PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản trị doanh nghiệp?

PMO là gì?

PMO (Project Management Office) là phòng quản lý dự án. Trong một doanh nghiệp lớn, có nhiều dự án thực hiện đồng thời, phức tạp thì nên thành lập phòng quản lý dự án (PMO).

Một doanh nghiệp cũng có thể lập ra nhiều phòng PMO, mỗi phòng PMO quản lý một nhóm các dự án: Dự án IT, dự án hạ tầng viễn thông, dự án tiếp thị bán hàng …

Không nhất thiết phải đặt tên là PMO, có những doanh nghiệp họ đặt tên khác như: QMS (Quality Management System), CDO (Corporate Development Office), …

Tại sao cần PMO?

Khi có nhiều dự án chạy đồng thời, liên quan hàng trăm, hàng ngàn người tham gia dự án, mỗi dự án có công nghệ khác nhau, nhiều công nghệ mới, phức tạp…

Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc đảm bảo kết quả tốt nhất, đồng đều cho các dự án của mình.
Lãnh đạo không thể có đủ thời gian đi xử lý sự cố cho từng dự án.
Các sai lầm của một dự án không thể để diễn ra ở nhiều dự án khác.
Các tri thức của các dự án đã qua cần lưu lại để phục vụ cho các dự án tương lai. Việc này đặc biệt hiệu quả ngay cả khi các PM đã chuyển đi công ty khác.
Mỗi khách hàng đưa ra muôn vàn các yêu cầu khắt khe về cấp độ chuyên nghiệp, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Thực trạng của doanh nghiệp trước khi có PMO

Quản lý theo kiểu tùy hứng, mạnh ai nấy làm, thiếu một mô hình quản lý một cách có hệ thống.
Vấn đề “hệ thống” ở đây cần phải được xây dựng bởi tổ chức có tính ảnh hưởng rộng xuyên suốt nhiều đơn vị, cần có sự cam kết, chỉ đạo, quyết định từ cấp cao nhất trong tổ chức.
Không thể tái sử dụng các tài nguyên, tri thức kinh nghiệm, tài sản mềm... của doanh nghiệp. Không thể hình thành một mô hình kinh tế tuần hoàn thu nhỏ cho doanh nghiệp nhằm giảm lãng phí tối đa các yếu tố kém hiệu quả.

Vì vậy phòng PMO là cần thiết, và là cánh tay đắc lực, trực tiếp làm việc và báo cáo cho lãnh đạo cấp cao nhất trong tổ chức.

Vai trò của PMO

Vai trò lớn nhất của PMO là việc lập các kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (Strategic Role). Đó là khi PMO làm việc với các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trên của công ty để lựa chọn ra những dự án phù hợp nhất với những mục tiêu phát triển chiến lược của công ty và cũng mang lại lợi nhuận cao nhất.
Vai trò quan trọng được coi là đặc trưng của PMO là Governance Role. Đây là điều không thể thiếu với mọi PMO với nhiệm vụ là giám sát các dự án đang thực thi để đảm bảo đúng quy trình, thủ tục cần có của dự án.
Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng những Guides, Templates hay Project Portfolio Tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.
Vai trò cuối cùng của PMO là nơi lưu giữ tất cả những dữ liệu, thông tin về dự án (Historical, Organization Asset).
Trong quá trình làm công tác thanh tra, giám sát, bạn sẽ phải dùng nhiều những guides, templates hay project portfolio tools để trợ giúp cho các Project Manager quản lý theo đúng quy trình của PMO.

Quyền hạn của PMO

Quản lý sự phụ thuộc (interdependence) giữa project, program, portfolio.
Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem liệu tổ chức có đạt được mục tiêu – chiến lược hay không.
Giúp cung cấp tài nguyên.
Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp.
Theo dõi việc tuân thủ quy trình tổ chức.
Cung cấp giao tiếp tập trung đối với các dự án.
Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm và phân bổ/làm cho các dự án khác có thể tái sử dụng được bài học kinh nghiệm này.
Cung cấp các mẫu tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.
Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.
Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
Một phần của CCB (Change Control Board – ban kiểm soát thay đổi).
Là một bên liên quan (stakeholder) trong project team.
Sắp xếp ưu tiên các dự án (Project Prioritization).

