Quản lý dự án là gì
Dự án là gì? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau:
a. Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cố gắng lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể. Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.
b. Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới.Nghĩa là mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau:
- Khởi đầu dự án
- Triển khai dự án
- Kết thúc dự án
Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase) gồm có:
- Khái niệm (Conception):
- Định nghĩa dự án là gì? (Definition)
- Thiết kế (Design)
- Thẩm định (Appraisal)
- Lựa chọn (Selection)
Bắt đầu triển khai Triển khai (Implementation phase) gồm có:
- Hoạch định (Planning)
- Lập tiến độ (Scheduling)
- Tổ chức công việc (Organizing) + Giám sát (Monitoring)
- Kiểm soát (Controlling)
Kết thúc (Termination phase) gồm có:
- Chuyển giao (Handover)
- Đánh giá (Evaluation)
Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiến trình chậm – nhanh – chậm. Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau. Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và định nghĩa. Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên "efforts" của dự án ở giai đoạn cuối sẽ không bằng không, hoặc không giảm về 0. Có thể hình dung điều này giống như các dự án được thực hiện gối chồng, cuốn chiếu...
Chi phí của dự án (Cost of project)
Ở giai đoạn khởi đầu, chi phí thấp. Ở giai đoạn triển khai, chi phí tăng. Càng về sau thì chi phí càng tăng. Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều. Theo thời gian, tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần lên.
c. Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách. Môi trường làm việc của dự án là một môi môi trường của các mâu thuẫn (conflict). Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts). Vậy mâu thuẫn ở đâu ra?
- Giữa các bộ phận trong dự án
- Giữa các dự án trong tổ chức mẹ
- Giữa dự án và khách hàng
- Giữa những người liên quan (stakeholders), hoặc các nhóm lợi ích.
d. Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án.
Lịch sử của quản lý dự án
Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng. Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một công cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình. Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor. Thuyết Taylor là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.
Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự án đã được phát triển. “Phương pháp đường găng” (tiếng Anh là Critical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và “Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)” (tiếng Anh là Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân.
Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide). Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
Xem thêm: Tại sao PMP lại quan trọng đối với dự án phần mềm?
