Không có phần mềm nào tên là ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng quen thuộc. Nhưng đây là chứng nhận cho quy trình quản lý chất lượng, không phải là phần mềm hay công cụ quản lý. Tuy nhiên, Odoo có thể là công cụ tuyệt vời để quản lý quy trình kiểm soát chất lượng.
Tiêu chuẩn này dựa trên một số nguyên tắc quản lý chất lượng (quality management principles – QMP), bao gồm tập trung mạnh vào khách hàng, động lực và quản lý cấp cao, phương pháp tiếp cận quy trình, và cải tiến liên tục. Sử dụng ISO 9001 đảm bảo rằng, khách hàng có được sản phẩm và dịch vụ phù hợp, chất lượng, từ đó mang lại nhiều lợi ích kinh doanh.
QMP1 – Tập trung vào Khách hàng
Thành công bền vững là khi một tổ chức thu hút và giữ được niềm tin của khách hàng và các bên quan tâm khác. Mỗi sự tương tác của khách hàng cung cấp một cơ hội để tạo ra nhiều giá trị hơn.
Odoo sẽ cung cấp công cụ giúp Nhà cung cấp dịch vụ/hàng hoá thấu hiểu khách hàng hơn, từ nhu cầu hiện tại tới nhu cầu tương lai. Cụ thể, chúng tôi đề xuất như sau:
- Sử dụng ứng dụng helpdesk app để giao tiếp với Khách hàng, và, dùng live chat để thu được nhiều Khách hàng tiềm năng hơn.
- Sử dụng tính năng Đánh giá khách hàng để tính toán sự hài lòng của Khách hàng, khi hoàn thành công việc, khi đóng helpdesk, hay khi giao hàng tới Khách hàng.
- Sử dụng ứng dụng field service app cho các dịch vụ sau bán hàng. Tính năng chính của ứng dụng này là worksheet; người dùng có thể cấu trúc dịch vụ theo yêu cầu của Khách hàng.
- Sử dụng tính năng đánh giá khách hàng để ghi chú mọi sai sót vào trong worksheet.
Khả năng truy gốc của mọi tương tác với khách hàng, sẽ giúp truyền đạt nhu cầu và mong đợi của khách hàng thông qua tổ chức.
QMP2 – Quản lý cấp cao
Thống nhất về phương hướng và mục đích, kết nối con người, xây dựng các chiến lược, chính sách, quy trình và tài nguyên để đạt được mục tiêu. Hầu hết các nguyên tắc lãnh đạo của ISO 9001 được hỗ trợ bởi mọi người và hành vi của họ.
Hỗ trợ người lãnh đạo với quyết định của họ, Odoo cung cấp báo cáo và Bảng điều khiển với tất cả quy trình liên quan tới quy trình và khách hàng. Bằng cách này, người lãnh đạo có thể quyết định thông qua các thống kê và truyền tải quyết định đó bằng biện pháp thực tế.
QMP3 – Kết nối con người
Đề xuất của chúng tôi là, để thực hiện cam kết và truyền đạt mục tiêu, cần phải tích hợp chúng vào trong quy trình thẩm định. Và điều Odoo có thể làm là:
- Việc trao quyền cho nhân viên bắt đầu bằng việc giao tiếp hiệu quả. Một cuộc trò chuyện được nhúng trong mọi ứng dụng, và khiến nhân viên của các dịch vụ / phòng ban khác nhau làm việc hiệu quả.
- Odoo appraisal hoạt động để đánh giá 360 độ. Nó giúp các nhà lãnh đạo đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho các báo cáo trực tiếp của họ, cũng như; nhân viên bày tỏ nhu cầu và cảm xúc của họ với người giám sát của họ.
QMP4 – Huy động nguồn lực
Kết quả dự đoán và thực tế có thể nhất quán, khi các hoạt động được hiểu và quản lý như các chức năng trong một hệ thống kết hợp. Đây là điểm vượt trội mà Odoo có thể hỗ trợ Nhà quản lý.
Các ứng dụng của Odoo là các quá trình liên quan đến nhau. Tất cả các bước của các quy trình được theo dõi trong cuộc trò chuyện, cho phép một tổ chức tối ưu hóa hệ thống và hiệu suất của nó.
Để tuỳ chỉnh hiệu quả quy trình của doanh nghiệp theo như cầu của Khách hàng, Nhà quản lý có thể dùng Odoo Studio app.
