đồng thuận, Trung lập và Phản kháng. Theo nguyên tắc, doanh nghiệp cần giữ nhóm đồng thuận trên 20% và tập trung củng cố nhóm người này để kéo nhóm trung lập về hướng đó. Đây là một trong những nguyên tắc rất cơ bản và đơn giản để doanh nghiệp triển khai bất cứ sự thay đổi mới gì trong tổ chức của mình.

Bước 5: Chiến dịch truyền thông: Truyền đạt thông tin chi tiết về mục tiêu, ý nghĩa, lợi ích, khó khăn, thách thức và kết quả mong đợi của dự án. Cần chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ, thường xuyên đánh giá và ghi nhận thành quả để tăng động lực cho nhân viên.

Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt con người và áp dụng các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những thách thức trong quá trình triển khai nền tảng số và chuyển đổi số, từ đó nâng cao hiệu quả và thành công của dự án.

5. Chiến lược tích hợp Lark x Odoo sẽ được triển khai như thế nào?

Tại phiên cuối cùng, diễn giả Ngô Minh Quân đã có những chia sẻ thú vị về câu chuyện tích hợp giữa Lark và Odoo, hai phần mềm sở hữu những điểm mạnh riêng biệt, nhằm mang lại giải pháp tối ưu cho hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Theo ông, câu chuyện ở đây không phải là phần mềm nào thay thế phần mềm nào, mà là làm sao để Lark và Odoo có thể kết hợp được với nhau một cách tốt nhất và doanh nghiệp có thể khai thác được tối đa điểm mạnh của mỗi nền tảng.

Đầu tiên về Lark Suite, điểm mạnh của nền tảng này là sự giao tiếp - phối hợp và phê duyệt hiệu quả, giúp xây dựng quy trình hoạt động dựa trên concept "chat-centric", hỗ trợ xử lý công việc nhanh chóng và tăng cường tương tác giữa các thành viên. Trong khi đó, Odoo là phần mềm ERP mạnh mẽ với các mô-đun rõ ràng, cung cấp nền tảng quản lý toàn diện cho các hoạt động bán hàng, kho, tài chính, kế toán,...

Chiến lược tích hợp Lark và Odoo tập trung vào kết nối dữ liệu, tự động hóa quy trình và cơ chế đăng nhập đơn lẻ (single sign-on). Dữ liệu chính từ Odoo được kết nối với Lark, tự động điền vào form phê duyệt và cập nhật dữ liệu ERP dựa trên lệnh phê duyệt. Việc sử dụng Identity Provider của Lark giúp đăng nhập cả hai hệ thống chỉ với một tài khoản.

Nhờ sự tích hợp này, doanh nghiệp có thể:

• Xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả.
• Giảm thiểu sai sót, trùng lặp dữ liệu.
• Tăng cường tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc.
• Dễ dàng quản lý, theo dõi quy trình.

Kết hợp những ưu điểm của Lark và Odoo, giải pháp tích hợp này hứa hẹn mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đưa ra những quyết định chính xác, sáng suốt hơn.

Kết thúc phần trình bày của các diễn giả, webinar bùng nổ với phần Q&A thu hút sự tham gia của đông đảo đại diện doanh nghiệp. Tâm điểm chú ý xoay quanh chủ đề tích hợp Lark Suite và Odoo, cùng bài toán xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp, đảm bảo sự đồng thuận cao về mặt con người. Các diễn giả đã dành thời gian giải đáp chi tiết từng thắc mắc, mang đến những kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn quý giá cho người tham dự.

Cuối chương trình, ông Ngô Minh Quân - đại diện Đơn vị tư vấn và triển khai chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp - đã chia sẻ quan điểm về xu hướng tích hợp đa nền tảng trong tương lai. Theo ông, đây là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả, tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm thiểu chi phí trong kỷ nguyên số.

Kết luận

Tổng kết, Webinar: Nâng tầm Hiệu quả Vận hành & Tối ưu Quy trình Phê duyệt cùng Lark x Odoo đã mang đến những chia sẻ chuyên sâu và quý giá về phương pháp Tối ưu hoá quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả phê duyệt - phối hợp trong doanh nghiệp. Hy vọng Webinar đã giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và nhanh chóng bắt tay vào chuyển đổi số với các giải pháp và đối tác tư vấn phù hợp.