FAQ được sử dụng nhiều nhất trong hoạt động khai thác, sử dụng website của các cá nhân, tổ chức. Trong đó, thông thường thực hiện với các trang có nhiều lượt theo dõi, nhiều câu hỏi cần giải đáp. Tạo FAQ giúp người quản lý tổng hợp được tất cả các câu hỏi được đưa ra để tiến hành giải đáp toàn bộ. Cũng như phản ánh các câu trả lời một cách có hệ thống trong quản lý website. FAQ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức, mang đến sự thuận tiện cho tất cả đối tượng liên quan. Từ khách hàng /người truy cập /người dùng cũng như nhân viên hỗ trợ.
1. FAQ là gì?
FAQ là viết tắt của “Frequently Asked Questions”, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “các câu hỏi thường gặp”. Đây là phần tổng hợp các câu hỏi được đề cập để tiến hành giải đáp, trả lời hiệu quả.
Nói chung, FAQ là một tập hợp các câu hỏi thường gặp nhất và đưa ra câu trả lời để hỗ trợ người dùng và khách hàng. Thực hiện đối với các website có nhiều sự tương tác qua lại về đối tượng, sản phẩm mà khách hàng quan tâm. Do đó người quản lý muốn tổng hợp để các khách hàng khác có thể nắm được.
Thực hiện khi khách hàng hay người dùng có câu hỏi hoặc vấn đề. Bạn cần cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và nhất quán. Việc tổng hợp các câu hỏi, câu trả lời mang đến hiệu quả quản lý website.
– Hình thức: Các câu hỏi thường gặp có sẵn hoặc do người dùng tạo ra liên quan đến chủ đề nào đó. Được hiển thị để các chủ thể quan tâm khác có thể tìm hiểm.
– Vị trí của FAQ: Đầu trang, cuối trang hoặc ở bất cứ đâu trên website. Được sắp xếp hợp lý gắn với nội dung liên quan được triển khai ở trang đó. Tuy nhiên phổ biến nhất là ở gần cuối mỗi trang web.
Tiêu chuẩn của một FAQ là gì?
– Câu trả lời cần rõ ràng, công khai, hướng đến câu hỏi cũng như tính khái quát cao. Tập trung giải quyết triệt để các câu hỏi phổ biến thường gặp của khách hàng. Từ đó tác động và giải đáp cho nhiều nhu cầu thực tế hơn cả.
– Xây dựng kế hoạch tạo landing page (trang đích)/ nội dung có thể liên kết để chuyển đổi khách hàng mục tiêu. Từ đó hướng khách hàng tiếp cận các nội dung thông tin nguồn. Xây dựng các dữ liệu khái quan, toàn diện về đối tượng, sản phẩm.
– Trong câu trả lời, bạn làm nổi bật ưu điểm của sản phẩm/ dịch vụ mà đơn vị bạn cung cấp. Từ đó vừa giải đáp được thắc mắc của khách hàng, vừa mang đến hiệu quả là mục đích kinh doanh. Có thể đáp ứng và giải quyết các vấn đề khách hàng đang bận tâm.
Ứng dụng của FAQ
Trong ngành công nghệ thông tin, FAQ có một vị trí quan trọng. Đặc biệt là hiện nay, các website được lập nên rất nhiều trong mục đích tìm kiếm khách hàng. Các câu hỏi thường gặp được tạo ra cho các chương trình phần mềm, phần cứng máy tính, trang web và dịch vụ trực tuyến. Từ đó giúp người quản lý dễ dàng thực hiện tương tác. Chúng phục vụ như một tài liệu tham khảo để định vị câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến.
Vì FAQ dựa trên phản hồi của người dùng, chúng thường phát triển theo thời gian. Càng nhiều thắc mắc, càng xây dựng được các câu trả lời liên quan. Dần dần thể hiện các đặc điểm, nhu cầu tiếp cận thông tin toàn diện về sản phẩm.
Các công ty/ trang web thường duy trì một bộ câu hỏi như vậy cùng với câu trả lời để người dùng trong tương lai có thể đọc được và họ không cần phải hỏi những câu hỏi tương tự. Những người truy cập sau hoàn toàn có thể được giải đáp thắc mắc ngay lập tức. Họ thấy được sự chuyên nghiệp của trang web và người quản lý.
