Với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay đã xuất hiện nhiều giải pháp mang lại năng suất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Vậy Business Process Modeling (BPM) là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về khái niệm này cũng như những lợi ích mà nó mang lại nhé.
Phần mềm BPM là gì?
BPM dịch là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh. Là một công cụ tự động hóa quy trình, BPM giúp doanh nghiệp vạch ra các quy trình và hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Nền tảng BPM là một hệ thống tiên tiến trong việc tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong một doanh nghiệp. Giúp bạn có thể thực hiện giám sát hoạt động kinh doanh tốt hơn. Bằng cách giám sát, lập bản đồ quy trình kinh doanh và tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Một doanh nghiệp có thể đánh giá quy trình mà họ cần cải thiện. Sử dụng phần mềm BPM giúp xác định và loại bỏ những vướng mắc đó.
BPM là một hoạt động cải tiến và đánh giá lại quy trình một cách nhất quán. Nó tương tự như tái cấu trúc và cải tiến quy trình kinh doanh.
Phần mềm Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là điều mà tất cả các công ty nên tận dụng khi đưa ra các chiến lược, nhiệm vụ và mục tiêu chung của toàn công ty. Trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bạn nên xác định các lĩnh vực kinh doanh khác nhau có thể hiệu quả hơn với việc sử dụng phần mềm kinh doanh.
Phần mềm BPM sẽ hướng dẫn một doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tốt hơn một quy trình hoặc quy trình công việc nhất định. Bằng cách này, một doanh nghiệp có thể liên tục cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc. Để thực hiện quy trình lớn hơn. Điều này làm cho phần mềm BPM trở thành một trong những công cụ chính để chuyển đổi quy trình kinh doanh.
Lợi ích của phần mềm BPM
Nếu bạn đang tìm kiếm một lợi ích kinh doanh cho các giải pháp này. Thì không có gì khác ngoài những lợi ích sau của phần mềm BPM:
- Tối đa hóa giảm chi phí.
- Phát triển kinh doanh với chiến lược quản lý kinh doanh tích hợp.
- Cho phép tích hợp giữa các doanh nghiệp cho khả năng mở rộng.
- Mở rộng kiểm soát quản lý trên tất cả các công nghệ và hệ thống.
- Thích ứng nhanh với những thay đổi trong quy định, luật pháp và yêu cầu kinh doanh mà không làm chậm quá trình.
- Tạo một môi trường workflow có cấu trúc. Có thể tùy chỉnh để cải tiến quy trình và tự động hóa.
- Giảm thiểu chi phí liên quan đến quy trình nội bộ: Giúp nhân viên mới tăng tốc trên các hệ thống quy trình làm việc, bảng điều khiển và nhiệm vụ. Mở rộng các quy trình cụ thể của bộ phận trong toàn tổ chức. Thực hiện các hoạt động quản lý quy trình kinh doanh mạnh mẽ hơn.
- Tăng cường sự tham gia với khách hàng của bạn bằng cách giảm hiệu quả và cải thiện trách nhiệm.
- Hợp lý hóa (streamline) và tăng tốc tự động hóa quy trình: Trước khi quy trình có thể được tự động hóa, bạn cần hiểu rõ về cách quy trình đó diễn ra trong thực tế, bao gồm cả logic nghiệp vụ làm cơ sở cho mỗi điểm quyết định. Business Process Modeling mở lối cả cách thức diễn ra của quy trình làm việc. Và các mối quan hệ giữa các sự kiện, công cụ và hệ thống trong và giữa các quy trình. Thông qua đó, giúp bạn dễ dàng tự động hóa quy trình công việc một cách hiệu quả ngay lần đầu tiên.
- Truy cập và sử dụng dữ liệu quy trình định lượng: Nếu không có BPM, các nhóm sẽ bị giới hạn trong việc thảo luận và phân tích quy trình công việc. Dẫn tới kết quả là, các nhóm có thể không hiểu chính xác quy trình làm việc.
