Dự án thành công là những dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục. Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như:
- Trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị.
- Nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai làm.
- Quy trình phê duyệt hoặc ra quyết định không rõ ràng.
- Đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm.
- Không có ai là Product Owner (xảy ra thường xuyên với các dự án thuộc phạm vi Nhà nước quản lý)
Vậy làm thế nào để hạn chế các vấn đề phát sinh như trên?
Ma trận RACI là một kỹ thuật nhằm làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị.
Phương án tổ chức phân công này chia ra 4 "nhóm người" theo lần lượt các chữ cái:
R.A.C.I
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt cái dự án, kế hoạch đó. Là người cuối cùng chịu trách nhiệm và có quyền phê duyệt/từ chối/phủ quyết.
C = Consulted: Là người cần đưa ra phản hồi để đóng góp cho một đầu việc. Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có thể hoàn thiện hơn khi làm.
I = Informed: Những người mà có thể không làm gì trong dự án/chiến dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin. Ví dụ như phòng marketing triển khai chương trình gì mà có thể không liên quan trực tiếp đến sales thì phòng sales vẫn nên biết vì có thể khách hàng sẽ hỏi đến.
Phương pháp lập:
Bước 1: Xác định tất cả các công việc liên quan và liệt kê chúng ở phía bên trái của ma trân.
Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công việc/ dự án, liệt kê chúng dọc theo phía trên của ma trận.
Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận, xác định những người có trách nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn và người phải được thông báo cho mỗi công việc.
Bước 4: Chia sẻ, thảo luận và thống nhất ma trận RACI với các bên liên quan trước khi bắt đầu thưc hiện.
Lưu ý: Đảm bảo mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (A).
Như chia sẻ ở trên, với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá KPI.
Ngoài ra, bí mật cuối cùng của RACI sẽ được tiết lộ ở phần công việc cuối cùng, khi chúng ta tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy chữ R. Nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá tải không. Nếu có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá không. Nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày khác còn có chữ làm một thoáng là xong.
Những mẹo giúp tối ưu hóa ma trận RACI
Cách tốt nhất là khi bạn có thể cùng ngồi lại với các thành viên trong nhóm để hoàn thành ma trận này. Một điều nên chắc chắn đó là những người có tên trên RACI đều biết và đồng thuận với các vai trò và trách nhiệm mà bạn đặt ra. Điều này còn giúp bạn kiểm tra để tránh sai sót, nhầm lẫn không đáng có.
Những mẹo này có thể giúp bạn tận dụng tối đa biểu đồ RACI của mình:
- Tập trung vào các nhiệm vụ, cột mốc và quyết định của dự án trong ma trận RACI. Tránh chung chung hoặc hành chính như các cuộc họp nhóm hoặc báo cáo.
- Căn chỉnh các nhiệm vụ trong biểu đồ RACI của bạn với kế hoạch dự án của bạn để không có sự nhầm lẫn về chi tiết và ngày hết hạn.
- Hãy chắc chắn rằng các thành viên được chỉ định thích hợp cho các nhiệm vụ của bạn.
Khi biểu đồ RACI của bạn hoàn tất, hãy xem lại để chắc chắn rằng nó tuân theo các quy tắc đơn giản sau:
- Mỗi nhiệm vụ đều có ít nhất một người thực hiện (R).
- Có một (và chỉ một) bên chịu trách nhiệm (A) được chỉ định cho từng nhiệm vụ để cho phép ra quyết định rõ ràng.
- Không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ có trách nhiệm.
- Nếu bạn có nhiều vai trò C và I trong ma trận của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có một cách dễ dàng và nhẹ nhàng để thông báo cho họ.
Hy vọng, khi đọc hết bài chia sẻ này, bạn sẽ tìm hiểu sâu hơn về những ứng dụng thực tế của ma trận RACI để áp dụng một cách hiệu quả nhất trong công việc nhé.
Đọc thêm: Các biến thể của RACI
Nguồn tham khảo:
