Mô hình quản trị kết quả OKR LÀ GÌ?

OKR là gì?

OKRs (Objective Key Results) không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.

Lịch sử ra đời các phương pháp cải thiện hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp

Cụ thể:

OKRs cho phép chúng ta “đào sâu” hơn về ý nghĩa của các con số. Việc kiểm tra kết quả của OKRs kĩ lưỡng giúp chúng ta đặt thêm nhiều câu hỏi cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, hay dự đoán tương lai dựa trên các chỉ số thể hiện kết quả.
OKRs là một cam kết về thời gian và nỗ lực liên tục của toàn bộ các cá nhân trong tổ chức. Chúng ta sẽ tránh khỏi tình huống đặt các mục tiêu “vô thưởng vô phạt”, đặt ra không có cá nhân hay nhóm nào thực hiện, hoặc quá khả năng của nhóm/cá nhân.
OKRs chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKRs. Cụ thể, OKRs được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết.
OKRs nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKRs chú trọng nhiều hơn đến những việc không-được-hoàn-thành cũng như những việc được-hoàn-thành để đo lường các đóng góp cho tổ chức.
Tất cả các nhân viên đều làm việc cùng nhau là một đặc điểm quan trọng của OKRs nhấn mạnh yếu tố hợp tác liên chức năng và giá trị của các nhóm trong việc tạo nên thành công của tổ chức. OKRs phải được tổ chức và sử dụng để tối ưu hoá sự hợp tác và gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức.

Các thành tố trong OKRs có thể được trình bày như sau:

OKR

Mục tiêu (Objective): Một mục tiêu là một tuyên bố mang tính định tính được thiết kế để thúc đẩy tổ chức phát triển, tiến về phía trước. Một cách đơn giản hơn, mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm điều gì?”. Một mục tiêu được viết tốt là ngắn gọn, có tính khả thi, thực hiện được trong một quý, và truyền cảm hứng cho cả nhóm.
- Ví dụ: Chúng ta cần xây dựng một khoá học online miễn phí để đào tạo kiến thức cơ bản về Agile trong quý tới. Vậy thì một mục tiêu chúng ta có thể đặt ra trong quý tới là: Ra mắt một khoá học online về Agile basic, miễn phí, thu hút người học tới Học viện Agile.
  Mục tiêu này được đưa ra ngắn gọn, mang tính định tính, có tính khả thi trong quý tới và khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân, nhóm để tạo nên một khoá học hấp dẫn.

Kết quả then chốt (Key result): là một tuyên bố mang tính định lượng để đo lường sự thành công của mục tiêu được đưa ra. Đơn giản hơn, kết quả then chốt sẽ trả lời câu hỏi: “Làm thế nào chúng ta biết được chúng ta đạt được mục tiêu đã đưa ra?”. Một mục tiêu đã đưa ra nên có khoảng từ 3 – 5 kết quả then chốt.
- Quay trở lại với ví dụ ở trên, chúng ta đề cập về một khoá học online, miễn phí và thu hút người học tới Học viện Agile. Trong nhận định trên không có yếu tố nào có thể chuyển thành các con số trong kết quả then chốt. Chính vì vậy, chúng ta cần nghiên cứu trong bối cảnh kinh doanh hiện tại của tổ chức để cụ thể hoá kết quả then chốt thành định lượng, có thể như sau:
  - 20 sinh viên đăng kí học khoá học trong tuần đầu tiên
  - 30% số sinh viên sau khi tham gia khoá học liên hệ lại để yêu cầu các khoá học/dịch vụ khác từ tổ chức.

Lợi ích của OKR là gì?

Dễ hoạch định và đo lường: Chỉ cần những kết quả then chốt (Key Result) có tính định lượng, OKR sẽ nhanh chóng đưa ra cái nhìn tổng quát về tiến trình làm việc trong toàn doanh nghiệp.
Tăng sự tập trung vào mục tiêu chiến lược: Những Key Results cụ thể đều hướng đến hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) của doanh nghiệp trong một thời hạn nhất định.
Cung cấp công cụ đo lường hiệu quả: Key Result chính là các dấu mốc để đo lường và xác định vị trí của doanh nghiệp trong tiến trình phát triển.
Minh bạch thông tin: phát triển một môi trường làm việc mở, khi tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi mọi thông tin của doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu suất công việc: Với những nhiệm vụ cụ thể được định sẵn, sẽ định hướng hiệu quả sự nỗ lực làm việc của đội ngũ nhân viên, qua đó nâng cao hiệu suất trong công việc..

