Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của Công nghệ thông tin đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Nhưng có nhiều ứng dụng chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý, có nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng một nguyên nhân vô cùng quan trọng đó là quy trình xây dựng hệ thống thông tin không được trang bị kiến thức cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Người làm phần mềm chưa coi trọng và rất lúng túng trong khâu này dẫn đến những sai sót. Vậy phân tích thiết kế hệ thống thông tin là gì? Trong bài báo này, chúng tôi xin nêu một ví dụ thực tế để minh họa cho ý nghĩa quan trọng của việc phân tích, thiết kế hệ thống.
Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống (system) là một tập quy trình nghiệp vụ liên quan đến nhau, các quy trình này kết hợp với nhau để thực hiện một mục đích cụ thể. Hệ thống bao gồm:
- Hệ thống xử lý giao dịch: xử lý tất cả dữ liệu giao dịch của khách hàng và nhân viên.
- Hệ thống tự động hoá văn phòng: quản lý tất cả các công việc hằng ngày của quản lý văn thư.
- Hệ thống quản lý kiến thức xử lý kiến thức chuyên môn về nhiều chủ đề khác nhau và hỗ trợ chia sẻ kiến thức.
- Hệ thống quản lý thông tin sử dụng dữ liệu giao dịch TPS (Transaction Processing System) của hệ thống xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin.
Sơ đồ hệ thống thông tin xử lí giao dịch. Nguồn: Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân - Hệ thống hỗ trợ quyết định xử lý thông tin để giúp các nhà quản lý đưa ra những lựa chọn phù hợp vào đúng thời điểm.
- Hệ thống hỗ trợ điều hành quản lý tất cả các thông tin bắt buộc cần thiết để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi sự cạnh tranh, theo dõi hiệu suất nội bộ và xác định các cơ hội tăng trưởng.
Ví dụ: Hệ thống quản lý kho lưu giữ thông tin của các lần cung cấp, hệ thống tính lương lưu giữ thông tin về các lần thanh toán.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là gì?
Là quy trình để phát triển và bảo trì một ứng dụng hế thống thông tin với mục đích nâng cao hiệu quả công việc. Ví dụ: ứng dụng quản lý kho cho nhà sách để theo dõi số sách tồn kho của những cuốn bánh chạy, ứng dụng quản lý lương theo dõi mức lương hệ tại của nhân viên,…
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác như IBM, PepsiCo, Sony để tạo ra và duy trì các hệ thống thông tin nhằm thực hiện các chức năng kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp như quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và tính doanh thu.
Vậy tại sao chúng ta cần phải phân tích hệ thống? Phân tích hệ thống giúp mang lại sự thay đổi cho tổ chức và con người, giúp tổ chức thành công, hiểu được cần thay đổi những gì, biết được cách thay đổi phù hợp với tình trạng hiện tại. Để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ta cần trải qua 6 giai đoạn:
- Khảo sát dự án
- Phân tích hệ thống (đặc tả yêu cầu cho hệ thống mới)
- Thiết kế
- Xây dựng
- Kiểm thử
- Triển khai và bảo trì
Làm thế nào để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin?
Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần tích hợp để thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu chung và cung cấp thông tin, kiến thức và các sản phẩm kỹ thuật số.
Các hệ thống thông tin được cấu thành bởi 4 thành phần chính gồm có: nhiệm vụ, con người, cấu trúc (hoặc vai trò) và công nghệ, đây là 4 thành phần cơ bản nhất của hệ thống thông tin được cấu thành từ trước đến nay.
Một hệ thống thông tin (dựa trên máy tính) về cơ bản là một IS (Information Systems) sử dụng công nghệ máy tính để thực hiện một số hoặc tất cả các nhiệm vụ theo kế hoạch của nó. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin dựa trên cơ sở của máy tính là: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, quy trình.
Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng tạo nên cái được gọi là nền tảng công nghệ thông tin. Nhân viên công nghệ thông tin sử dụng các thành phần để tạo ra các hệ thống thông tin theo dõi, đánh giá rủi ro và quản lý dữ liệu.
Kết luận
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng trong quy trình xây dựng phần mềm vì có được cái nhìn đầy đủ, đúng đắn, chính xác về hệ thống thông tin sẽ xây dựng trong tương lai nhằm thuận lợi cho việc sửa chữa, bổ sung và phát triển hệ thống khi có yêu cầu. Ngoài ra, quá trình thực hiện nhiệm vụ phân tích thiết kế đủ dài sẽ giúp chúng ta tránh được những sai lầm trong thiết kế, cài đặt ở giai đoạn triển khai.
