Bạn đã dành rất nhiều thời gian và nỗ lực để tạo ra một lịch trình dự án cân đối và nghĩ rằng bạn đã tính đến hầu hết mọi tình huống và rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn bắt đầu thực hiện kế hoạch dự án của mình, một điều gì đó đã xảy ra và lịch trình của bạn trở nên lỗi thời. “Cái gì đó” là một sự kiện không thể đoán trước được. Do đó, bạn phải cập nhật đáng kể hoặc tạo một lịch trình dự án mới và sau đó, một sự kiện không thể đoán trước khác sẽ xảy ra. Điều này lặp đi lặp lại nhiều lần, cho đến khi bắt đầu tin rằng việc lập kế hoạch dự án không chỉ vô ích mà còn không cần thiết. Kịch bản này rất phổ biến đối với các dự án có nhiều rủi ro và không chắc chắn và đặc biệt đúng trong các dự án nghiên cứu và phát triển chẳng hạn như các dự án trong ngành công nghiệp phần mềm. Vậy chúng ta phải làm gì trong những trường hợp này? Liệu chúng ta có nên từ bỏ hoàn toàn việc lập lịch trình, quản lý rủi ro và chỉ tập trung vào việc lập kế hoạch dự án cấp cao hay vẫn còn cách để cung cấp các ước tính thực tế cho các lịch trình dự án có nhiều yếu tố không chắc chắn?
Phương pháp chuỗi sự kiện là một phân tích mạng kỹ thuật tập trung vào việc xác định và quản lý các sự kiện và mối quan hệ giữa chúng (chuỗi sự kiện) ảnh hưởng đến dự án lịch trình. Đó là một kỹ thuật lập mô hình lịch trình không chắc chắn. Phương pháp chuỗi sự kiện là một phần mở rộng của phân tích rủi ro dự án định lượng với mô phỏng Monte Carlo. Đây là bước tiến tiếp theo vượt ra ngoài phương pháp đường dẫn quan trọng và dây chuyền quan trọng quản lý dự án. Phương pháp luận chuỗi sự kiện cố gắng giảm thiểu tác động của động lực và thành kiến nhận thức trong ước tính và lập kế hoạch. Nó cải thiện độ chính xác của đánh giá rủi ro và giúp tạo ra lịch trình dự án điều chỉnh rủi ro thực tế hơn.
Nội dung
- 1 Lịch sử
- 2 Nguyên tắc
- 2.1 Thời điểm rủi ro và trạng thái hoạt động
- 2.2 Chuỗi sự kiện
- 2.3 Sơ đồ chuỗi sự kiện
- 2.4 Mô phỏng Monte Carlo
- 2.5 Chuỗi sự kiện quan trọng
- 2.6 Kiểm soát dự án với chuỗi sự kiện và sự kiện
- 3 Hiện tượng
- 3.1 Các hoạt động lặp lại
- 3.2 Chuỗi sự kiện và phản ứng rủi ro
- 3.3 Phân bổ tài nguyên dựa trên các sự kiện
Lịch sử
Phương pháp luận chuỗi sự kiện là một phần mở rộng của mô phỏng Monte Carlo truyền thống về lịch trình dự án trong đó các yếu tố không chắc chắn về thời lượng nhiệm vụ và chi phí được xác định bằng phân phối thống kê. Ví dụ: thời lượng tác vụ có thể được xác định bằng ba ước tính điểm: thấp, cơ sở và cao. Kết quả phân tích là tiến độ dự án đã điều chỉnh rủi ro, các nhiệm vụ quan trọng và khả năng dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. Xác định độ không đảm bảo bằng cách sử dụng phân phối thống kê cung cấp kết quả chính xác nếu có dữ liệu lịch sử đáng tin cậy về thời gian và chi phí của các nhiệm vụ tương tự trong các dự án trước đó. Một cách tiếp cận khác là xác định sự không chắc chắn bằng cách sử dụng các sự kiện rủi ro hoặc trình điều khiển rủi ro, có thể được giao cho các nhiệm vụ hoặc nguồn lực khác nhau. Thông tin về xác suất và tác động của các sự kiện như vậy dễ thu thập hơn, giúp cải thiện độ chính xác của phân tích. Rủi ro có thể được ghi lại trong Đăng ký rủi ro. Phương pháp chuỗi sự kiện lần đầu tiên được đề xuất trong giai đoạn 2002-2004. Nó được thực hiện đầy đủ hoặc một phần trong một số ứng dụng phần mềm. Phương pháp chuỗi sự kiện dựa trên sáu nguyên tắc và có một số kết quả.
