Cơ cấu dự án chuyên trách (Dedicated Project Team) là gì? Ưu điểm, hạn chế và ứng dụng trong outsourcing?

Cơ cấu dự án chuyên trách (tiếng Anh: Dedicated Project Team) là tổ chức các đội dự án làm việc chuyên trách cho dự án và tách biệt với các hoạt động của công ty mẹ.

Mô hình phân cấp các phòng phát triển dự án phần mềm
Mô hình phân cấp các phòng phát triển dự án phần mềm

Cơ cấu dự án chuyên trách

Khái niệm

Cơ cấu dự án chuyên trách trong tiếng Anh được gọi là Dedicated Project Team.

Cơ cấu dự án chuyên trách là tổ chức các đội dự án làm việc chuyên trách cho dự án và tách biệt với các hoạt động của công ty mẹ. 

Đặc điểm

Trong cơ cấu dự án chuyên trách các công ty thường bổ nhiệm nhà quản  dự án và những nhân sự chủ chốt làm việc toàn thời gian và liên tục cho đến khi dự án kết thúc. 

Cán bộ dự án thường làm việc trong một môi trường biệt lập hoàn toàn về vật  với các hoạt động khác của công ty. 

Các dự án nghiên cứu & phát triển các sản phẩm mới quan trọng thường được tổ chức theo cơ cấu dự án chuyên trách.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

1. Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn – các nguồn lực đã được phân bổ theo yêu cầu của dự án cho nên việc tổ chức và quản  các hoạt động của dự án đơn giản hơn do không bị phụ thuộc và ảnh hưởng bởi các bộ phận chức năng của công ty mẹ.

2. Dự án được thực hiện nhanh - thời gian thực hiện dự án ngắn do các thành viên làm việc chuyên trách cho dự án và các vấn đề liên quan nhanh được ra quyết định.

3. Tính gắn kết cao – do các thành viên dự án làm việc cùng với nhau cho nên cùng có chung mục tiêu và có động lực làm việc tốt.

4. Tính tổng thể cao – do các cán bộ dự án thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau đều được phân công làm việc chuyên trách cho dự án cho nên việc thảo luận trao đổi chia sẽ thông tin về các vấn đề liên quan của dự án sẽ diễn ra nhanh và trực tiếp hơn.

Quản lý team chuyên biệt có sự khác biệt lớn so với mô hình quản lý theo chức năng (functional management)?
Quản lý team chuyên biệt có sự khác biệt lớn so với mô hình quản lý theo chức năng (functional management)?

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

1. Chi phí thực hiện dự án cao – do các nguồn lực được dành riêng cho việc thực hiện các hoạt động dự án cho nên giá thành thực hiện thường cao. Các dự án nhỏ thường không được tổ chức dưới dạng dự án chuyên trách do hiệu suất sử dụng nguồn lực không cao.

2. Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của công ty mẹ - do dự án hoạt động một cách biệt lập với phần còn lại của công ty mẹ cho nên dễ xảy ra tình trạng không nhất quán giữa mục tiêu và kết quả của dự án với mục tiêu của công ty mẹ

3. Hạn chế về chuyên môn – do dự án hoạt động biệt lập nên các vấn đề chuyên môn thường giới hạn trong đội dự án cho nên nếu không duy trì tốt các mối quan hệ chuyên môn với các bộ phận chức năng khác của công ty mẹ thì các vấn đề về chuyên môn vượt quá năng lực của đội dự án có thể chậm được khắc phục.

4. Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án – cán bộ dự án làm việc tách biệt trong một thời gian dài với các bộ phận còn lại của công ty cho nên có thể có khó khắn nhất định trong việc hoà nhập trở lại sau khi dự án kết thúc.

Mô hình chuyển nhượng outsourcing team tạo nên chuyên nghiệp và 2 bên cùng có lợi (win-win)

Dedicated model còn được gọi là hình thức thuê một đội ngũ kỹ sư ưu tú ở nước ngoài trong một thời gian nhất định. Nhóm này sẽ tập trung phát triển phần mềm cho một dự án lâu dài.

Nếu đối tác là khách hàng nước ngoài có nhu cầu cần xây dựng phần mềm lâu dài (thường nhiều hơn 2 năm), các doanh nghiệp phần mềm sẵn sàng cho chuyển nhượng team sang onsite cùng khách hàng. Ngoài ra doanh nghiệp có networking tốt với talent pool, có thể build team nhanh chóng thì doanh nghiệp đó dễ dàng đáp ứng những yêu cầu mới, yêu cầu thay đổi hệ thống, các chương trình đào tạo dựa theo đơn đặt hàng của khách hàng.

Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, mô hình Dedicated Team có đặc trưng riêng.
Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, mô hình Dedicated Team có đặc trưng riêng. 

Loại hình này phù hợp với những khách hàng đang tìm kiếm một đội offshore ổn định, có chuyên môn và trình độ cao, nhiều kinh nghiệm phát triển. Khách hàng có toàn quyền quyết định về việc phát triển liên quan đến dự án. Khách hàng có thể thoải mái assign cho các kĩ sư họ đã chọn bất kì công việc nào.

Dedicated model sẽ áp dụng cách tính chi phí dựa vào số nhân lực dùng cho việc phát triển dự án trong tháng. Do vậy loại này thích hợp cho các dự án có yêu cầu phức tạp.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Category