Tự phục vụ cho nhân viên (ESS – Employee self-service) là một công nghệ quản lý nhân sự được sử dụng rộng rãi cho phép nhân viên thực hiện nhiều chức năng liên quan đến công việc, như cập nhật thông tin cá nhân và truy cập thông tin lợi ích của công ty. Những công việc này trước đây chủ yếu dựa trên giấy tờ, hoặc nếu không sẽ được duy trì bởi quản lý hoặc nhân viên hành chính.
Tự phục vụ cho nhân viên là một cổng thông tin tự phục vụ, là một phần của phần mềm nhân sự mà tất cả nhân viên của bạn có quyền truy cập, không chỉ các chuyên gia nhân sự. Nhân viên có thể truy cập vào bảng lương, lịch trình và thông tin lợi ích của họ, cập nhật thông tin chi tiết của riêng họ và hơn thế nữa.
Đặc điểm chung của hệ thống tự phục vụ cho nhân viên
Hầu hết các hệ thống tự phục vụ của nhân viên cho phép nhân viên thay đổi thông tin cá nhân như địa chỉ, thông tin liên hệ và thông tin ngân hàng mặc dù có thể cần phê duyệt. Một số hệ thống tự phục vụ cho nhân viên cũng cho phép nhân viên xem thông tin lập lịch và bảng lương. Ngay cả các hệ thống tự phục vụ thô sơ nhất thường cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép và cho phép người quản lý phê duyệt các yêu cầu này.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống tự phục vụ cho nhân viên
Có rất nhiều lợi ích khi cho phép nhân viên truy cập trực tiếp các thông tin liên quan. Lợi ích đầu tiên là nó giải phóng thời gian của các chuyên gia nhân sự khỏi phải tìm kiếm những thứ này một cách thủ công cho mỗi yêu cầu của nhân viên. Ngoài ra tự phục vụ cho nhân viên còn có những lợi ích khác như:
- Cho phép nhân viên có quyền truy cập trực tiếp có nghĩa là họ có nhiều khả năng xem lại thông tin và sửa bất cứ điều gì mà thiếu sót hoặc lỗi.
- Các cổng thông tin này có thể được tùy chỉnh để rút dữ liệu từ nhiều nguồn, cho phép nhân viên tìm kiếm thông tin về lương, thông tin chính sách, thông tin phát triển, thông tin đào tạo và nhiều hơn nữa ở trong cùng một nơi.
- Nhân viên có thể cảm thấy hài lòng với công việc hơn nếu họ cảm thấy họ có quyền kiểm soát nhiều hơn và dễ dàng truy cập vào loại thông tin liên quan.
- Nhân viên có thể truy cập hệ thống bất cứ lúc nào mà không phải chờ đợi ai đó sẵn sàng giúp đỡ.
- Cho phép nhân viên truy cập trực tiếp để in hồ sơ của chính họ có thể cắt giảm chi phí cho người sử dụng lao động. Điều này là do chỉ những nhân viên thực sự coi trọng và cần bản sao giấy sẽ có xu hướng in nó, do đó tiết kiệm chi phí in ấn và phân phối.
- Nhờ sự tương tác của nhân viên mà doanh nghiệp nhận được nhiều phản hồi hơn về ý tưởng cải tố hệ thống quản lý nhân sự, về tiềm năng sẽ có lợi cho công cuộc chuyển đổi số nhân sự cho doanh nghiệp sau này.
Nhược điểm khi sử dụng ESS
Tất nhiên, cũng có một số nhược điểm tiềm năng khi sử dụng hệ thống tự phục vụ cho nhân viên như:
- Để thực sự tích hợp nhiều nền tảng như được mô tả ở trên, nó có thể là thách thức về mặt công nghệ, đặc biệt nếu tất cả thông tin đến từ các địa điểm khác nhau.
- Với rất nhiều khía cạnh khác nhau của hệ thống tự phục vụ cho nhân viên, việc đào tạo có thể mạnh hơn một số loại phần mềm nhân sự khác, ngay cả khi mỗi phần tương đối đơn giản. Nhờ có sự tham gia của nhân viên tương tác, nên phần mềm HRM ESS có thể cập nhật ngay hướng dẫn nhanh (Quick Help) trên giao diện của nhân viên. Thậm chí các thông báo chung của công ty, phòng nhân sự cũng hiện lên gần như tức thời (real-time).
- ESS cần được bảo trì thường xuyên để hạn chế lỗ hổng bảo mật, sửa chữa các lỗi nhờ phản hồi của nhân viên gửi đến. Điều này có thể là gánh nặng tài chính phát sinh thêm hàng tháng/quý.
Xác định có nên áp dụng hệ thống tự phục vụ cho nhân viên
Các công ty lớn trong hầu hết mọi ngành công nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc tự phục vụ của nhân viên. Các công ty vừa và nhỏ trong một số ngành công nghiệp cũng có thể được hưởng lợi từ hệ thống này. Tuy nhiên, trước khi đầu tư vào các phần mềm nhân sự, cổng thông tin để cho phép các tùy chọn tự phục vụ, các công ty nên cân nhắc những ưu và nhược điểm và tiến hành cả nghiên cứu bên trong và bên ngoài.