Sơ đồ chuỗi sự kiện
Nguyên tắc
Thời điểm rủi ro và trạng thái hoạt động
Sơ đồ chuỗi sự kiện cho một hoạt động
Các hoạt động (nhiệm vụ) không phải là một thủ tục thống nhất liên tục. Các nhiệm vụ bị ảnh hưởng bởi các sự kiện bên ngoài, làm biến đổi một hoạt động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Một trong những thuộc tính quan trọng của sự kiện là thời điểm sự kiện xảy ra trong quá trình hoạt động. Thời điểm này, khi một sự kiện xảy ra, trong hầu hết các trường hợp là xác suất và có thể được xác định bằng cách sử dụng phân phối thống kê. Trạng thái ban đầu được gọi là trạng thái cơ bản, các trạng thái khác được gọi là trạng thái kích thích. Ví dụ, nếu nhóm hoàn thành công việc của họ trong hoạt động, họ có thể chuyển sang hoạt động khác. Khái niệm về trạng thái của một hoạt động là quan trọng vì các sự kiện nhất định có thể hoặc không thể xảy ra khi hoạt động ở trạng thái nhất định. Nó có nghĩa là trạng thái của một hoạt động được đăng ký vào các sự kiện. Sự kiện có thể mang tính cục bộ, ảnh hưởng đến các nhiệm vụ hoặc tài nguyên cụ thể hoặc toàn cầu ảnh hưởng đến tất cả các nhiệm vụ hoặc tài nguyên.
Chuỗi sự kiện
Các sự kiện có thể liên quan đến các sự kiện khác, điều này sẽ tạo ra chuỗi sự kiện. Các chuỗi sự kiện này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến trình của dự án. Ví dụ, các thay đổi yêu cầu có thể khiến một hoạt động bị trì hoãn. Để đẩy nhanh hoạt động, người quản lý dự án phân bổ một nguồn lực từ một hoạt động khác, sau đó dẫn đến việc trễ thời hạn. Cuối cùng, điều này có thể dẫn đến sự thất bại của dự án. Nó có thể là mối quan hệ khác nhau giữa các sự kiện. Một sự kiện có thể kích hoạt một hoặc nhiều sự kiện.
Các sự kiện có thể tương quan với nhau mà không gây ra sự kiện nào khác. Trong trường hợp này nếu một rủi ro đã xảy ra thì rủi ro khác sẽ xảy ra và ngược lại. Một sự kiện được chỉ định trong một hoạt động có thể thực hiện một hoạt động hoặc nhóm hoạt động khác. Trong nhiều trường hợp, đó là việc thực hiện các kế hoạch ứng phó rủi ro. Ví dụ, sự kiện “phát hiện ra khiếm khuyết cấu trúc” có thể gây ra một hoặc nhiều hoạt động “Sửa chữa”. Sự kiện có thể làm cho các sự kiện khác xảy ra ngay lập tức hoặc có sự chậm trễ. Sự chậm trễ là một thuộc tính của đăng ký sự kiện. Sự chậm trễ có thể xác định, nhưng trong hầu hết các trường hợp, nó là xác suất. Ngoài ra, rủi ro có thể được chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác. Để xác định chuỗi sự kiện, chúng ta cần xác định một "người gửi", sự kiện bắt đầu chuỗi sự kiện. Sự kiện người gửi có thể gây ra một hoặc nhiều sự kiện ảnh hưởng đến nhiều hoạt động. Chúng được gọi là các sự kiện "người nhận". Đổi lại, các sự kiện của người nhận cũng có thể hoạt động như các sự kiện của người gửi.
Sơ đồ chuỗi sự kiện
Ví dụ về sơ đồ chuỗi sự kiện: các mối đe dọa và cơ hội cục bộ và toàn cầu với các xác suất và tác động khác nhau
Sơ đồ chuỗi sự kiện là một hình ảnh trực quan cho thấy các mối quan hệ giữa các sự kiện và nhiệm vụ và cách các sự kiện ảnh hưởng đến nhau. Cách đơn giản nhất để biểu diễn các chuỗi này là mô tả chúng dưới dạng các mũi tên liên quan đến các nhiệm vụ hoặc khoảng thời gian nhất định trên biểu đồ Gantt. Dưới đây là một số quy tắc quan trọng:
- Biểu đồ chuỗi sự kiện trình bày các sự kiện dưới dạng mũi tên trên biểu đồ Gantt.
