Như các bạn đã biết RACI (Responsible, Accountable, Consult, Inform) là một dạng ma trận sắp xếp vai trò của mỗi team member trong project thông qua RAM responsibility assignment matrix (một trong 3 thành phần của Project Human Resource Management plan).
Xem thêm: Ma trận RACI - công cụ hiệu quả để phân định trách nhiệm trong dự án
Trong PMBOK đề xuất ví dụ của RAM (Responsibility Assignment Matrix) là RACI (Responsible, Accountable, Consult, Inform) matrix, nhưng trên thực tế có rất nhiều ví dụ khác về RAM (Responsibility Assignment Matrix), bài này liệt kê 10 dạng khác của RAM (Responsibility Assignment Matrix).
#1 – ARCI: Approve, Recommend, Consulted, Informed
Một số người thích dùng từ viết tắt ARCI, phản ánh tầm quan trọng của “Trách nhiệm giải trình”.
A – Approve: Decision maker.
R – Recommend: Cung cấp các đề xuất làm một điều gì đó cho một câu hỏi hay một quyết định trong dự án. Suggestion, thông tin của người này đưa ra chưa phải là thông tin cuối cùng.
C – Consulted: Cung cấp các thông tin chuyên môn.
I – Informed: Chịu trách nhiệm thông báo khi có một hành động diễn ra trong dự án.
#2 – CAIRO: Consulted, Accountable, Informed, Responsible, Out of Loop
Bao gồm yếu tố thứ năm: ” Omitted/ Bỏ qua” hoặc “Out of the loop/ Nằm ngoài vòng lặp”. Vai trò này được sử dụng để ám chỉ những người mà bạn quyết định không liên quan đến truyền thông dự án.
A – Accountable: Người giải thích tại sao công việc này cần phải làm.
R – Responsible: Chịu trách nhiệm thực hiện chính.
O – Out of Loop: Có những dự án khó khăn, nặng nề có thể dẫn đến những cuộc thảo luận không hiệu quả hay quyết định khó. Vai trò của người này giúp gỡ rối trong dự án khi bị tắc nghẽn tại một điểm nào đó.
#3 – DACI: Driver, Approver, Contributors, Informer
D – Driver: Chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
C – Contributor: Đảm bảo communication được diễn ra 2 chiều.
#4 – PACSI: Perform, Accountable, Control, Suggest, Inform
P – Perform: Thực hiện công việc.
C – Control: Giám sát công việc.
S – Suggest: Giống Recommend trong ARCI.
#5 – RACI (Responsible, Assist, Consulted, Informed)
Lưu ý đây không phải là RACI (Responsible, Accountable, Consult, Inform), có sự khác biệt trong chữ A, đó là Assist.
A – Assist: Supporter
#6 – RACIQ (Responsible, Accountable, Consult, Inform, Quality)
Q – Quality: A quality review
#7 – RACI-VS (Responsible, Accountable, Consult, Inform – Verifier, Signatory)
Trong một số trường hợp, một vai trò khác được thêm vào, đó là “Verifies/ Xác minh.” Vai trò này đưa ra kiểm tra cần thiết, đảm bảo công việc được thực hiện theo những tiêu chuẩn định trước.
V – Verifier: Xác nhận product đã làm đúng theo yêu cầu.
S – Signatory: Người ký xác nhận hoàn thành deliverables.
#8 – RAPID: Recommend, Agree, Perform, Input, Decision
R – Recommend: Suggestion (người chịu trách nhiệm đề xuất giải pháp).
A – Agree: Chịu trách nhiệm xem xét quan điểm đưa ra bởi Recommend được đồng ý hay không, đôi lúc ta cần một góc nhìn khác.
I – Input: Chịu trách nhiệm cung cấp giá trị đầu vào.
D – Decision: Decision maker (người ra quyết định cuối cùng)
#9 – RASI or RASCI: Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed
Yếu tố thứ năm, “Supportive/ Hỗ trợ”, đôi khi được đặt vào giữa, tạo ra RASCI. Hỗ trợ đề cập đến những người cung cấp nguồn lực và giúp đỡ những người chịu trách nhiệm về công việc.
S – Support: Assist - tương tự như các vai trò trợ lý phát triển dự án PA (Project Assistant)
#10 – RATSI: Responsible, Authority, Task, Support, Informed
R – Responsible: Người chịu trách nhiệm cuối cùng xác nhận công việc hoàn thành.
A – Authority: Decision maker.
T – Task: Người thực hiện công việc.
#11 – PARIS
P – Participate
A – Accountable
R – Review
I – Input
S – Sign
Chú ý: Khác nhau giữa Accountable (chịu trách nhiệm cá nhân) và Responsible (chịu trách nhiệm tập thể).
- Responsible – là những người “thực hiện” công việc được cấp trên giao phó với nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Nhiều người có thể cùng chịu trách nhiệm, hoặc cùng một trách nhiệm được chia sẻ cho nhiều phòng ban khác nhau.
Responsible là những người chịu trách nhiệm cao nhất - Accountable – là người “sở hữu/ làm chủ” công việc. Người này phải ký kết hoặc phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định đã hoàn tất. Giám đốc hay người sáng lập thuộc vai trò này, họ chịu trách nhiệm cá nhân hơn là trách nhiệm tập thể. Những người này lại giao nhiệm vụ cho những người thuộc nhóm Responsible.
Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về so sánh bản chất của 2 thuật ngữ này ở bản gốc tiếng Anh:
The main difference between responsibility and accountability is that responsibility can be shared while accountability cannot. Being accountable not only means being responsible for something but also ultimately being answerable for your actions.
Kết
Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc theo nhóm là đảm bảo mọi thứ đều được thực hiện tốt và hoàn hảo. Bằng cách áp dụng ma trận RACI, bạn có thể lập luận và kiểm tra xem ai chịu trách nhiệm và có trách nhiệm giải trình với từng nhiệm vụ nhóm, đồng thời kiểm tra tính toàn vẹn trong vai trò của mỗi người. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ thiếu sót, chồng chéo và lẫn lộn, điều hành nhóm hiệu quả hơn.
Một khi hiểu được vai trò của mọi người, chịu trách nhiệm và trách nhiệm giải trình, bước tiếp theo là suy nghĩ lên lịch trình cho mọi người để dự án có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.
Via TIGO Solutions
Nguồn tham khảo: infochief, phamthongnhat.com