Thiết lập mô hình nào cho PMO?

Với mỗi phòng PMO, chúng ta nên chọn một trong 3 mô hình hoạt động tiêu biểu (có đề cập trong cuốn cẩm nang quản lý dự án quốc tế - PMBOK 6^th Edition – page 48):

Mô hình 1: Hỗ Trợ (supportive)

Trách nhiệm chính của phòng PMO là tư vấn, hỗ trợ, giúp đỡ dự án có thể theo yêu cầu của dự án, yêu cầu của quản lý hay lãnh đạo. Ví dụ:

Cung cấp các hệ quy trình chuẩn để chọn lựa: quy trình (process), thủ tục (procedure), biểu mẫu (template), hướng dẫn (guideline), công cụ (tool).
Giúp tư vấn chọn phương pháp quản lý (project management approach, project life cycle), chọn và điều chỉnh công cụ (tool) quy trình quản lý (process).
Thiết lập và xây dựng hệ thống đo lường cho dự án.
Đào tạo để hiểu và áp dụng hệ thống công cụ và quy trình đã chọn.
Quản lý kho tri thức của dự án trước (bài học kinh nghiệm, thành công, danh sách rủi ro, dữ liệu về năng suất (Productivity) có thể giúp trong quá trình ước lượng, lập kế hoạch…
Cung cấp các bài học (Lessons Learnt) hay kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất (Best Practice), phân loại các loại rủi ro (Risk) trên các dự án tương đồng.
Chia sẻ các giải pháp, sản phẩm hay một phần sản phẩm của các dự án trước đã xây dựng để có thể tái sử dụng.
Giới thiệu nguồn lực phù hợp.

Quyền hạn:

Tư vấn, giúp đỡ dự án là chính, không bắt buộc các dự án cần có sự tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, quy định, quy trình, biểu mẫu….
PMO có trách nhiệm thiết lập “kho” gồm những “tài sản” quan trọng cho dự án được tích lũy trong các dự án đã qua để cung cấp lại cho các dự án hiện tại hay dự án mới khi có yêu cầu. “Kho” ở đây chính là OPA (Organizational Process Asset) được đề cập rất nhiều trong PMBOK. Trên cơ sở đó, với kiến thức và kinh nghiệm QLDA để giúp đỡ, hỗ trợ dự án khi cần.

Mô hình 2: Kiểm soát (Controlling)

Trách nhiệm chính của phòng PMO:

Bao gồm trách nhiệm ở mức Supportive nêu trên.
Nghiên cứu, xây dựng thêm các hệ thống quy trình quản lý dự án đạt chuẩn chất lượng quốc tế: Agile/Scrum, CMMI L3, CMMI L5, PMO, Prince 2…
Nghiên cứu các mô hình phát triển tinh gọn (LEAN), các mô hình chất lượng quy chuẩn Nhật Bản (Sigma, Kaizen, TQM...).
Yêu cầu các dự án áp dụng các hệ thống quy trình chuẩn (có điều chỉnh - tailoring) từ các hệ quy trình chuẩn.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát định kỳ để đảm bảo dự án áp dụng đúng, đủ và chất lượng trên hệ quy trình đã xây dựng. Các lỗi phát hiện liên quan đến các vấn đề không tuân thủ (non-compliance) phải có hành động cụ thể nhằm sữa chữa, khắc phục, phòng ngừa.
Điều phối chia sẻ nguồn lực giữa các dự án.
Đưa ra các nguyên tắc quản trị dự án bắt buộc cho từng loại dự án, định kỳ và thời gian báo cáo, tính toán kết quả dự án…) và đảm bảo dự án thực hiện đầy đủ các nguyên tắc quản trị này.
Chuẩn hóa, tăng hiệu quả hệ thống báo cáo, giám sát xuyên suốt trong tổ chức
Lấy phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan (stakeholders) quan trọng nhằm đưa ra các cải tiến thay đổi tích cực cho dự án.
Điều phối các bộ phận hỗ trợ như nhân sự, kế toán, quản trị…. trong suốt quá trình vận hành dự án.
Quản lý hợp đồng, đo lường, phân tích, đánh giá kết quả dự án, tỷ lệ dự án thành công hay thất bại. Hiệu quả kinh tế trên từng hợp đồng.
Xây dựng hệ thống công cụ giám sát dự án trong tổ chức để ban quản trị dễ dàng và nhanh chóng quan sát tình hình dự án hay ra quyết định kịp thời.

