Sơ đồ luồng tích lũy (Cumulative flow diagrams - CFD) giúp các nhóm Kanban tìm ra nguyên nhân làm gián đoạn luồng công việc của nhóm. Nhóm lập biểu đồ số lượng các mục công việc ở mỗi trạng thái theo thời gian và sử dụng biểu đồ đó để tìm kiếm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến throughput của nhóm (khối lượng công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian). CFD cung cấp cho nhóm một cách trực quan để theo dõi hệ thống đang hoạt động như thế nào. Khi nhóm đã quen với việc đọc CFD, thì tất cả các thành viên đều hiểu được các đề xuất và thay đổi của họ ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc mà nhóm có thể hoàn thành.
Make process policies explicit - Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng
Chúng ta cần viết ra các bước trong quy trình của mình, đồng thời cũng cần nắm rõ tất cả các quy tắc mà thành viên trong nhóm đang tuân theo khi họ thực hiện các công việc hàng ngày.
Khá phổ biến khi mọi người tự đặt ra các quy tắc của riêng mình trong quá trình làm việc và khi đưa ra các quyết định. Từ đó, các thành viên trong nhóm sẽ có nhiều hiểu lầm và thông tin bị sai lệch. Vì vậy, nhóm cần hợp tác, thảo luận với nhau về các chính sách chung và toàn bộ nhóm phải cùng nhau tuân thủ chính sách đã thống nhất để tránh nhiều hiểu lầm về sau. Dưới đây là một ví dụ cho thỏa thuận làm việc, các chính sách mà nhóm đã đưa ra một cách rõ ràng:
- Tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào ước lượng và sử dụng thang điểm story point đã thống nhất.
- Khi một thành viên trong nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ lấy mục công việc tiếp theo có xếp hạng cao nhất từ backlog để làm tiếp.
- Không kéo thêm hạng mục công việc khi đã đạt đến WIP limit.
- Tất cả các hạng mục công việc phải thỏa mãn Điều kiện hoàn thành để được coi là hoàn thành.
- Không làm các hạng mục công việc không nằm trong backlog
Implement Feedback Loops - Thực hiện các vòng lặp phản hồi cho ta biết quy trình đang hoạt động như thế nào
Các nhóm Kanban cần tập trung vào việc hiểu những cải tiến mà họ thực hiện đối với quy trình của mình, từ đó tạo ra Vòng phản hồi - Feedback loops một cách rõ ràng để đo lường tác động của mọi thay đổi mà nhóm thực hiện. Nhóm có thể làm điều này bằng cách thực hiện các phép đo, sau đó sử dụng dữ liệu từ các phép đo đó để thay đổi cách thức hoạt động. Khi nhóm thay đổi quy trình của mình, các phép đo của họ thay đổi, nhóm sử dụng để thực hiện nhiều thay đổi hơn đối với quy trình của mình và lặp đi lặp lại...
Các nhóm sử dụng feedback loops để thiết lập văn hóa cải tiến liên tục, đảm bảo rằng mọi người đều có thể đo lường và đề xuất các thay đổi. Khi tất cả mọi người đều tham gia vào việc đo lường, thay đổi và lặp lại, cả nhóm có thể xem mỗi quá trình thay đổi như một thử nghiệm của riêng mình.
Nhóm Kanban đo lead time để tạo feedback loops. Các nhóm Kanban cần thống nhất về cách họ sẽ đo lường tất cả các thay đổi họ thực hiện và sử dụng dữ liệu họ thu thập được về quy trình để đưa ra các quyết định tiếp theo. Và một trong những cách phổ biến nhất mà nhóm Kanban tạo ra feedback loops là đo lead time, thực hiện các thay đổi - ví dụ bằng cách thiết lập WIP limits (hoặc bằng những cách khác). Sau đó xem liệu những thay đổi đó có làm giảm lead time của nhóm hay không. Ví dụ: giả sử họ muốn thử một chính sách là nâng WIP Limit cho cột Doing từ 4 lên 5. Nhóm có thể chạy thử nghiệm bằng cách thực hiện nó cho hai bản releases, sau đó tìm tác động của chính sách này đối với throughput của họ bằng cách đo lường lead time trước và sau khi chính sách có hiệu lực.
Improve collaboratively - Cải thiện một cách hợp tác giúp hoàn thành công việc tốt hơn
CFD và lead time cần được chia sẻ với cả nhóm, các thành viên cần đưa ra các đề xuất để làm cho mọi thứ hoạt động tốt hơn sau mỗi lần cải thiện. Không phải tất cả đều hiệu quả, nhưng không sao, chỉ cần nhóm cùng nhau học hỏi các bài học kinh nghiệm đã trải qua. Quá trình này sẽ giúp nhóm cải thiện đáng kể về lead time, đồng thời mọi người đều cảm thấy mình làm được nhiều việc hơn, có đóng góp, tham gia vào quá trình làm việc và có nhiều quyền kiểm soát những gì đã thực hiện.
Kết luận
Sơ đồ luồng tích lũy CFD sẽ cho bạn thấy luồng của bạn ổn định như thế nào. CFD chỉ ra các điểm yếu và cung cấp cho bạn lời khuyên hữu ích để cải thiện.
Một số người coi sơ đồ tích lũy là một phiên bản phức tạp hơn của "biểu đồ đốt bùng" (burn-up chart), một dạng biểu đổ ngược lại với biểu đồ đốt nhỏ lửa (burn-down chart) rất phổ biến trong Scrum. Một biểu đồ ghi lại theo dõi hoạt động còn lại theo thời gian trong khi ghi lại các biểu đồ như CFD theo dõi sự tăng trưởng (hoặc thu hẹp) của công việc ở các trạng thái nhất định theo thời gian. Trong quy trình phát triển phần mềm linh hoạt (Agile Development), khi các nhóm sử dụng phương pháp Kanban, sơ đồ luồng tích lũy hiển thị số lượng mục đang hoạt động trong mỗi cột trên bảng kanban. Sơ đồ luồng tích lũy lý tưởng có mỗi dòng trong sơ đồ luồng tích lũy có xu hướng tăng liên tục. Với việc tập trung vào việc theo dõi những thay đổi về kích thước hàng đợi trên mỗi trạng thái, CFD tập trung mạnh hơn vào việc xác định và tìm ra nguyên nhân của những thay đổi đáng kể về thông lượng.
