Doanh nghiệp của bạn có một phòng quản lý dự án với các nhân sự chuyên trách, chỉ làm công việc quản lý dự án. Một doanh nghiệp khác lại tổ chức bộ máy quản lý dự án bằng cách huy động nhân sự từ các bộ phận chức năng để triển khai dự án. Việc hình thành cấu trúc tổ chức nhân sự quản lý dự án trong mỗi doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau dựa trên yêu cầu, đặc trưng cũng như mong muốn của mỗi doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm:
- Span of Control – Một nhà quản lý nên có bao nhiêu nhân viên trong tầm hạn kiểm soát?
- PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản trị doanh nghiệp?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý độc giả các mô hình tổ chức quản lý dự án điển hình cũng như ưu nhược điểm của mỗi mô hình.
Mô hình tổ chức dự án dạng chức năng?
Mô hình tổ chức dự án dạng chức năng (Nguồn: Pmbok)
Trong mô hình này, các trưởng phòng chức năng sẽ được nhóm lại để quản lý dự án (trưởng phòng kinh doanh, kỹ thuật, tài chính...) với những yêu cầu kỹ năng, kiến thức phù hợp. Một nhân sự được chọn ra để hỗ trợ công việc cho các trưởng phòng chức năng trong điều phối dự án.
Các trưởng phòng chức năng sẽ kiêm nhiệm, vừa quản lý công việc chuyên môn của phòng mình đồng thời dành thời gian tham gia vào các công việc của dự án.
Ưu điểm:
- Tận dụng được kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn sâu của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
- Dễ dàng huy động các nguồn lực trong doanh nghiệp từ các bộ phận khác nhau.
- Kết thúc dự án, nhân sự dự án sẽ quay trở lại công việc chuyên môn của mình.
Nhược điểm:
- Nhân sự dự án không chuyên trách.
- Không có người quản lý dự án chuyên trách. Một người điều phối công việc dự án thường chỉ đóng vai trò giúp việc và hỗ trợ dự án.
- Các trưởng phòng chức năng thường ưu tiên công việc chuyên môn của phòng hơn công việc của dự án.
- Khi có xung đột về lợi ích, rất khó để dàn xếp giữa các trưởng phòng chức năng và cần sự can thiệp của cấp cao hơn.
Mô hình tổ chức dự án dạng dự án?
Mô hình tổ chức dự án dạng dự án (Nguồn: Pmbok)
Trong mô hình này, các bộ phận trong doanh nghiệp được xây dựng với vai trò duy nhất là thực hiện các công việc của dự án. Một dự án sẽ do một nhóm nhân viên thực hiện chuyên trách. Trưởng nhóm đó là người quản lý dự án, các nhân sự còn lại làm việc toàn thời gian cho dự án. Trong mô hình này sẽ không có sự tham gia của các trưởng phòng chức năng. Người quản lý dự án có thẩm quyền cao nhất, quyết định mọi vấn đề của dự án. Một nhân sự điều phối dự án sẽ hỗ trợ công việc cho phòng dự án.
Ưu điểm:
- Nhân sự quản lý dự án tập trung hoàn toàn cho công việc dự án giúp thúc đẩy dự án tốt nhất.
- Người quản lý dự án có quyền lực cao nhất trong dự án sẽ dễ dàng và nhanh chóng triển khai công việc dự án, đưa ra quyết định khi cần.
Nhược điểm:
- Không tận dụng được kinh nghiệm và chuyên môn của các bộ phận khác.
- Phải xây dựng đội ngũ nhân viên dự án mạnh về chuyên môn và kinh nghiệm ở tất cả các khía cạnh cần thiến của dự án.
- Kết thúc dự án nhân sự của bộ phận dự án sẽ bị giải thể.
- Phải có một số lượng dự án đủ nhiều để tận dụng hết năng lực của các phòng dự án. Tránh tình trạng ít dự án, công việc dẫn đến nhân sự dự án chờ việc.
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận?
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận tận dụng được ưu điểm của hai mô hình tổ chức dự án dạng chức năng và dự án. Mô hình này hầu hết được các tổ chức hiện nay sử dụng để hình thành bộ phận quản lý dự án. Mô hình ma trận được chi làm ba cấp độ: Ma trận yếu; Ma trận cân bằng; Ma trận mạnh.
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận yếu:
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận yếu (Nguồn: Pmbok)
Mô hình ma trận yếu có các đặc điểm gần giống với mô hình tổ chức dạng chức năng. Trong mô hình này sẽ không có vai trò quản lý dự án mà chỉ có người điều phối dự án. Nhân sự quản lý dự án được huy động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự này kiêm nhiệm triển khai công việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của mình. Sức mạnh của điều phối dự án sẽ không bằng sức mạnh của các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án.
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận cân bằng:
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận cân bằng (Nguồn: Pmbok)
Mô hình ma trận câng bằng xuất hiện vai trò quản lý dự án với sức mạnh cân bằng với các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án. Nhân sự quản lý dự án cũng được huy động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự này vẫn kiêm nhiệm triển khai công việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của mình.
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận mạnh:
Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận mạnh (Nguồn: Pmbok)
Mô hình ma trận mạnh có các đặc điểm gần giống với mô hình tổ chức dạng dự án. Trong mô hình này người quản lý dự án trực thuộc phòng dự án chuyên trách và báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận dự án của doanh nghiệp. Nhân sự dự án được huy động từ nhân sự các bộ phận chức năng. Các nhân sự này kiêm nhiệm triển khai công việc dự án và công việc của bộ phận chức năng của mình. Sức mạnh của quản lý dự án sẽ cao hơn sức mạnh của các trưởng phòng chức năng trong các quyết định dự án.
Để hiểu hơn đặc trưng của các mô hình tổ chức dự án, mời bạn xem bảng tổng hợp thông tin dưới đây. Trong bảng này sẽ so sánh: Thẩm quyền của quản lý dự án; Mức độ sẵn có nguồn lực dự án; Ai là người quản lý ngân sách dự án; Vai trò của quản lý dự án; Nhân viên quản lý dự án.
So sánh các mô hình tổ chức quản lý dự án (Nguồn: Pmbok)
Trên đây là khái niệm về các mô hình tổ chức quản lý dự án trong doanh nghiệp. Tùy vào quy mô tổ chức, điều kiện thực hiện triển khai và năng lực hiện tại, bạn có thể thiết kế mô hình cấu trúc phù hợp cho từng giai đoạn, đảm bảo độ linh hoạt cần thiết giúp duy trì bộ máy tổ chức hoạt động trơn tru, hiệu quả.
Via vnpmi