Sự khác biệt giữa OKR và MBO?

Cả OKR và MBO đều là trường phái quản trị lấy việc xây dựng mục tiêu làm trọng tâm. Có thể coi OKR là phiên bản mở rộng của MBO (Management by Objective, Quản trị theo mục tiêu).

MBO chỉ quan tâm tới việc: trong mục tiêu đề ra, nhân viên đã hoàn thành hay chưa. OKR thì quan tâm xem sau khi áp dụng Initiative (ý tưởng) vào Key Result (quá trình thực hiện mục tiêu), nhân viên đã đạt được mục tiêu mình đã đề ra hay chưa. OKR cụ thể hơn MBO.

6. Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

OKR và SMART là hai trường phái được nhà quản trị nhân lực theo mục tiêu rất ưa chuộng. Sự khác biệt giữa OKR và SMART nằm ở cách mà nó diễn giải cho câu hỏi “Mục tiêu cần được xây dựng như thế nào?”.

Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

Với mục tiêu được xây dựng theo tiêu chí SMART, nhân viên cần đáp ứng các tiêu chí như: Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có tính liên quan và được giới hạn trong khoảng thời gian nhất định. Hạn chế của SMART là: “Mục tiêu có thể đạt được” thường khiến người nhân viên không dám vượt qua vùng an toàn của bản thân.

OKR có thể giải quyết được vấn đề đó.

7. Sự khác biệt giữa OKR và Balance Scorecards (BSC)?

OKR là phương pháp quản trị lấy việc xây dựng mục tiêu làm gốc. BSC lại là phương pháp thiết lập chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng cả hai phương pháp trong quản lý.

Hình minh hoạ: Giao diện một phần mềm về thực hiện và giám sát OKR

Ví dụ về OKR

Cùng tham khảo một vài ví dụ về mục tiêu và kết quả then chốt trong doanh nghiệp dưới đây:

Ví dụ về mục tiêu và kết quả then chốt trong lĩnh vực Sales

Mục tiêu (Objective) : Tổng doanh thu năm 2019 đạt 10,000,000 USD

Kết quả then chốt (Key result):

Đạt mức doanh thu định kỳ hàng tháng 834,000 USD
Giá trị đăng ký trung bình ít nhất $ 295 mỗi tháng
Tỷ lệ phần trăm gia hạn hàng năm 75%
Tỷ lệ biến động từ 3 – 5% hàng tháng.

Ví dụ về mục tiêu và kết quả then chốt trong lĩnh vực Marketing

Mục tiêu (Objective) : Thu hút 3,000 người dùng mới cho ứng dụng điện thoại mới ra mắt trong vòng 1 tháng.

Kết quả then chốt (Key result):

Tỷ lệ tải xuống tăng 20%, đạt mức 100 lượt tải xuống mỗi ngày.
Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Xuất hiện trên 4 tạp chí công nghệ ( Mashable, Techcrunch, PC world, Wired)

Câu chuyện thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt tại Uber

Câu chuyện thiết lập mục tiêu theo OKR tại Uber

Uber là một công ty tiêu biểu trong việc áp dụng phương pháp OKR để quản trị mục tiêu chiến lược. Hãy cùng xem “bản đồ” lộ trình phát triển của họ năm 2016.

Mục tiêu I (Objective): Độ “phủ sóng” của các tài xế trên toàn hệ thống đạt ít nhất 20%

Kết quả then chốt (Key result):

Tần suất xuất hiện của các tài xế ở mỗi khu vực đạt ít nhất 25%
Tăng thời gian lái xe trung bình của tài xế lên 26h/ tuần
Số lượng tài xế tăng thêm 5,000,000 người lái trên toàn thế giới.

Mục tiêu II: Mức độ hài lòng của khách hàng đạt 70%

Kết quả then chốt:

Giảm thời gian đón khách xuống dưới 10 phút.
Tiến hành xếp hạng tài xế trên bảng 5 sao (Dựa trên đánh giá của khách hàng về thái độ và tỷ lệ hủy chuyến đi) và cung cấp thông tin này cho mọi người dùng.

Số lượng Key Result cho mỗi Objective nên là bao nhiêu?

Mỗi Objective, bạn đặt không quá 5 Key Result. Còn về cụ thể, không có con số lý tưởng. Tùy vào từng Objective mà bạn đưa ra số lượng Key Result thích hợp.

Hy vọng những thông tin vừa rồi đã đem lại cho bạn cái nhìn cụ thể hơn về OKR và cách áp dụng phương pháp này vào chính doanh nghiệp của mình.