Quyền hạn: Mức độ kiểm soát, ảnh hưởng đến dự án cao hơn quyền hạn của mô hình PMO supportive. PMO tại mô hình này bao gồm các trách nhiệm: Tư vấn, hỗ trợ, điều phối, kiểm soát (đưa ra các quy trình chuẩn, nguyên tắc quản trị, yêu cầu sự tuân thủ từ phía dự án).

Mô hình 3: Chỉ đạo, trực tiếp điều hành và quản lý dự án (Directive)

Bạn hãy hình dung PMO lúc này là phòng có nhân viên cấp cao như các quản lý dự án (PM), quản lý danh mục dự án (Program Manager)... Chịu trách nhiệm nêu ra ở mức controlling và có thêm trách nhiệm trực tiếp quản lý các dự án trong tổ chức.

Khi có dự án mới, PMO Head sẽ chỉ định ai sẽ có trách nhiệm quản lý dự án nào.

Khi một dự án có vấn đề nghiêm trọng, PMO trực tiếp đến xử lý.
PMO điều hành nguồn lực nhằm tối ưu hiệu quả các dự án đặc biệt các dự án quan trọng, có tính chiến lược.
Đưa ra các định hướng chiến lược tổng thể nhằm cải tiến nâng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp: Đào tạo, phát triển con người, quản lý năng lực, năng cao năng suất chất lượng sản phẩm…

Quyền hạn: Mô hình này PMO có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất. Chịu trách nhiệm về hiệu quả thực hiện dự án, thành công hay thất bại của dự án. Phòng ban này là hình mẫu của tất cả các nhóm dự án xét trên bình diện về tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án. Bản thân PMO Head nếu không chuyên nghiệp, thì cũng không thể đòi hỏi các PM phải chuyên nghiệp.

Nên chọn mô hình nào?

Không có công thức nào cho sự lựa chọn này, tuy nhiên có thể xây dựng một quy trình phát triển bền vững đi đi từ thấp đến cao: Supportive => Controlling => Directive. Mô hình controlling có lẽ sẽ phù hợp hơn với nhiều doanh nghiệp. Lý do là cho dù quy trình sản xuất có tự động hóa ở cấp độ nào đi nữa, vẫn rất cần một nhóm các chuyên gia giám sát để hạn chế các hậu quả do mất kiểm soát gây ra.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn:

Mong muốn từ quản lý và lãnh đạo.
Số lượng, độ phức tạp của các dự án.
Trình độ của đội ngũ quản lý và hiệu quả của các dự án hiện tại.
Năng lực của phòng PMO.
Hạ tầng, điều kiện hiện có của doanh nghiệp.

Quy mô và năng lực của PMO?

Nhân viên phòng PMO cần có khả năng và năng lực cũng như kinh nghiệm về quản trị dự án, hiểu biết về kinh doanh, có kỹ năng đào tạo, có kỹ năng mềm.

Số lượng bao nhiêu hoàn toàn phụ thuộc vào mục tiêu, trách nhiệm đặt ra cho PMO trong từng khoảng thời gian cụ thể.

Hãy xem PMO là một project hay program, quản trị nó như một project hay một program vậy).

Trong đề thi PMP có thể hỏi về quyền hạn (Authority) của PMO. Bạn cần cẩn thận bị nhầm lẫn với quyền hạn của Project Manager (PM). PMO là một bộ phận thuộc tổ chức, chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Ngoài ra, trong đề thi PMP có thể hỏi bạn các loại PMO hay dạng thể PMO là gì khi đưa ra dữ kiện. Lúc này bạn cần phải xác định PMO là dạng Supportive, Controlling hay Directive.

Tổng hợp kiến thức quản lý dự án PMP.