Dưới đây là danh sách không đầy đủ các lĩnh vực, mà các quy trình Odoo có thể hỗ trợ vượt ra ngoài các quy trình thông thường, như: CRM-Sales-Invoice, RFQ-Purchasing-Invoice:
- Với Doanh nghiệp sản xuất:
- Bằng việc định nghĩa rõ ràng các Điểm quản lý chất lượng cho từng khâu vận hành, ứng dụng Quality app giúp Nhà quản lý an tâm rằng, sản phẩm từ Nhà cung cấp cũng như sản phẩm làm ra, đạt tới yêu cầu chất lượng. Dựa vào kết quả kiểm soát chất lượng, quá trình cung cấp và sản xuất có thể lặp lại cho tới khi đạt yêu cầu.
- Với ứng dụng Manufacturing app, Nhà quản lý có thể chắc chắn rằng Nhân viện viết phải làm gì và làm như thế nào. Và hệ thống có thể nhận phản hồi trực tiếp nếu có gì đó sai sót.
- Với Doanh nghiệp dịch vụ: Định nghĩa rõ ràng các nhiệm vụ (tasks), lên lịch hành động, và lên kế hoạch sử dụng nguồn lực bằng ứng dụng Planning app. Trong trường hợp Nhà quản lý muốn theo dõi chi phí dự án, nhân viên có thể đăng kí Thời gian biểu (timesheets) để nhận định xem phần nào của dự án hao tổn nhiều chi phí nhất.
- Tuyển dụng (Recruitment ) : Odoo giúp người dùng quản lý dễ dàng, từ những vị trí công việc cần tuyển dụng trên website, tới việc theo dõi quá trình phỏng vấn ứng viên, quản lý chương trình giới thiệu nhân sự.
QMP5 – Tối ưu
Việc tối ưu là cần thiết để một tổ chức cho thể duy trì được hiệu suất nhất định, thích ứng với thay đổi, và tạo ra cơ hội mới
Với các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm vật lý, chúng tôi đề xuất dùng Odoo PLM (Ứng dụng Quản lý vòng đời sản phẩm) để lên kế hoạch, thiết kế, phát triển, và tối ưu sản phẩm. Người dùng tạo các Yêu cầu thay đổi kỹ thuật (Engineering change orders – ECOs) để cập nhật trạng thái chính xác về sản phẩm.
QMP6 – Quyết định có cơ sở
Ra quyết định có thể là một quá trình phức tạp, và luôn liên quan đến một số điều không chắc chắn. Nó thường bao gồm nhiều loại và nguồn đầu vào, cũng như cách giải thích của chúng, có thể mang tính chủ quan. Điều quan trọng là phải hiểu mối quan hệ nguyên nhân và hậu quả và hậu quả không lường trước tiềm ẩn.
Sự kiện, bằng chứng và phân tích dữ liệu, sẽ giúp quyết định khách quan và tự tin hơn. Đây là cách Odoo hoạt động:
- Người dùng Odoo kiểm tra Bảng điều khiển định kì để có cái nhìn tổng quan nhất.
- Khi nhìn thấy phần nào đó bất thường, họ có thể chuyển sang báo cáo dạng pivot và tìm ra nguyên nhân.
- Từ báo cáo này, họ có thể nhấp chuột vào ô bất kì để lấy tài liệu liên quan tới KPIs này.
- Những tài liệu tổng hợp được sẽ xuyên suốt cả quá trình để chỉ ra điều gì đã xảy ra. Thậm chí lưu cả những hành động giao tiếp với Khách hàng!
Bằng cách này, Nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa theo những dữ liệu xác thực.
QMP6 – Quản trị các mối quan hệ
Khách hàng, nhà cung cấp, và nhân viên, ảnh hưởng tới hiệu suất của một tổ chức. Thành công bền vững đạt được khi tổ chức quản lý mối quan hệ với tất cả các bên, để tối ưu hóa tác động của họ đối với hiệu suất. Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp và mạng lưới đối tác có tầm quan trọng đặc biệt.
Ứng dụng Odoo Purchase cho phép bạn theo dõi chỉ số của mọi Nhà cung cấp, theo dõi tương tác với họ. Việc giao tiếp đơn giản hơn, khi các cuộc thảo luận diễn ra trực tiếp trên yêu cầu báo giá hoặc đơn đặt hàng liên quan.
Để việc trao đổi thông tin với các nhà thầu phụ hiệu quả hơn, ứng dụng Documents app và cổng giao thức cho phép chia sẻ mọi tài liệu liên quan với Nhà cung cấp, như kế hoạch, kiểm soát chất lượng, định mức nguyên vật liệu.
Để đo lường việc thực hiện các thay đổi đã được thống nhất trong quy trình chất lượng, có thể dùng ứng dụng Quality app để định nghĩa Điểm kiểm soát cho từng phần của sản phẩm.
Nguồn: dịch từ Odoo.com
