Hệ thống quản lý tài liệu - Document Management System (DMS) là gì?
Tìm hiểu thêm: Top các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp
Hệ thống quản lý tài liệu là gì? Nói một cách đơn giản, hệ thống quản lý tài liệu là một giải pháp phần mềm kinh doanh tự động được sử dụng để tổ chức, bảo mật, lưu trữ, nắm bắt, số hóa và gắn thẻ các tệp doanh nghiệp.
Nhiều hệ thống quản lý tài liệu mở rộng ra ngoài chức năng cơ bản để bao gồm các quy trình công việc liên quan đến tài liệu. Có rất nhiều tiện ích bổ sung, tính năng và khả năng khác được giới thiệu bởi một số hệ thống quản lý tài liệu - điều này đã dẫn đến các tên và chỉ định khác như quản lý nội dung doanh nghiệp - enterprise content management (ECM), quản lý thông tin doanh nghiệp - enterprise information management (EIM) và quản lý thông tin thông minh - intelligent information management (IIM).
Quy trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp với chữ ký số và lịch sử cập nhật, nhắc chỉnh sử.
Thuật ngữ quản lý tài liệu thường đề cập đến một chiến lược tổng thể về cách một công ty lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử của mình.
Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như thế nào?
Business.com tuyên bố rằng có ba chức năng chính của hệ thống quản lý tài liệu - thu thập, lưu trữ và phân phối tài liệu. Một lần nữa, theo định nghĩa cơ bản nhất của nó, một hệ thống quản lý tài liệu ít nhất phải làm tốt ba điều đó.
Hệ thống quản lý tài liệu của Sharepoint
Hệ thống quản lý tài liệu nên thu thập tài liệu từ bất kỳ nguồn nào
Một hệ thống quản lý tài liệu phải có một cách để nhập tài liệu và tệp từ nhiều nguồn khác nhau. Một số nguồn có thể bao gồm:
- Quét, chụp và số hóa từ các tệp giấy
- Email và tệp đính kèm
- Các ứng dụng bên ngoài như CRM hoặc ERP
Nội dung do người dùng tạo được lưu nguyên bản vào hệ thống quản lý tài liệu
Khi các tài liệu được tải vào DMS từ bất kỳ nguồn nào, DMS phải có cách lập chỉ mục và phân loại các tài liệu đó - thường là với siêu dữ liệu (metadata).
Siêu dữ liệu Metadata là một cây cấu trúc phức tạp
Hệ thống quản lý tài liệu nên hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm
Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu là đóng vai trò là trung tâm - kho lưu trữ trung tâm - cho các tệp công ty. Nhiều DMS cơ bản yêu cầu một dự án di chuyển lớn để di chuyển tất cả các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp vào hệ thống. Các giải pháp quản lý thông tin thông minh tiên tiến hơn như M-Files kết nối với các kho lưu trữ hiện có - áp dụng siêu dữ liệu và các mối quan hệ cho các tài liệu được lưu trữ trong các hệ thống khác. Với tích hợp, không cần di chuyển và môi trường của các hệ thống khác có thể không bị xáo trộn.
Một lưu trữ cần được xem xét là bảo mật thông tin. Vị trí lưu trữ trung tâm giúp bảo vệ thông tin doanh nghiệp khỏi các tác nhân độc hại. Với quyền động nâng cao, các tổ chức có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào một số tài liệu hoặc lớp tài liệu nhất định.
Hệ thống quản lý tài liệu nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu
Một hệ thống quản lý tài liệu phải giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin. Với siêu dữ liệu, tất cả các tệp được gắn thẻ để có thể tìm thấy chúng bằng vô số tham số. Ví dụ: siêu dữ liệu cho một hóa đơn có thể được gắn thẻ:
- Các bên trong hóa đơn
- Những ngày quan trọng
- Số tiền
- Đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh
- Mô tả về các dịch vụ được cung cấp hoặc các sản phẩm đã mua
Với tất cả thông tin đó được đính kèm với siêu dữ liệu của tài liệu, các tìm kiếm mang lại kết quả tốt hơn và người dùng có thể truy xuất tài liệu nhanh hơn và đơn giản hơn. Trong M-Files, bạn có thể tìm thấy các tài liệu bằng cách sử dụng tìm kiếm giống như Google, công cụ này sẽ trả về các tệp phù hợp nhất trước tiên.
