Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải khi mới bắt đầu làm quen với phương pháp quản trị OKRs – (Mục tiêu và kết quả then chốt) đó là cố gắng đưa tất cả công việc hàng ngày vào OKRs. OKRs không phải là cách để quản lý những hoạt động kinh doanh thông thường (Business as usual – B.A.U). Cùng chúng tôi làm rõ vấn đề này trong bài viết dưới đây.
1. Business as Usual (B.A.U) là gì?
Business as Usual (BAU) là một thuật ngữ đề cập đến các hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn trong một tổ chức bao gồm các công việc mà bạn phải làm hàng ngày. Các hoạt động này có thể là:
- Nhân viên thực hiện các công việc hàng ngày của họ như được đề cập trong bản mô tả công việc của họ.
- Các nhiệm vụ được coi là quan trọng để điều hành hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
- Các hành động giống nhau hàng ngày, như quy trình thực hiện công việc.
- Sản xuất lặp đi lặp lại các sản phẩm.
- …
Phòng kinh doanh sẽ luôn phải đi tìm kiếm những hợp đồng mới, phòng Marketing sẽ luôn phải tạo ra khách hàng tiềm năng, phòng Tài chính kế toán sẽ luôn phải làm báo cáo về doanh thu, chi phí… Tất cả những hoạt động đó đều là BAU.
Hoạt động kinh doanh thông thường (BAU) luôn xuất hiện trong bất cứ tổ chức nào. BAU giúp cho công ty vận hành ổn định, giữ cho các chức năng và quy trình quan trọng của tổ chức luôn hoạt động ngay cả khi thị trường có những sự biến động.
2. OKRs có nên bao gồm BAU?
Một câu hỏi điển hình thường được hỏi đó là: “Mọi thứ tôi làm hàng ngày có nên được thêm vào OKRs của mình không?”. Câu trả lời ở đây là Không.
Nếu bạn là người mới làm quen với OKRs, và đặc biệt là nếu bạn chưa hiểu rõ về cách viết OKRs rất có thể bạn sẽ viết OKRs giống như một danh sách công việc cần làm hàng ngày (BAU).
OKRs (Mục tiêu và kết quả then chốt) mô tả nơi chúng ta muốn đến không phải nơi chúng ta hiện tại đang đứng. Điều đó có nghĩa là OKRs không phải được dùng để quản lý những nhiệm vụ hay công việc hàng ngày của bạn, OKRs được thiết kế để thúc đẩy một tổ chức tiến lên bằng cách đo lường các mục tiêu quan trọng.
Có một số lý do khiến cho BAU không thể trở thành OKRs như sau:
2.1 BAU thường ít khi thay đổi
Một trong những lợi ích của phương pháp OKRs là sự linh hoạt với nhịp độ nhanh (phổ biến là 1 quý). Cập nhật mục tiêu hàng quý cho phép bạn phản ứng nhanh với những thay đổi trong môi trường kinh doanh của bạn, điều này rất quan trọng trong thời đại ngày nay.
Tuy nhiên, BAU trong doanh nghiệp hầu hết là cố định, do đó bằng cách đưa các hoạt động BAU vào OKRs, bạn đang tự bỏ đi một trong những thuộc tính lớn nhất của OKRs đó là sự nhanh nhẹn trong kinh doanh.
2.2 BAU không thúc đẩy sự đổi mới
OKRs luôn hướng tới những mục tiêu đầy thách thức để thúc đẩy tổ chức tiến xa hơn nữa, nếu bạn chọn đo lường các công việc BAU là OKRs, thì rất ít khả năng bạn sẽ có sự đổi mới hoặc có ý nghĩa trong công việc của bạn, những gì bạn đang làm chỉ là liên tục theo dõi các hoạt động lặp đi lặp lại.
2.3 BAU không mang lại quyền tự chủ và động lực nội tại cho bạn
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của OKRs đó là nó phải có ý nghĩa đối với bạn. Nghiên cứu liên tục chứng minh rằng chúng ta có nhiều khả năng đạt được các mục tiêu do bản thân lựa chọn. Tuy nhiên hầu hết các hoạt động kinh doanh thường ngày (BAU) phần lớn được đưa ra bởi bởi những người lãnh đạo chứ không phải được lựa chọn bởi cá nhân thực hiện nhiệm vụ.
Ngược lại, OKRs sẽ là kết quả của một cuộc đối thoại chặt chẽ giữa một cá nhân và người quản lý trực tiếp của họ. Người thực hiện OKRs là người hiểu rõ hơn bất kỳ ai điều gì là cần thiết để thúc đẩy sự tiến bộ của mình, và từ đó hình thành nên được các OKRs thực sự có ý nghĩa.
3. Kết hợp OKRs với BAU
OKRs và BAU (Business as Usual) có thể cùng tồn tại trong một tổ chức. Những hoạt động kinh doanh thông thường (BAU) sẽ giúp tổ chức luôn có sự ổn định, trong khi đó OKRs sẽ giúp tổ chức đạt được những sự tiến bộ vượt bậc.
Để kết hợp OKRs và BAU, trước khi bạn xây dựng bộ OKRs lần đầu tiên hãy tạo một bộ chỉ số mà bạn có thể sử dụng để đánh giá hiệu suất trên các hoạt động BAU của mình. Điều này phục vụ hai mục đích:
Trường hợp 1: Nếu các quy trình, hoạt động kinh doanh thông thường của bạn hiện không tạo ra kết quả như mong muốn, lúc này bạn có thể xây dựng bộ OKRs nhằm cải thiện kết quả của những hoạt động kinh doanh thông thường. Bạn sẽ cần phải tìm hiểu sâu để tìm ra phần nào của quy trình hay hoạt động kinh doanh của bạn đang gặp vấn đề và thiết lập OKRs để sửa nó.
Trường hợp 2: Khi các quy trình và BAU của bạn đang hoạt động trơn tru, lúc này bạn có thể tạo OKRs để giúp công ty đạt được các ưu tiên của mình. Trong trường hợp này bạn cần biết cách cân bằng giữa các hoạt động kinh doanh thông thường và OKRs của bạn. Bạn cần đánh giá xem mình nên dành bao nhiêu thời gian cho BAU và phân bổ thời gian còn lại của bạn để tập trung vào OKRs.
Kết luận
Business as Usual (BAU) là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, OKRs không phải là bao gồm tất cả các nhiệm vụ bạn làm hàng ngày.
OKRs mô tả những gì cần thay đổi. Các công việc hàng ngày và OKRs có thể cùng lúc xuất hiện trong tổ chức, điều quan trọng là bạn cần biết cách áp dụng đúng để đạt được những lợi ích to lớn từ OKRs.