- Các mũi tên chỉ xuống là các mối đe dọa. Mũi tên hướng lên là cơ hội.
- Các vấn đề được hiển thị dưới dạng một mũi tên trong một vòng tròn. Màu của mũi tên vấn đề là màu đỏ (tối).
- Rủi ro đã đóng hoặc đã chuyển được thể hiện bằng cách sử dụng các đường đứt nét. Màu của mũi tên là màu trắng. Vấn đề đã giải quyết được hiển thị trong vòng tròn với đường viền đứt nét.
- Trạng thái phấn khích được thể hiện bằng cách nâng phần liên kết của thanh trên biểu đồ Gantt.
- Màu sắc thể hiện tác động được tính toán của rủi ro. Các tác động cao hơn có màu đỏ hoặc bóng tối hơn. Tác động thấp là màu xanh lá cây hoặc bóng râm nhẹ hơn. Kích thước của mũi tên thể hiện xác suất.
- Chuỗi sự kiện được hiển thị dưới dạng các đường nối các mũi tên mô tả các sự kiện.
- Chuỗi sự kiện có thể kích hoạt một hoạt động khác. Trong trường hợp này, dòng chuỗi sự kiện sẽ được kết nối với phần bắt đầu hoạt động bằng mũi tên tùy chọn.
- Chuỗi sự kiện có thể kích hoạt một nhóm hoạt động. Trong trường hợp này, nhóm hoạt động này sẽ được bao quanh bởi hộp hoặc khung và đường chuỗi sự kiện sẽ được kết nối với góc của hộp hoặc hoạt động đầu tiên trong khung.
Bằng cách sử dụng sơ đồ chuỗi sự kiện để hình dung các sự kiện và chuỗi sự kiện, việc mô hình hóa và phân tích rủi ro và sự không chắc chắn có thể được đơn giản hóa đáng kể.
Ví dụ về sơ đồ chuỗi sự kiện với chuỗi sự kiện quan trọng và hoạt động được kích hoạt bởi sự kiện
Một công cụ khác có thể được sử dụng để đơn giản hóa việc định nghĩa sự kiện là bảng trạng thái. Các cột trong bảng trạng thái đại diện cho các sự kiện; các hàng đại diện cho các trạng thái của một hoạt động. Thông tin cho mỗi sự kiện trong mỗi trạng thái bao gồm bốn thuộc tính của đăng ký sự kiện: xác suất, thời điểm của sự kiện, trạng thái kích thích và tác động của sự kiện.
Mô phỏng Monte Carlo
Sau khi các sự kiện và chuỗi sự kiện được xác định, phân tích định lượng sử dụng Mô phỏng Monte Carlo có thể được thực hiện để định lượng ảnh hưởng tích lũy của các sự kiện. Xác suất và tác động của rủi ro được gán cho các hoạt động được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho mô phỏng Monte Carlo về tiến độ dự án. Trong hầu hết các dự án, cần bổ sung phương sai dựa trên sự kiện với độ không chắc chắn dưới dạng các phân phối liên quan đến thời lượng, thời gian bắt đầu, chi phí và các thông số khác.
Trong phương pháp luận chuỗi sự kiện, rủi ro có thể không chỉ ảnh hưởng đến lịch trình và chi phí mà còn ảnh hưởng đến các thông số khác như an toàn, bảo mật, hiệu suất, công nghệ, chất lượng và các mục tiêu khác. Nói cách khác, một sự kiện có thể thuộc nhiều loại khác nhau.[15] Kết quả phân tích sẽ cho thấy mức độ rủi ro cho các hạng mục khác nhau cũng như điểm số rủi ro dự án tổng hợp cho tất cả các hạng mục. Điểm rủi ro dự án tổng hợp này được tính toán dựa trên trọng số tương đối cho từng loại rủi ro.