- Minh bạch hơn trong mọi quá trình: Quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh xác định rõ chủ sở hữu cho các nhiệm vụ trong suốt quá trình. Điều này mang lại tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn trong suốt một quy trình nhất định.
Các loại phần mềm BPM khác nhau
Trước khi bạn chọn giải pháp phần mềm BPM phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Điều quan trọng là phải biết có nhiều loại phần mềm BPM khác nhau. Về cơ bản, phần mềm BPM có 3 loại.
- Ngang: Cách tiếp cận này liên quan đến việc thiết kế và phát triển các quy trình kinh doanh, thường tập trung vào công nghệ thúc đẩy một quá trình.
- Dọc: Dạng phần mềm loại này tập trung vào các tác vụ kinh doanh cụ thể. Với các mẫu dựng sẵn có thể tùy chỉnh cho mọi quy trình. Mục tiêu là làm cho một quy trình hoặc quy trình nghiệp vụ vừa dễ triển khai vừa dễ cấu hình.
- Bộ dịch vụ đầy đủ – Đây là toàn bộ giải pháp nền tảng BPM kết hợp:
- Quá trình khám phá
- Quy trình thiết kế và mô hình hóa
- Phạm vi dự án
- Động cơ công việc
- Động cơ quy tắc kinh doanh
- Nền tảng mô phỏng và thử nghiệm
Ngoài ra, còn có hai loại phần mềm BPM khác nhau khi xem xét từ góc độ triển khai:
- Phần mềm BPM tại chỗ (on-premise). Đây là phương pháp triển khai phần mềm truyền thống cho hầu hết các doanh nghiệp. Nhà cung cấp sẽ cài đặt phần mềm lên máy chủ của khách hàng đặt tại văn phòng của khách hàng. Mọi hoạt động vận hành và backup, đảm bảo an toàn đều do bộ phận IT của doanh nghiệp đảm nhiệm.
- Software as a Service (SaaS). Phần mềm này được cung cấp bởi điện toán đám mây. Và cung cấp các phần mềm tiên tiến, các khả năng theo yêu cầu.
BPM khác với phần mềm tiến trình (Workflow) như thế nào?
Phần mềm tiến trình đơn giản là định tuyến các nhiệm vụ từ người này sang người khác. Một ví dụ về điều này là quy trình Đánh giá Tài liệu. Trong đó, một tài liệu được chuyển từ người này sang người khác. Khi tất cả những người quan tâm đã xem xét tài liệu, quá trình hoàn tất. Bộ quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS – Business Process Management Software) đưa phần mềm quy trình nghiệp vụ lên một cấp độ hoàn toàn mới theo nhiều cách.
- Từ góc độ kỹ thuật, quy trình kinh doanh bao gồm tích hợp không có mã liền mạch với các hệ thống hiện có. Cũng không bao gồm quy tắc kinh doanh, người nhận, dữ liệu kinh doanh hay biểu mẫu.
- BPMS không chỉ cung cấp các khả năng của công cụ định tuyến. Mà còn cung cấp các chức năng vòng đời đầy đủ của quy trình quan trọng bao gồm:
- Process Modeling: Mô hình hóa quy trình. Nó là một biểu diễn đồ họa của quy trình kinh doanh hoặc quy trình làm việc và các quy trình phụ liên quan. Mô hình hóa quy trình tạo ra các sơ đồ hoạt động toàn diện, định lượng và lưu đồ chứa thông tin chi tiết quan trọng về hoạt động của một quy trình nhất định
- Integrated business rules engine: Tích hợp các nguyên tắc (rules) về luồng hoạt động trong doanh nghiệp. Rules về quy trình kinh doanh có thể được tạo lập và cập nhật tách biệt với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Out-of-the Box Forms Designer: Trình thiết kế biểu mẫu theo nhiều cách đặc thù. Cho phép dễ dàng tạo biểu mẫu để mô phỏng các tài liệu ngoại tuyến.
- Process Simulation: Mô phỏng quy trình. Cho phép bạn kiểm tra các quy trình kinh doanh của mình giống như cách người dùng cuối của bạn sẽ sử dụng các quy trình.
