Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin là gì?
Thu thập thông tin là quá trình bao gồm các bước: xác định nhu cầu của thông tin, tìm kiếm nguồn thông tin, tập hợp những thông tin phù hợp với yêu cầu nhằm đáp ứng được mục đích đã xác định trước.
Xử lý thông tin là quá trình chọn lọc, điều chỉnh, đối chiếu, biên tập sao cho phù hợp với yêu cầu và mục đích đã đưa ra trước đó. Đây là bước quan trọng để nâng cao chất lượng, tránh quá tải và nhiễu thông tin.
Lợi ích khi thành thạo kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
Đây được xem là một trong những kỹ năng cần thiết mà bạn nên tìm hiểu, vì nó được ứng dụng cao trong cả học tập và công việc. Một số lợi ích mà nó mang đến khi bạn sử dụng kỹ năng thu thập và xử lý thông tin một cách thông thạo, cụ thể như:
- Xác định được bản chất của các thông tin sự việc. Từ đó có thể đưa ra các phương án, giải pháp đúng đắn cho công việc cần giải quyết.
- Nâng cao kỹ năng tư duy trong tìm kiếm, giải quyết thông tin.
- Thông tin sau khi xử lý, chắt lọc có tính tin cậy cao và chất lượng. Giúp ích cho học tập và công việc mang tính chất cần sự khách quan.
- Giúp bạn có tầm nhìn rộng rãi, hiểu biết nhiều hơn và nắm bắt được những thông tin một cách nhanh nhạy.
Phương pháp áp dụng kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
Xác định nhu cầu đảm bảo thông tin
Trong sự đa dạng của thông tin hiện nay, việc xác định đúng nhu cầu của thông tin sẽ đảm bảo thu thập thông tin được trọng tâm, cần thiết và phù hợp với từng mục đích công việc khác nhau. Khi xác định nhu cầu đảm bảo thông tin, bạn có thể đưa ra các câu hỏi để dễ hình dung hơn, bao gồm: Vấn đề đang giải quyết cần đến những thông tin nào? Hiện còn chưa đủ những nội dung gì? Những thông tin nào là quan trọng, cần thiết nhất? Ngoài ra, bạn nên dựa trên các nguyên tắc sau để xác định nhu cầu đảm bảo thông tin:
- Liên hệ ngược: Thông tin cần được tiếp cận đa chiều, phải được khai thác từ nhiều khía cạnh để đảm bảo tính khách quan cho thông tin.
- Đa dạng tương xứng thông tin: Xác định nhu cầu của thông tin cần gắn liền với bản chất của vấn đề đang xử lý.
- Phân cấp đảm bảo thông tin: Xác định thông tin hợp lý, tránh những tin ngoài lề, không liên quan đến công việc cần giải quyết.
- Hệ thống mở: Thông tin được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau giúp tiếp cận vấn đề được đa chiều, toàn diện hơn.
Xác định các kênh và nguồn thông tin
Khi thông tin đã được xác định nhu cầu đảm bảo, bạn cần phân loại các thông tin. Xem chúng được thu thập từ các kênh và nguồn nào để đánh giá tính chân thực của nó. Một số kênh và nguồn mà bạn nên tìm hiểu để xác định thông tin:
- Hồ sơ tài liệu: Đây là nguồn thông tin có tính khả dụng cao, có giá trị trong phục vụ công việc.
- Sách báo, tạp chí, internet, truyền hình: Đây được xem là một nguồn tin quan trọng. Thông tin từ sách báo, internet,… tuy chuyên sâu nhưng chưa có tính cập nhập đầy đủ. Vì vậy bạn có thể tham khảo, nghiên cứu thêm những nguồn tin khác để đảm bảo tính tin cậy cho thông tin.
- Quan sát: Đây là phương pháp khi bạn cần thu thập thông tin về một đối tượng nhất định. Thông tin từ nguồn này có tính hiệu lực và thu được kết quả cao. Quan sát còn được xem là con đường ngắn nhất để tiếp cận với thông tin hiện thực, đem lại nguồn tin cụ thể, xác thực và sinh động hơn.
- Phỏng vấn: Thông tin từ nguồn phỏng vấn có thể được sử dụng trong các mục đích công việc như: luận văn, phóng sự, điều tra, phỏng vấn, khảo sát,…Đây là nguồn tin có mức độ tin cậy và tính khách quan cao.
- Khảo sát: Đây là nguồn tin một chiều, mang tính chủ quan, vì vậy bạn cần tham khảo thêm những nguồn khác để đảm bảo tính tin cậy cho thông tin.
Tổng hợp và phân tích thông tin
Những thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, bạn cần tổng hợp, phân loại và sắp xếp chúng theo từng nội dung, vấn đề, lĩnh vực một cách hệ thống.
Phân tích, so sánh và đối chiếu các thông tin với nhau để xác định tính tin cậy và khách quan từ đó xem xét sự phù hợp hoặc mâu thuẫn để tìm ra cơ sở giải quyết vấn đề.
Bạn có thể xử lý thông tin theo quy trình như sau:
- Tập hợp và phân loại thông tin theo từng vấn đề.
- Phân tích, kiểm tra độ chính xác của thông tin.
- Cung cấp và phổ biến thông tin đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin.
- Lưu trữ thông tin cần thiết để phục vụ cho các vấn đề sau này.
Bên cạnh đó, để xử lý thông tin một cách hiệu quả, cần loại bỏ những yếu tố nhận xét, bình luận và các nội dung mang tính dư luận xã hội để tránh việc tin tức chưa khách quan.
Kết luận
Có thể thấy, thông thạo kỹ năng thu thập và xử lý thông tin sẽ giúp phục vụ trực tiếp cho công việc. Cụ thể là dựa vào thông tin để đưa ra các kế hoạch, quyết định nhanh chóng và đúng đắn cho các vấn đề. Đối với những công việc cần đến nhiều thông tin khác nhau để giải quyết, thì kỹ năng này sẽ là một phần lợi thế giúp bạn hoàn thiện việc dễ dàng hơn.
