Bài viết sau đây trình bày các mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình quản lý dự án mà TIGO chia sẻ, mời các bạn cùng tìm hiểu.
Quản lý dự án đầu tư
Quản lý dự án đầu tư chịu tác động bởi các yếu tố kỹ thuật, tự nhiên và xã hội. Việc lựa chọn hình thức quản lý dự án phù hợp tạo thuận lợi cho các đơn vị tham gia dự án đạt được mục tiêu, nhiệm vụ. Hiện nay, chủ đầu tư (CĐT) có vai trò quan trọng, đòi hỏi phải có tính chủ động cao, làm đầu mối tổ chức thực hiện.
Mô hình quản lý dự án được nhà đầu tư xem xét lựa chọn trên nhiều phương diện. Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo các công trình, hoạt động kinh doanh hoàn thành đúng chuẩn.
Hiện nay tại Việt Nam đang mở ra nhiều cơ hội làm việc trong ngành này. Đối với người có kinh nghiệm, chuyên môn luôn được hưởng mức lương cao kèm chế độ đãi ngộ tốt.
Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
| Mô hình 1 | Mô hình 2 |
|---|---|
|
Chủ đầu tư sử dụng pháp nhân và bộ máy hiện có để trực tiếp tổ chức quản lý thực hiện dự án.
|
Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án (QLDA) để giúp mình trực tiếp tổ chức quản lý thực hiện dự án. Ban QLDA hoạt động như sau:
|
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình quản lý dự án
Yếu tố đầu tiên phải kể đến đó là tính chất dự án. Các nhà đầu tư quyết định dùng mô hình quản lý dự án nào. Trước hết họ cần xác định rõ công trình, hoạt động sắp tới ở dạng mới, cải tạo hay mở rộng.
Riêng loại dự án phát triển mới sẽ yêu cầu khá cao về mô hình quản lý bởi tất cả đều tiến hành lần đầu. Mặc dù các dự đoán rủi ro, phương pháp dự phòng đã chuẩn bị kế hoạch sẵn sàng, tuy nhiên thực tế vẫn luôn tồn tại nhiều bất trắc khó có thể lường trước được.
Trường hợp dự án cải tạo, nâng cấp hay mở rộng quy mô, yêu cầu mô hình quản lý dự án đơn giản hơn. Cả hai sẽ được điều hành dưới dạng đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên đối với những hệ thống cũ cồng kềnh, hoặc dữ liệu lớn (ví dụ hệ thống phần mềm) sẽ làm tăng chi phí và độ phức tạp kỹ thuật.
Yếu tố thứ hai ảnh hưởng tới việc xác định mô hình chính là quan hệ sở hữu vốn. Nếu toàn bộ sử dụng nguồn tiền công, mô hình quản lý dự án sẽ theo dạng doanh nghiệp nhà nước.
Trường hợp vốn sử dụng từ đóng góp cổ phần, các cổ đông sẽ quyết định loại mô hình. Lý do triển khai như vậy nhằm đảm bảo lợi ích của từng nhà đầu tư và hiệu quả dự án.
Năm mô hình quản lý dự án phổ biến hiện nay
Tùy đặc điểm, tính chất dự án doanh nghiệp, sẽ có các loại mô hình quản lý dự án tương ứng theo đó. Sau đây là các hình thức phổ biến gợi ý đến bạn cùng tham khảo.
1. Mô hình chủ đầu tư chọn người quản lý dự án
Với mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án sẽ có hai lựa chọn. Đầu tiên là hình thức sử dụng bộ máy điều hành có sẵn của mình.
Theo đó, họ phải tự chịu trách nhiệm theo dõi, triển khai mọi hoạt động thuộc dự án. Để làm được việc này, ban quản lý cần có kiến thức đơn giản về kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn. Ngoài ra, họ còn phải có khả năng chịu trách nhiệm đảm trách nhiều dự án cùng lúc.
Trong mô hình này, CĐT thành lập ban QLDA để trực tiếp quản lý và giám sát chất lượng, các cán bộ được CĐT chọn là các cán bộ có kinh nghiệm trong quản lý dự án.
2. Hình thức chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án
Trường hợp khi không có sẵn đội ngũ, CĐT chọn giao quyền cho tổ chức bên ngoài. Những đơn vị này cần đảm bảo năng lực chuyên môn. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình thực hiện dự án trước pháp luật.
