Một quy tắc chung khi viết cho công chúng là hầu hết trong số họ đọc ở mức độ đọc từ lớp sáu đến lớp tám. Trong khi đa số người Mỹ và các nước phát triển khác là biết chữ, mức độ khả năng đọc có thể thay đổi rất nhiều.
Hãy tưởng tượng sự đa dạng của khán giả đọc của bạn. Người đầu tiên truy cập trang web của bạn có thể đọc ở cấp đại học và hiểu những từ lớn, nhưng khách truy cập trang tiếp theo có thể cần một từ điển để hiểu những gì bạn đang nói. Điều này thật khó chịu và trong thế giới trực tuyến, nơi mọi người muốn có thông tin ngay lập tức, cơ hội người đọc dành thời gian để tìm kiếm một từ không quen thuộc là khá mong manh. Thay vào đó, bạn sẽ mất một người đọc.
Điều quan trọng không chỉ là xem mức độ đọc của văn bản của bạn, mà bạn cũng muốn đảm bảo rằng nó dễ đọc. Thống kê khả năng đọc của Word là một cách để đảm bảo bài viết của bạn là những bài viết không chỉ thu hút sự chú ý của tất cả người đọc mà còn giữ sự tập trung của họ.
Viết để thuyết phục và thông báo
Ngay cả khi đối tượng đọc của bạn tinh vi, điều đó không có nghĩa là văn bản của bạn sẽ khó đọc. Mục tiêu với hầu hết các hình thức viết là thuyết phục hoặc thông báo. Tuy nhiên, đôi khi có thể khó đặt mình vào vị trí của người đọc.
Chẳng hạn, chỉ vì bạn biết nghĩa của một từ không có nghĩa là người đọc của bạn sẽ hiểu ngay lập tức. Bạn có thể tìm ra mức độ dễ đọc của văn bản bằng một số phương pháp khác nhau.
Nhận phản hồi
Một trong những cách nhanh nhất để xem cách viết của bạn đang cộng hưởng với độc giả của bạn là chỉ cần hỏi họ. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Cài đặt plugin thăm dò ý kiến trên blog WordPress của bạn. Chỉ cần hỏi xem các bài viết có dễ đọc hay không. Có hay không.
- Hỏi ý kiến trong phần ý kiến. Đây là một ý tưởng tốt bởi vì độc giả có thể cung cấp chi tiết cụ thể.
- Tập hợp một nhóm người đọc thường xuyên của bạn và yêu cầu họ đọc một vài bài viết gần đây của bạn và cung cấp phản hồi về cách họ có thể đọc được.
- Thuê một trình soạn thảo chuyên nghiệp để xem các bài viết của bạn và cung cấp cho bạn một số gợi ý để làm cho chúng dễ đọc hơn.
Paper Rater
Có một công cụ trực tuyến tiện lợi tên là Paper Rater mà đôi khi tôi sử dụng để kiểm tra kỹ các bài viết của mình, đặc biệt nếu tôi cảm thấy mệt mỏi khi viết hoặc vào thời hạn nhanh không cho phép chỉnh sửa nhiều như tôi thường tham gia. Paper Rater thực hiện như sau:
- Kiểm tra trình độ học vấn. Bạn có thể thiết lập trình độ học vấn từ lớp một đến hết lớp.
- Kiểm tra tính nguyên bản. Điều này có thể hữu ích nếu bạn đang chỉnh sửa tác phẩm của người khác và không chắc chắn liệu nó có đạo văn hay không.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Nếu bài viết của bạn chứa đầy lỗi, điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc.
Tốt nhất của tất cả? Paper Rater miễn phí trong phiên bản cơ bản của nó. Nếu bạn muốn có một phiên bản không có quảng cáo, bạn có thể đầu tư vào Premium Paper Rater.
Chỉ số dễ đọc của Word
Nhiều khả năng là bạn đã sử dụng tùy chọn kiểm tra chính tả của Word. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kích hoạt điểm Flesch Reading Ease và Flesch-Kincaid Grade Level trong Microsoft Word.
Bật tính năng này bằng cách làm theo các hướng dẫn bên dưới. Những hướng dẫn này sẽ làm việc cho MS Word 10 và MS Word 2013.
- Mở Word
- Nhấp vào Tệp
- Nhấp vào Tùy chọn (xem hình ảnh bên dưới)
- Sau khi các tùy chọn màn hình mới, hãy nhấp vào “Soát lỗi” ở phía bên trái (xem hình ảnh bên dưới).
- Trong phần có tiêu đề “Khi sửa ngữ pháp và chính tả bằng Word”, bạn cần chọn hai hộp.
- Trước tiên, hãy chọn hộp bên cạnh “Kiểm tra ngữ pháp bằng chính tả”. Bạn phải chọn hộp này để kích hoạt thống kê khả năng đọc.
- Tiếp theo, chọn hộp bên cạnh “Hiển thị thống kê khả năng đọc”.
- Nhấp vào hộp "OK".
Bây giờ, bất cứ khi nào bạn thực hiện kiểm tra chính tả, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên ở cuối cung cấp cho bạn số liệu thống kê về khả năng đọc của bạn.