Ví dụ:
Một công ty phần mềm có thể nhận được một số lượng lớn email liên quan đến một bước cụ thể trong trình cài đặt phần mềm của họ. Việc trả lời từng mail không tối ưu, cũng như không mang đến chất lượng sử dụng nhân lực. Công ty có thể làm rõ các bước trong trang FAQ để người dùng có thể tìm thấy câu trả lời mà không cần gửi email cho công ty.
Các bên đều có thể đạt được chất lượng và mục đích của mình trong kinh doanh, tìm hiểu và giới thiệu sản phẩm. Điều này cắt giảm hỗ trợ kỹ thuật, tiết kiệm thời gian cho cả công ty phần mềm và người dùng. Đặc biệt xây dựng hệ thống thông tin chất lượng, chuyên nghiệp.
2. Phân loại FAQ:
FAQ Facebook là gì?
FAQ Facebook là tổng hợp toàn bộ các câu hỏi phổ biến nhất của người dùng về các vấn đề liên quan đến việc sử dụng Facebook và là kênh kết nối, tương tác khi người dùng cần giải đáp điều gì đó về mạng xã hội. Gắn với các hoạt động và thắc mắc liên quan, câu trả lời trong vấn đề sử dụng Facebook hiệu quả.
FAQ Apps là gì?
FAQ Apps là hình thức xử phạt cao nhất khi vi phạm chính sách của Facebook – tài khoản sẽ bị khóa. Thực hiện nhiệm vụ cũng như tuân thủ các nguyên tắc chung khi tham gia trang mạng xã hội.
Nguyên nhân: App chứa mã độc, spam thông tin độc. Tài khoản sẽ không lấy lại được nếu bị khóa do FAQ Apps. Vừa bảo vệ các thông tin liên quan của người dùng, vừa an toàn, tuân thủ các quy định đặt ra.
FAQ MD là gì?
FAQ MD là trường hợp tài khoản Facebook bị nhiều người dùng báo cáo tài khoản giả mạo. Các nghi ngờ có thể xảy ra đối với quyền hay lợi ích của các chủ thể liên quan. Muốn chứng minh tài khoản của bạn không phải giả mạo, bạn cần liên lạc trực tiếp hoặc gửi email đến Trung tâm hỗ trợ của Facebook và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Để đảm bảo việc chứng minh tài khoản và mục đích sử dụng minh bạch của mình.
Phần mềm tạo FAQ giúp tối ưu hóa trải nghiệm dịch vụ tự hỗ trợ
Dịch vụ tự hỗ trợ (self-service) đang nhanh chóng trở thành một lựa chọn hàng đầu của nhiều người tiêu dùng khi cần được hỗ trợ. Nghiên cứu cho thấy cứ 3 người người tiêu dùng thì có 2 người thích tự mình tìm kiếm câu trả lời cho thắc mắc của mình hơn là phải liên hệ với nhân viên chăm sóc khách hàng, khiến công cụ FAQ trở thành một công cụ tự hỗ trợ được sử dụng thường xuyên nhất.
3. Tầm quan trọng của FAQ?
Tổng hợp câu trả lời đầy đủ nhất cho thắc mắc liên quan của khách hàng:
Đặc biệt là các website về sản phẩm, dịch vụ hoặc website thương mại điện tử rất chú trọng đến FAQ. Khi cần đến sự tương tác hiệu quả với khách hàng, để tìm kiếm các lợi ích thực tế. Các website thường dành riêng một chuyên mục cho nó.
Tất cả các câu hỏi của khách hàng sẽ được website tổng hợp lại cụ thể và được trả lời một cách đầy đủ và chính xác nhất. Đây là các thông tin mang tính khách quan, nhiều người quan tâm. Qua đó câu trả lời có thể giải quyết nhu cầu thực tế của rất nhiều chủ thể.
Các trang web sẽ duy trì một bộ câu hỏi cùng với câu trả lời để người dùng trong tương lai có thể đọc được và họ không cần phải hỏi những câu hỏi tương tự. Họ truy cập vào website có thể tiếp nhận luôn các thông tin đó.