Đây là hình thức CĐT hợp đồng thuê một pháp nhân khác có đủ năng lực làm Tư
vấn QLDA. Trong trường hợp này, CĐT cử cán bộ phụ trách, đồng thời phân giao cho đơn vị thuộc bộ máy của mình thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của CĐT và quản lý việc thực hiện hợp đồng của đơn vị tư vấn QLDA.
3. Mô hình quản lý dự án theo hình thức chìa khóa trao tay
Tại mô hình chìa khóa trao tay, CĐT tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu. Đơn vị này sẽ tổng quản lý toàn bộ những công việc triển khai thuộc dự án.
Trong đó bao gồm thiết kế, mua sắm vật tư cho đến khi công trình đưa vào khai thác sử dụng. Nhà thầu tổng sau đó có thể giao lại một phần khối lượng công việc đến các thầu phụ.
Hình thức chìa khóa trao tay áp dụng cho các dự án có nguồn vốn từ ngân sách nhà nước. Đối với những trường hợp khác muốn sử dụng mô hình này phải xin cấp phép từ Chính phủ.
Thêm nữa, trong bản hợp đồng thỏa thuận cần ghi rõ các thông tin về dự án. Cụ thể gồm có: Thời gian thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, điều khoản thanh toán,…
Sau khi nghiệm thu kết quả, CĐT có trách nhiệm thực hiện các phần còn lại trên hợp đồng. Và cuối cùng họ có thể bắt đầu sử dụng dự án đã hoàn thiện.
4. Loại mô hình quản lý theo chức năng bộ phận
Đây là hình thức CĐT không thành lập bất kỳ một ban quản lý dự án nào. Tất cả nhiệm vụ sẽ được giao lại cho các bộ phận chức năng (Functional Department).
Những thành viên từ những phòng ban sẽ theo điều động đi triển khai dự án. Mỗi người chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình. Hơn nữa họ có thể đồng thời tham gia nhiều dự án khác nhau.
Tuy nhiên việc dùng nhiều cán bộ, chuyên viên từ từng phòng ban lại dẫn đến vấn đề bất cập. Điều đó chính là chuyện các thành viên chỉ tập trung hoàn thành công việc của mình. Khi dự án phát sinh điều bất thường, hầu như không có ai ngay lập tức đứng ra giải quyết.
Do đó, nếu không kiểm soát, mô hình quản lý dự án này sẽ thực hiện sai yêu cầu của khách hàng. Điều này có thể dẫn tới tình trạng dự án bị kéo dài, kết quả không như mục tiêu ban đầu.
5. Mô hình quản lý dự án có ban chuyên trách
Với mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án, các thành viên sẽ tách khỏi phòng chuyên môn (Functional Department). Lúc này họ sẽ tham gia, tập trung hoàn toàn điều hành dự án theo đúng yêu cầu. Vì vậy khi có những biến động công việc có thể linh hoạt xử lý các tình huống.
Đây là mô hình ma trận tổ chức chặt chẽ (Strong Matrix Organization Structure) được thiết kế ở các doanh nghiệp, tổ chức lớn.
Mỗi thành viên sẽ trực tiếp nhận sự chỉ đạo của chủ nhiệm dự án. Như vậy, họ đều có trách nhiệm hơn với những công việc chung. Do đó, thông tin liên lạc, hiệu quả triển khai cũng đạt được nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên với mô hình này, chủ đầu tư cần lưu ý tình trạng lãng phí nhân lực có thể xảy ra. Đặc biệt nhất khi một lúc thực hiện đồng thời nhiều dự án tại nhiều địa điểm khác nhau. Trường hợp này cần phân bổ hợp lý số lượng cán bộ ở mỗi điểm.
Kết luận
Trong giai đoạn hiện nay, CĐT có vai trò quan trọng trong quản lý dự án, mức độ thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào tính chủ động sáng tạo trong quản lý và tổ chức thực hiện của chủ đầu tư.
Chất lượng dự án được quyết định ở giai đoạn thi công với sự tham gia của nhiều đơn vị liên quan, trong đó CĐT luôn giữ vai trò chủ đạo. Với hình thức CĐT quản lý trực tiếp cho phép giải quyết các công việc một cách thuận lợi, phát hiện và xử lý vấn đề kỹ thuật kịp thời, công tác quản lý chất lượng cũng được đảm bảo.
Qua bài viết này, doanh nghiệp cân nhắc từng mô hình quản lý dự án để chọn loại phù hợp tùy thuộc vào năng lực tài chính và năng lực chuyên môn của bản thân doanh nghiệp.