Hệ thống quản lý tài liệu được sử dụng để làm gì?
Hệ thống quản lý tài liệu được sử dụng để tự động sắp xếp, bảo mật, số hóa và phân loại các tài liệu của công ty, giúp chúng dễ dàng truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ. Ban đầu, các hệ thống quản lý tài liệu được ra đời khi các công ty tìm cách chuyển hoạt động ra khỏi văn phòng làm việc trên giấy - với các thư mục và tủ đựng hồ sơ. Kể từ đó, quản lý tài liệu đã đóng vai trò trung tâm hơn trong hệ thống công nghệ doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc và kết nối các kho lưu trữ khác nhau thành một trung tâm trung tâm.
Templafy - một công ty Đan Mạch đã tạo ra hệ thống tối ưu hiệu quả khai thác nguồn tài liệu quan trọng của một doanh nghiệp
Có những loại hệ thống quản lý tài liệu nào?
Có một số loại hệ thống quản lý tài liệu khác nhau - tùy thuộc vào cách chúng được phân loại.
Hệ thống quản lý tài liệu về Proposal (tương tự tài liệu mời thầu) của Proposify, Canada
Hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ so với đám mây
Môi trường CNTT ưa thích của bạn trông như thế nào - dựa trên đám mây, tại chỗ hay kết hợp?
Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây lưu trữ các tệp của bạn trên đám mây, giúp chúng có thể truy cập được ở bất kỳ đâu có kết nối Internet.
Một số công ty có thể yêu cầu quản lý tài liệu tại chỗ, nơi các tệp được lưu trữ trên máy chủ cục bộ. Điều này có thể cần thiết khi một số quy định bắt buộc lưu trữ cục bộ hoặc khi một số quốc gia nhất định yêu cầu chủ quyền dữ liệu chẳng hạn.
Một DMS lai cho phép kết hợp cả hai tùy chọn.
Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên thư mục so với hệ thống quản lý tài liệu không thư mục
Một số hệ thống quản lý tài liệu dựa trên thư mục - chỉ đơn giản sử dụng cấu trúc tệp truyền thống của các thư mục và thư mục con trong hệ thống. Các hệ thống khác không có thư mục, dựa trên siêu dữ liệu và không xác định được kho lưu trữ như M-Files. Trong loại hệ thống này, tài liệu được lưu trữ ở đâu không quan trọng. Điều duy nhất quan trọng là tài liệu là gì - một chức năng của metadata.
Các Tính năng Chính của Hệ thống Quản lý Tài liệu Hiệu quả là gì?
Như đã đề cập, một hệ thống quản lý tài liệu có thể có một số tính năng phù hợp với thực tiễn quản lý thông tin thông minh hơn. Một số tính năng chính cần khám phá trong DMS bao gồm:
Tìm kiếm: Một DMS hiệu quả giúp người dùng tìm tài liệu và thông tin dựa trên định danh tài liệu, siêu dữ liệu, mối quan hệ và nội dung.
Metadata: 93% công nhân không thể tìm thấy tài liệu vì nó được đặt tên hoặc lưu trữ kém. Trong một DMS, vì thông tin được gắn thẻ siêu dữ liệu dựa trên thông tin đó là gì, nên cùng một thông tin có thể được tìm kiếm và tìm thấy bằng các tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào trường hợp sử dụng. Thông tin duy nhất xuất hiện linh hoạt ở những nơi cần thiết mà không bị trùng lặp.
Tích hợp: Nhiều hệ thống quản lý tài liệu tích hợp với các hệ thống và kho lưu trữ kinh doanh khác - email, thư mục mạng, CRM, ERP, ECM kế thừa và các hệ thống khác.
Kiểm soát phiên bản: Các tính năng kiểm soát phiên bản đảm bảo quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu. Kiểm soát và theo dõi phiên bản giúp bạn dễ dàng xem những gì đã thay đổi, ai đã thực hiện và khi nào thay đổi được thực hiện.
Hỗ trợ tuân thủ quy định: Nếu bạn hoạt động trong một ngành được quản lý, hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp giảm nguy cơ không tuân thủ. Người dùng có thể tự động hóa các đường mòn kiểm tra và quản lý thông tin và quy trình công việc liên quan theo các quy định tuân thủ.
