Toyota Production System (TPS) là kinh điển quản lí, xây dựng tổ chức trường tồn. Đây chính là cái gốc của Tư duy Tinh gọn (Lean Thinking), Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing), Phát triển Phần mềm Tinh gọn, Khởi nghiệp Tinh gọn. Giờ đây Lean đã có ở mọi nơi: khởi nghiệp, phát triển sản phẩm (đủ loại hình sản phẩm từ cái chai cái lọ, ôtô, máy bay, cho đến phần mềm, phần cứng máy tính), dịch vụ, và quản lí công việc cá nhân. Dưới đây là tóm tắt 14 nguyên lí được tác giả Jefrey Liker trình bày trong tác phẩm quan trọng mang tên “Phương thức Toyota” nổi tiếng. Chúng ta hãy điểm danh những nguyên lí này và cùng suy ngẫm:
Nguyên lí #1: Ra các quyết định quản lí dựa trên một triết lí dài hạn, dù phải hy sinh những mục tiêu ngắn hạn
- Trang bị một ý thức về mục tiêu có tính triết lí để thay thể bất kì một hình thức ra quyết định ngắn hạn nào. Làm việc, phát triển và lèo lái theo mục đích chung lớn lao hơn là chỉ kiếm tiền.
- Tạo ra giá trị cho khách hàng, cho cộng đồng và cho nền kinh tế. Đó là khởi điểm.
- Có trách nhiệm.
Nguyên lí #2: Tạo ra một chuỗi quy trình liên tục làm bộc lộ sai sót
- Tái thiết các quy trình nghiệp vụ để đạt được một luồng liên tục có giá trị gia tăng cao. Triệt tiêu thời gian chết trong các quy trình.
- Liên kết các thông tin, nhân sự, chu trình để phát hiện tức thì các trục trặc.
- Làm chuỗi giá trị trở nên rõ nét trong văn hóa của công ty, làm chìa khóa cho quy trình cải tiến liên tục và phát triển nhân sự.
Nguyên lí #3: Sử dụng hệ thống kéo để tránh sản xuất quá mức
- Cung cấp đúng cái khách hàng cuối cần, đúng thời điểm, đúng số lượng họ mong muốn.
- Tối thiểu hóa khối lượng công việc đang làm (Work-In-Progress: WIP).
- Đáp ứng tốt với các thay đổi hằng ngày.
Nguyên lí #4: Bình chuẩn hóa lượng công việc
- San bằng sự trồi sụt trong kế hoạch sản xuất.
- Dàn đều khối lượng công việc tại tất cả các quy trình nghiệp vụ, thay thế hình thức sản xuất ngừng/chạy.
Nguyên lí #5: Xây dựng thói quen biết dừng lại để giải quyết trục trặc, đạt đến chất lượng tốt ngay từ ban đầu
- Chất lượng là động cơ xác định giá trị.
- Tự nhận biết trục trặc và tự dừng lại. Tự kiểm lỗi (Self-check) là nền tảng để xây dựng chất lượng.
- Thiết lập hệ thống phụ trợ để nhanh chóng giải quyết trục trặc.
- Xây dựng văn hóa biết dừng lại và chậm rãi để có chất lượng ngay từ đầu.
Nguyên lí #6: Chuẩn hóa các nghiệp vụ là nền tảng của sự cải tiến liên tục cùng việc giao quyền cho nhân viên
- Sử dụng biện pháp ổn định lặp lại thường xuyên tại mọi khu vực để duy trì khả năng phán đoán, nhịp độ sản xuất cùng với thông lượng đều đặn của các quy trình. Đây là nền tảng của luồng một sản phẩm (one-piece-flow) và hệ thống kéo (pull system).
- Tiêu chuẩn hóa các thói quen làm việc tốt. Cải tiến các tiêu chuẩn không ngừng.
Nguyên lí #7: Quản lí trực quan để không có trục trặc nào bị che khuất
- Dùng chỉ dẫn hình ảnh để nhận biết sớm tình trạng công việc.
- Thiết kế hệ thống bảng biểu hỗ trợ luồng một sản phẩm và hệ thống kéo.
- Rút ngắn báo cáo xuống 1 trang giấy.
Nguyên lí #8: Chỉ áp dụng các công nghệ tin cậy, đã được kiểm chứng toàn diện, để phục vụ cho các quy trình và con người của công ty.
- Công nghệ để hỗ trợ chứ không phải thay thế con người.
- Kiểm nghiệm cẩn thận trước khi áp dụng.
- Khuyến khích xem xét công nghệ mới, nhanh chóng triển khai nếu đã chín muồi.
Nguyên lí #9: Phát triển những nhà lãnh đạo, người hiểu thấu đáo công việc, sống cùng triết lý và truyền đạt lại cho người khác
- Phát triển lãnh đạo từ bên trong công ty.
- Lãnh đạo phải là hình mẫu cho triết lí và cách thức kinh doanh của công ty.
- Lãnh đạo phải am tường nghiệp vụ, là mentor khi cần truyền đạt văn hóa công ty.
Nguyên lí #10: Phát triển các cá nhân và tập thể xuất sắc có thể tuân thủ triết lý của công ty
- Tạo dựng văn hóa mạnh và ổn định.
- Đào tạo trong khuôn khổ văn hóa công ty.
- Sử dụng nhóm liên chức năng để cải thiện chất lượng và năng suất công việc.
- Liên tục huấn luyện làm việc nhóm vì mục tiêu chung.
Nguyên lí #11: Tôn trọng mạng lưới đối tác và các nhà cung cấp bằng cách thử thách họ và giúp họ cải tiến
- Thử thách đối tác để họ phát triển.
- Đặt mục tiêu và hỗ trợ đối tác để đạt mục tiêu.
Nguyên lí #12: Đích thân đi đến và xem xét hiện trường để hiểu tường tận tình hình (Genchi Genbutsu)
- Đi đến nguồn gốc vấn đề, đích thân quan sát thực địa. Kể cả lãnh đạo cao cấp.
- Chỉ nghĩ và nói dựa trên dữ liệu thực tiễn đã được kiểm chứng.
Nguyên lí #13: Ra quyết định không vội vã thông qua sự đồng thuận và xem xét kĩ lưỡng mọi khả năng, rồi nhanh chóng thực hiện
- Xem xét tất cả các khả năng trước khi quyết định. Khi quyết định rồi thì nhanh chóng thực hiện.
- Quyết định chậm nhất có thể.
Nguyên lí #14: Trở thành một tổ chức học hỏi bằng việc không ngừng tự phê bình và cải tiến liên tục (Kaizen)
- Khi có quy trình ổn định, dùng các công cụ cải tiến liên tục.
- Thiết lập quy trình tối thiểu hóa tồn kho.
- Củng cố tri thức của doanh nghiệp.
- Sử dụng phản tỉnh (hansei, reflection) tại những giai đoạn then chốt để thoải mái nhìn nhận sai sót, tránh lặp lại.
- Học tập thông qua tiêu chuẩn hóa những thói quen làm việc tốt.
Trên đây được coi là 14 nguyên lí nằm lòng của các nhà quản lý muốn lãnh đạo tốt nhóm hoặc công ty của mình. Để có thể quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả với một văn hóa công ty giúp mọi nhân viên đều hạnh phúc, chắn chắn bạn sẽ cần kết hợp các nguyên lý này với mô hình Agile – một khung tư duy linh hoạt trong thế giới VUCA đầy biến động hiện nay.
Nguồn: Agile Breakfast
Category