Chuỗi sự kiện quan trọng
Mô phỏng Monte Carlo cung cấp khả năng, thông qua phân tích độ nhạy, để xác định các sự kiện đơn lẻ hoặc chuỗi sự kiện. Các chuỗi sự kiện này có thể được xác định bằng cách phân tích mối tương quan giữa các thông số chính của dự án, chẳng hạn như thời gian hoặc chi phí của dự án và các chuỗi sự kiện. Chúng được gọi là "sự kiện quan trọng" hoặc "chuỗi sự kiện quan trọng". Bằng cách xác định các sự kiện quan trọng hoặc chuỗi sự kiện quan trọng, chúng ta có thể xác định các chiến lược để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng: Tránh, Chuyển giao, Giảm nhẹ hoặc Chấp nhận. Sự kiện và xếp hạng chuỗi sự kiện được thực hiện cho tất cả các loại rủi ro (liên quan đến lịch trình và không liên quan đến lịch trình) như một phần của một quy trình. Xác suất rủi ro tổng hợp, tác động và điểm số có thể được tính toán bằng cách sử dụng trọng số cho từng loại rủi ro.
Kiểm soát dự án với chuỗi sự kiện và sự kiện
Giám sát tiến trình của hoạt động đảm bảo rằng thông tin cập nhật được sử dụng để thực hiện phân tích. Trong quá trình của dự án, xác suất và thời gian của các sự kiện có thể được tính toán lại dựa trên dữ liệu thực tế. Lý do chính để theo dõi hiệu suất là dự báo thời lượng và chi phí của một hoạt động nếu một hoạt động được hoàn thành một phần và các sự kiện nhất định được chỉ định cho hoạt động. Phương pháp chuỗi sự kiện làm giảm xác suất rủi ro và tác động tự động dựa trên phần trăm công việc đã hoàn thành. Phân tích nâng cao có thể được thực hiện bằng cách tiếp cận Bayes. Có thể theo dõi cơ hội mà một dự án sẽ đáp ứng một thời hạn cụ thể. Cơ hội này được cập nhật liên tục theo kết quả phân tích của Monte Carlo. Các sự kiện quan trọng và chuỗi sự kiện có thể khác nhau ở các giai đoạn khác nhau của dự án
Hiện tượng
Các hoạt động lặp lại
Hoạt động lặp lại
Đôi khi các sự kiện có thể gây ra sự bắt đầu của một hoạt động đã được hoàn thành. Đây là một kịch bản rất phổ biến cho các dự án cuộc sống thực; đôi khi một hoạt động trước đó phải được lặp lại dựa trên kết quả của một hoạt động tiếp theo. Phương pháp luận chuỗi sự kiện đơn giản hóa việc mô hình hóa các kịch bản này. Lịch trình dự án ban đầu không cần phải cập nhật, tất cả những gì cần thiết là xác định sự kiện và gán nó cho một hoạt động trỏ đến hoạt động trước đó. Ngoài ra, phải xác định giới hạn về số lần một hoạt động có thể được lặp lại.
Chuỗi sự kiện và phản ứng rủi ro
Kế hoạch giảm thiểu
Nếu một sự kiện hoặc chuỗi sự kiện xảy ra trong quá trình của một dự án, nó có thể yêu cầu một số nỗ lực ứng phó rủi ro.
Việc thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro được kích hoạt bởi các sự kiện, xảy ra nếu một hoạt động ở trạng thái kích thích. Các sự kiện phản ứng rủi ro có thể cố gắng chuyển đổi hoạt động từ trạng thái kích thích sang trạng thái cơ bản. Kế hoạch ứng phó là một hoạt động hoặc một nhóm hoạt động (lịch trình nhỏ) làm tăng lịch trình của dự án nếu một sự kiện nhất định xảy ra. Giải pháp là chỉ định kế hoạch ứng phó cho một sự kiện hoặc chuỗi sự kiện. Có thể sử dụng cùng một kế hoạch phản hồi cho một hoặc nhiều sự kiện.
Phân bổ tài nguyên dựa trên các sự kiện
Một sự kiện tiềm năng là sự phân công lại tài nguyên từ hoạt động này sang hoạt động khác, có thể xảy ra trong những điều kiện nhất định. Ví dụ: nếu một hoạt động yêu cầu nhiều tài nguyên hơn để hoàn thành nó trong một khoảng thời gian cố định, điều này sẽ kích hoạt một sự kiện để phân bổ lại tài nguyên từ một hoạt động khác. Việc phân bổ lại các nguồn lực cũng có thể xảy ra khi thời lượng hoạt động đạt đến một thời hạn nhất định hoặc chi phí vượt quá một giá trị nhất định. Sự kiện có thể được sử dụng để mô hình hóa các tình huống khác nhau với các tài nguyên, ví dụ nghỉ tạm thời, ốm đau, nghỉ phép, v.v.