Hiểu mức độ dễ đọc của Flesch và lớp Flesch-Kincaid
Điểm Flesch-Kincaid ở cấp lớp khá dễ hiểu. Bạn sẽ nhận thấy trong mẫu ở trên rằng văn bản là vào tháng thứ 9.3 hoặc thứ ba của năm lớp chín. Để đưa văn bản này đến cấp lớp tám, nơi tôi muốn, tôi có thể chỉ cần xóa từ “tinh tế” khiến nó đạt điểm 8.8.
Bây giờ, hiểu được điểm số Dễ đọc của Flesch khó hơn một chút, nhưng không quá khó. Microsoft giải thích chi tiết điểm đọc này trên trang web hỗ trợ của Microsoft.
Trang web nêu rõ:
Văn bản này kiểm tra tỷ lệ trên thang điểm 100. Điểm số càng cao, việc hiểu tài liệu càng dễ dàng. Đối với hầu hết các tập tin tiêu chuẩn, bạn muốn điểm số được giữa 60 và 70.
Công thức cho điểm Flesch Reading Ease là:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
Điểm số dựa trên độ dài của câu và độ khó của từ. Nếu bạn thấy rằng điểm của bạn quá cao hoặc quá thấp, trước tiên hãy bắt đầu bằng các từ. Chức năng từ điển đồng nghĩa của Word có thể giúp bạn chọn một từ khác để sử dụng nếu bạn nghĩ rằng một từ quá khó hoặc quá đơn giản. Tiếp theo, làm việc chia các câu dài thành hai câu nhỏ hơn hoặc cắt một vài từ không cần thiết.
Tại sao có thể đọc được quan trọng?
Trong một bài viết trên Tự hào Biz, Miguel Mendez nói về thế giới bận rộn, thông tin ngày nay. Mọi người đang bận rộn. Họ đọc một số lượng tài liệu chưa được tiết lộ mỗi ngày. Hãy suy nghĩ về nó. Mọi người đọc tài liệu cho công việc, để học những điều mới, vì niềm vui, để giúp con họ làm bài tập về nhà, và tiếp tục.
Bởi vì mọi người muốn hấp thụ thông tin nhanh chóng, khả năng đọc đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Người đọc muốn có thể hấp thụ thông tin và lướt qua nội dung.
Ngoài việc sử dụng các từ chặt chẽ, dễ đọc, Mendez cũng khuyên bạn nên giữ các đoạn ngắn hơn. Thông tin này có ý nghĩa khi bạn nhận ra rằng khoảng 64% người Mỹ hiện sở hữu một chiếc điện thoại thông minh, theo Pew Internet Research. Mọi người trên thiết bị di động có màn hình nhỏ hơn và không muốn cuộn.
Nội dung của bạn sẽ dịch sang thiết bị di động tốt hơn nếu bạn:
- Giữ câu ngắn gọn.
- Giữ đoạn ngắn.
- Thêm dấu đầu dòng.
- Làm cho văn bản của bạn có thể đọc được.
Gần đây đã có rất nhiều tin đồn rằng bản nâng cấp tiếp theo của Google sẽ xem xét các trang web thân thiện với thiết bị di động như thế nào khi xếp hạng chúng. Nếu bạn có văn bản dễ đọc và đọc lướt, trang web của bạn sẽ ngay lập tức thân thiện hơn với thiết bị di động. Tất nhiên, có nhiều thứ hơn thế, nhưng khả năng đọc là một nơi tốt để bắt đầu.
Chú thích hình ảnh để có thể đọc tốt hơn
Bạn có biết rằng bạn có thể làm cho văn bản dễ đọc hơn bằng cách sử dụng chú thích hình ảnh không? Cô đọng các khái niệm khó thành chú thích ngắn gọn.
- Thêm thống kê vào phụ đề
- Sử dụng một trích dẫn thêm vào bài viết nhưng bạn không thực sự có chỗ cho
- Thêm ý tưởng hoặc định nghĩa lớn của từ mà người đọc có thể không biết
Trở lại vào tháng 11, Google tiết lộ rằng họ có một công cụ mới tự động tạo phụ đề. Điều đó có nghĩa là một ngày nào đó thẻ alt sẽ là một điều của quá khứ, nhưng chú thích vẫn sẽ là quan trọng. Bây giờ, mặc dù, hãy tiếp tục và thêm các thẻ alt của bạn. Đây vẫn là một kỹ thuật chưa được chứng minh.
Đặt khả năng đọc trên Autopilot
Mặc dù khả năng đọc là quan trọng, nhưng đừng dành quá nhiều thời gian cho nó mà bạn bỏ bê các nhiệm vụ khác, như quảng bá trang web của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội.
Thay vào đó, hãy đặt số liệu thống kê về khả năng đọc của bạn trong Word, hãy nhớ rằng một số người đọc của bạn có thể có trình độ đọc thấp hơn và sau đó làm những gì bạn nên làm - viết nội dung xuất sắc người đọc sẽ thấy có giá trị.
Lori Soard
