Lãng phí là gì?
Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng. Ở góc độ tạo giá trị, các hoạt động của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm, bao gồm:
Các hoạt động tạo giá trị: là các hoạt động trực tiếp biến đổi các yếu tố đầu vào để tạo ra đúng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Các hoạt động không tạo giá trị: là các hoạt động không được yêu cầu để biến đổi các yếu tố đầu vào nhằm tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nói một cách khác, bất kỳ hoạt động nào mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền thì được coi là không tạo giá trị. Các hoạt động không tạo giá trị đều được coi là lãng phí và là đối tượng cần được giảm thiểu và loại bỏ.
Các hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết: là các hoạt động không tạo giá trị dưới góc nhìn của khách hàng nhưng cần có để tạo và cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đây cũng được coi là lãng phí và cần phải lên kế hoạch để từng bước loại bỏ (thường loại lãng phí này sẽ không loại bỏ được ngay, nhưng có thể được loại bỏ trong một kế hoạch dài hạn).
“Loại bỏ lãng phí” và “cắt giảm chi phí” là hai thuật ngữ quá quen thuộc với các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn dẫn đến đồng nhất hai khái niệm này. Bởi vì chúng khác nhau…
Cắt giảm chi phí không đúng cách có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không. Ví dụ, khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự (lương, thưởng, chi phí đào tạo và phát triển) thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Vậy nên, trước khi cắt giảm chi phí, chúng ta hãy tìm cách loại bỏ lãng phí.
8 loại lãng phí trong doanh nghiệp
Theo Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990), trong mô hình quản trị tinh gọn, có 7 loại lãng phí như sau:
1. Defects (Sai lỗi)
Lãng phí do sai lỗi - phải sửa chữa hoặc làm lại - gây tốn nguồn lực.
2. Over Production (Dư thừa)
Lãng phí do làm nhiều hơn mức cần thiết, nhanh hơn cần thiết hoặc trước khi cần thiết.
3. Waiting (Chờ đợi)
Lãng phí do phải chờ đợi hoặc trì hoãn.
4. Transportation (Vận chuyển)
Lãng phí do vận chuyển không cần thiết.
5. Intventory (Tồn trữ)
Lãng phí do tồn kho, lưu trữ - gây mất diện tích, phải bảo quản…
6. Motion (Thao tác)
Lãng phí do người lao động thao tác thừa hoặc có những di chuyển/đi lại không cần thiết.
7. Extra Processing (Áp dụng quy trình sai cách)
Còn gọi là lãng phí quy trình. Có một quy trình nào đó hoặc một số bước trong quy trình không tạo ra giá trị gọi là lãng phí trong quy trình. Rất nhiều quy trình làm việc hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho nhân sự đê làm ra sản phẩm đáp ứng đúng và đủ. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của nhân viên và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh.
8. Non Utilized People (Nhân lực không được tận dụng)
Ngoài 7 loại lãng phí do Taiichi Ohno đưa ra, ngày nay, các chuyên gia bổ sung thêm loại lãng phí thứ 8, đó chính là lãng phí do không phát huy được tài năng và sự sáng tạo của nhân viên.
Ví dụ 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng
| Loại lãng phí | Ví dụ về các lãng phí ở văn phòng |
|---|---|
| Sai lỗi (Defects) |
- Lỗi nhập liệu |
| Dư thừa (Over Production) |
- In ra giấy khi không cần |
| Chờ đợi (Waiting) |
- Cúp điện, mất mạng Internet... |
| Vận chuyển (Transportation) |
- Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin |
| Tồn trữ (Inventory) |
- Dư thừa văn phòng phẩm |
| Thao tác (Motion) |
- Layout văn phòng không hợp lý phải đi lại nhiều |
| Xử lý (Over-Processing, Exrta-Processing) |
- Cùng một dữ liệu phải nhập lại nhiều lần |
| Nhân lực (Non Utilized People) |
- Mục tiêu khó hiểu. |
Làm thế nào để loại bỏ lãng phí?
"Lean" (tinh gọn) là cách duy nhất giảm lãng phí một cách trực tiếp, trong khi phương pháp Six Sigma hướng tới giảm sự thay đổi (variation) có thể dẫn tới các khiếm khuyết trong quy trình sản xuất, qua đó gián tiếp giảm các loại lãng phí.
Trước khi loại bỏ lãng phí, bạn phải xác định được đâu là các lãng phí trong công ty? Biểu mẫu dưới đây có thể giúp dễ dàng nhận dạng lãng phí:
| Mô tả lãng phí | Chấm điểm lãng phí | Nguyên nhân | Giải pháp loại bỏ |
|---|---|---|---|
| Lãng phí nguồn lực | ★★ |
- Luân chuyển (job rotation) quá nhiều và quá nhanh. |
- Phân chia đúng người đúng việc, tạo động lực và cấp quyền cho nhân viên, hạn chế việc quản lí quá sát sao, tăng cường đạo tạo. |
Điểm số sẽ giúp nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3.
- Điểm 0: không có lãng phí
- Điểm 1: có rất ít lãng phí
- Điểm 2: có lãng phí nghiêm trọng
- Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.
Những điểm chính
Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu và có thái độ tích cực.
Trên thực tế, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án loại bỏ lãng phí thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức và động viên tích cực trong nội bộ, từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trung đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.
Nguồn: TIGO