Tính năng của FAQ:
FAQ cũng hỗ trợ rất tốt cho các website của các doanh nghiệp nói chung. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm được chi phí đầu tư về nhân công, chăm sóc khách hàng tốt hơn và giúp website của doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn. Việc khai thác nền tảng mạng xã hội, điện tử đang mang đến nhiều tiềm năng kinh doanh nếu doanh nghiệp biết tận dụng tối đa.
Người dùng, khách hàng hay người truy cập cũng sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn để tìm hiểu rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ trên website. Được trải nghiệm môi trường và dịch vụ chuyên nghiệp. Được tiếp cận và khai thác các thông tin chính thống nhanh chóng, thuận lợi. Được giải đáp thắc mắc hiệu quả trong quá trình tìm hiểu sản phẩm.
FAQ là cách tốt nhất để cải thiện vị trí website của bạn trên bảng xếp hạng của công cụ tìm kiếm Google. Thể hiện nội dung chất lượng, phong phú, nhiều lượt truy cập. Từ đó càng làm tăng giá trị thương hiệu, uy tín của bạn.
4. Cách làm FAQ cho Website dùng công cụ Wordpress
Tạo FAQ block trên Website
Đầu tiên tạo một trang mới trên website WordPress, bổ sung thêm tiêu đề và đoạn giới thiệu. Bắt đầu thực hiện tổng hợp các câu hỏi và triển khai câu trả lời.
Bạn có thể thấy mục “Yoast structured data content blocks” bên trong danh mục Add Block. Sau đó gõ “FAQ”, “structured data” trên thanh tìm kiếm hoặc cuộn xuống cuối trang để thấy mục FAQ để thêm FAQ block.
Tạo câu hỏi và câu trả lời
Sau bước tạo FAQ block, bước tiếp theo là bạn có thể nhập câu hỏi và câu trả lời.
Lưu ý rằng, bạn hãy sắp xếp thứ tự các câu hỏi sao cho hợp lý và logic nhất. Để thể hiện sự đầu tư, chuẩn bị kỹ càng trong khâu thực hiện. Giúp khách hàng đánh giá sự chủ động, mức độ chuyên nghiệp, nghiêm túc trong công việc kinh doanh.
Kiểm tra và publish sau khi hoàn thành
Bạn có thể điền liên tiếp phần câu hỏi còn lại trong danh sách. Các nút “Add Image”, “Add Question” cho phép bạn thêm bất kì câu hỏi và hình ảnh cho phần nội dung thêm sinh động. Qua đó có thể làm nội dung trả lời được thực hiện một cách phong phú.
Khi hoàn thành các bước tạo câu hỏi và câu trả lời, hãy quay lại giao diện người dùng. Rà soát lại các thông tin phản ánh cả về hình thức và nội dung. Sau đó kiểm tra thứ tự câu hỏi và hiệu chỉnh lại nội dung cho hợp lý.
5. Xây dựng nội dung FAQ như thế nào cho hiệu quả?
– Trước khi xây dựng bộ câu hỏi, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu tìm kiếm của khách hàng. Đặc biệt là các nhu cầu, thắc mắc phổ biến về lĩnh vực doanh nghiệp đang kinh doanh. Thu thập các câu hỏi/ các thắc mắc phổ biến của người dùng về vấn đề đó. Đặc biệt phải trả lời được nhiều câu hỏi liên quan của cùng chủ đề. Để có được cái nhìn toàn diện nhất trong nội dung khúc mắc. Có thể thu thập câu hỏi qua email, qua các form khảo sát,…
– Tạo nội dung câu trả lời/ giải quyết vấn đề cho từng câu hỏi được tổng hợp. Đảm bảo với cách diễn đạt ngắn gọn, từ ngữ dễ hiểu, hạn chế sử dụng từ ngữ chuyên ngành khiến khách hàng khó hiểu. Giúp cho việc giải quyết câu hỏi là hiệu quả nhất. Trong vai trò của một khách hàng phải hiểu được nội dung diễn đạt dù không hiểu biết sâu về chuyên ngành.
– Sắp xếp, bố trí mục FAQ theo các nhóm thông tin chung. Để người dùng tìm kiếm, xác định nội dung đơn giản hơn. Cũng như có thể theo dõi các nội dung liên quan trong vấn đề đặt ra.