Khả năng mở rộng: Khi lựa chọn một hệ thống quản lý tài liệu, một công ty nên chú ý đến khả năng mở rộng của hệ thống đó. Nhìn xa hơn nhu cầu hiện tại, hãy tìm một DMS có các tính năng nâng cao phù hợp với sự phát triển hoặc thay đổi của busines.
Bảo mật: DMS phải cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như quyền truy cập và các tính năng kiểm soát, theo dõi kiểm tra, xác thực liên kết, mã hóa tệp doanh nghiệp khi đang chuyển và ở trạng thái nghỉ, phát hiện xâm nhập, ngăn chặn mất dữ liệu, tính khả dụng cao và hơn thế nữa.
Khả năng sử dụng: Vì DMS trở thành công nghệ cốt lõi cho doanh nghiệp, điều quan trọng là trải nghiệm người dùng phải tuyệt vời - với khả năng truy cập dễ dàng, ít hoặc không mất thời gian chết và các tính năng sử dụng đơn giản. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập, quản lý và điều hướng các tệp.
Cộng tác: Một DMS phải giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu - với các tính năng như quản lý tài liệu dự án, theo dõi nhiệm vụ, quy trình làm việc, đồng tác giả và dễ dàng chia sẻ tài liệu giữa những người dùng.
Trí thông minh nội dung: Một số hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến sử dụng trí thông minh nhân tạo. Trí tuệ nhân tạo có thể giúp phân loại tài liệu bằng cách điền vào các trường siêu dữ liệu, quét tệp để tìm dữ liệu nhất định và tách dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp khỏi sự lộn xộn.
Quy trình làm việc: Quản lý thủ công các quy trình hàng ngày không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Một DMS với tự động hóa quy trình làm việc giúp đảm bảo tính nhất quán bằng cách xác minh rằng mọi bước trong quy trình kinh doanh đều được tuân thủ. Quy trình làm việc tự động hợp lý hóa các quy trình kinh doanh phổ biến - như phê duyệt hợp đồng, nội dung được kiểm soát và lập hóa đơn - gửi thông báo khi có nhiệm vụ cần xử lý.
Làm việc từ xa: DMS dựa trên đám mây cho phép người dùng truy cập tệp từ mọi nơi và thường xuyên từ mọi thiết bị - cho phép làm việc từ xa ở mọi nơi: tại văn phòng, nhà riêng, sân bay, khách sạn, quán cà phê… ở bất kỳ đâu.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LÀ GÌ?
Một DMS sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng, năng suất và hiệu quả hơn, giúp nhân viên tiết kiệm hàng giờ làm những công việc tẻ nhạt và sự bực tức khi không tìm thấy tài liệu họ cần một cách nhanh chóng. Các lợi ích chính bao gồm:
Tăng năng suất
Khi người lao động dành ít thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu hoặc có xu hướng làm các công việc thủ công, lặp đi lặp lại, họ có nhiều thời gian hơn để dành cho công việc gia tăng giá trị.
Giảm rủi ro bảo mật
Giữ an toàn thông tin và áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập động giúp giảm rủi ro và khả năng lộ thông tin Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn hoặc lũ lụt không lường trước được, việc khắc phục thảm họa rất đơn giản khi các tài liệu được lưu trữ trên đám mây.
Cải thiện các biện pháp tuân thủ
Các yêu cầu tuân thủ đối với nhiều tài liệu kinh doanh có thể phức tạp và đầy thách thức. Một DMS giúp các tổ chức tránh bị phạt, thu hồi giấy phép hoặc thậm chí trách nhiệm hình sự bằng cách tự động hóa các tài liệu chính để đáp ứng các yêu cầu quy định.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Theo Forrester, người lao động dành trung bình 18 phút để tìm kiếm một tài liệu. DMS dựa trên siêu dữ liệu giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng tìm được đúng tài liệu.
Hợp tác nâng cao
DMS giúp việc chia sẻ thông tin và cộng tác trở nên dễ dàng, cho phép các tài liệu từ các nguồn khác nhau có thể truy cập được từ nhiều vị trí. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu, theo dõi quy trình làm việc, tài liệu đồng tác giả và hơn thế nữa.
Nguồn: M-files