- Patented Process Optimization Methodologies (Adaptive Discovery): Các phương pháp tối ưu hóa quy trình đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới, bao gồm Lean Six Sigma.
- Business Activity Monitoring and Reporting: Giám sát và báo cáo hoạt động kinh doanh, trong đó hiển thị các thông tin minh bạch là bắt buộc đối với mọi quy trình.
Phần mềm BPM khác với ERP như thế nào?
Mặc dù các hệ thống ERP mang lại lợi ích lớn trong việc có thể tích hợp các hệ thống và ứng dụng khác nhau, tuy nhiên khả năng chuyển hóa nhanh và linh hoạt các quy trình nghiệp vụ trong ERP vẫn bị hạn chế so với BPM.
ERP hướng tới giải pháp tổng thể bao gồm các phân hệ và chức năng, trong khi đó BPM tập trung vào cách thức tùy chỉnh các tiến trình kinh doanh (Workflow Customization). ERP là phần mềm rộng lớn hơn so với BPM, bao gồm lưu trữ dữ liệu lớn và cung cấp các khả năng hiển thị dữ liệu đến người dùng, mặc dù cả 2 phần mềm này đều hỗ trợ các công cụ khai thác dữ liệu thông minh (BI - Business Intelligence).
Trong thị trường và nền kinh tế ngày nay, điều quan trọng là có thể chuyển hóa nhanh chóng khi quyết định tự động hóa các hệ thống mới. Vì nhiều lý do như chi phí, tài nguyên, lợi thế cạnh tranh… phần mềm BPM cung cấp các thế mạnh trong 4 lĩnh vực chính liên quan đến quy trình kinh doanh:
- Mô hình hóa quy trình
- Tự động hóa
- Quản lý (governance)
- Tối ưu hóa quá trình
BPMS không chỉ cung cấp khả năng tự động hóa quy trình, mà còn cung cấp khả năng tự động hóa và quản lý các quy trình kinh doanh không cần phải viết thêm code (mô hình No-Code, Low-Code). Hơn nữa, phần mềm BPM có khả năng cung cấp các phân tích quy trình kinh doanh trước và sau khi đi vào hoạt động. Đây là một sự khác biệt thực sự so với ERP.
Có thể sử dụng BPM và ERP cùng nhau không?
Câu trả lờilà có. Chúng ta có thể sử dụng các hệ thống này như một giải pháp lai (hybrid) giữa BPM và ERP, hoặc tích hợp cả 2 giải pháp làm 1 hệ thống chung.
Video: Xây dựng các mô hình BPM cho các tính năng trên nền tảng Odoo
Có nhiều nhầm lẫn rằng BPM và ERP thực hiện cùng một công việc giống nhau trong nhiều trường hợp.
Thông thường, BPM được tích hợp vào một hệ thống ERP mở rộng hơn để quản lý những gì ERP không thể. Các chức năng phân tích nâng cao của BPM sẽ hỗ trợ thông tin giúp quy trình được tự vận hành theo cách thông minh hơn, cho phép ERP mở rộng khả năng quản lý trong hệ sinh thái của nó. Nếu được tích hợp đúng cách, cả hai có thể bổ sung cho nhau. Bạn có thể quản lý quy trình tự động theo dõi việc sử dụng tài nguyên và phân công nhiệm vụ cùng với việc cộng tác và lưu trữ dữ liệu tập trung.
Kết Luận
Cho dù bạn chọn BPM, ERP, Workflow hay bất kỳ phần mềm nào khác, bạn đều cần có chiến lược hợp lý. Bạn phải xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu (TCO).
Nhóm các chuyên gia TIGO có hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp ERP, Workflow và BPMN trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngành dọc với các yêu cầu về chức năng tự động hóa quy trình công việc vô cùng phức tạp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đề xuất các phương pháp giải quyết vấn đề "thương đau" (pain points) của doanh nghiệp bạn.
Phạm Đình Trường
Giám đốc kỹ thuật, TIGO Solutions
