Bạn hiểu outsourcing là gì? Outsourcing hay thuê ngoài xảy ra khi một doanh nghiệp trả tiền cho một nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thay vì thực hiện công việc tại công ty.
Cách làm này bắt đầu từ những năm 1970 và trở nên phổ biến vào những năm 1990 như một cách để các công ty giảm chi phí nội bộ của họ.
Các loại công việc thuê ngoài phổ biến
Loại hình công việc thuê ngoài phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của doanh nghiệp và ngành nghề mà họ hoạt động. Các hoạt động thuê ngoài phổ biến nhất bao gồm:
- Viết nội dung
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng
- Tiếp thị
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản trị nhân sự
- Kế toán
- Kỹ thuật
- Nghiên cứu và thiết kế
- Dịch vụ lập trình máy tính
- Tuân thủ thuế
- Tài chính
- Quản lý đào tạo
Outsourcing đề cập đến việc các nhiệm vụ của công ty được giao cho một nhà thầu bên ngoài. Đây có thể là các nhiệm vụ riêng lẻ, các lĩnh vực cụ thể hoặc toàn bộ quy trình kinh doanh.
Lợi ích của outsourcing là gì?
Tiết kiệm chi phí
Lợi ích rõ ràng và dễ thấy nhất liên quan đến việc thuê ngoài là tiết kiệm chi phí. Bạn có thể hoàn thành công việc của mình với chi phí thấp hơn và chất lượng tốt hơn.
Đôi khi chi phí mua thiết bị hoặc cần một địa điểm mới có thể rất cao. Trong những trường hợp này, thuê ngoài sẽ tiết kiệm chi phí hơn là mở rộng hoạt động nội bộ.
Không cần tuyển dụng
Khi outsourcing, bạn có thể dễ dàng tránh được việc mất thời gian, tiền bạc và năng lượng cần thiết cho việc tuyển dụng nhân viên. Thay vì phỏng vấn vô số ứng viên hoặc chờ đợi để tuyển được đúng người, bạn có thể tự mình giải quyết vấn đề.
Xem qua danh sách các dịch vụ phù hợp, bạn có thể dễ dàng tìm thấy sự hỗ trợ mà bạn cần. Bạn cũng không cần phải đầu tư vào việc đào tạo nhân viên những kỹ năng mới. Mặt khác, nhân viên cũng có thể rời đi bất cứ lúc nào. Bạn chắc chắn tránh được rủi ro này bằng cách thuê ngoài.
Gia tăng hiệu quả
Một trong những khía cạnh có lợi nhất của thuê ngoài là bạn có thể chọn một công ty hoặc nhóm chuyên về một lĩnh vực, bộ kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể.
Ví dụ, nếu một công ty đang tìm kiếm các chuyên gia công nghệ có hiểu biết sâu sắc về một ngôn ngữ lập trình cụ thể, họ có thể tìm thấy một dịch vụ công nghệ thông tin chuyên nghiệp phù hợp. Điều này giúp gia tăng hiệu quả đáng kể.
Tập trung vào các khía cạnh cốt lõi
Việc thuê ngoài các quy trình kinh doanh sẽ giúp giải phóng năng lượng của bạn và cho phép bạn tập trung vào việc xây dựng thương hiệu, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển cũng như cung cấp các dịch vụ có chất lượng cao hơn.
Nhược điểm của thuê ngoài
Mặc dù có một số lý do để thuê ngoài, nhưng cũng có những bất lợi đối với việc này. Vậy hạn chế của outsourcing là gì?
Thời gian và nỗ lực
Không nên xem nhẹ quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Cần có thời gian để nghiên cứu, thử nghiệm và lựa chọn đối tác phù hợp. Bạn cần phân bổ thời gian cho cả việc lựa chọn nhà cung cấp và đảm bảo rằng họ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nhà cung cấp không còn khả năng phục vụ
Điều này có thể xảy ra vì một số lý do bao gồm nhà cung cấp quyết định họ không muốn cung cấp dịch vụ cho bạn nữa hoặc họ ngừng kinh doanh. Tin tốt là vấn đề này thường có thể dễ dàng được khắc phục bằng cách tìm một nhà cung cấp mới.
Rủi ro bảo mật
Bất cứ khi nào bạn liên quan đến ai đó mới trong doanh nghiệp của mình, cho dù đó là nhân viên mới, đối tác kinh doanh mới hay nhà cung cấp mới, bạn sẽ gặp nhiều nguy cơ về bảo mật. Thuê ngoài cũng không ngoại lệ. Đối với bất kỳ hoạt động tương tác kinh doanh nào, bạn cần phải tăng cường bảo mật để giảm thiểu rủi ro nếu quyết định thuê ngoài.
Những vấn đề về chất lượng
Bạn không thể cho rằng nhà cung cấp thuê ngoài của bạn được thúc đẩy bởi cùng một sứ mệnh và tiêu chuẩn thúc đẩy công ty của bạn. Chưa kể, họ cũng không có niềm đam mê đối với dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn. Trọng tâm của họ là tạo ra lợi nhuận từ việc cung cấp dịch vụ cho bạn và các doanh nghiệp khác.
Để đảm bảo chất lượng công việc, bạn nên ghi rõ các mục tiêu mà nhà cung cấp dịch vụ phải đáp ứng. Ngoài ra, thường xuyên có các cuộc họp và đánh giá để đảm bảo tiến độ thỏa đáng cho cả hai bên trong quá trình thuê ngoài.
Mất quyền kiểm soát chức năng thuê ngoài
Bằng cách giao một chức năng kinh doanh của bạn cho một người bên ngoài, bạn sẽ có được lợi thế khi nhờ một chuyên gia làm việc đó cho bạn, cho phép bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất.
Điều này phải trả giá bằng việc mất một số quyền kiểm soát đối với chức năng đó vì bạn sẽ cần để lại một số quyền tự do kiểm soát với nhà cung cấp để thực hiện mọi việc theo cách họ thấy phù hợp.
Nếu bạn không làm như vậy, nhà cung cấp sẽ không hoạt động hiệu quả và bạn sẽ không nhận được kết quả tốt từ họ. Nếu quyết định thuê ngoài, bạn cần phải làm việc với nhà cung cấp của mình để tìm ra sự cân bằng phù hợp.
Có thể mất nhiều chi phí hơn
Tiết kiệm chi phí là lý do chính mà hầu hết các công ty quyết định thuê ngoài, nhưng bạn cần lưu ý về các chi phí tiềm ẩn có thể xảy ra.
Hợp đồng thuê ngoài phải bao gồm các chi tiết của dịch vụ mà công ty thuê ngoài sẽ cung cấp. Bất cứ điều gì có thể xảy ra sau đó trong mối quan hệ, và không được đề cập trong hợp đồng, sẽ cấu thành các khoản phí bổ sung.
Thuê ngoài mang lại nhiều lợi thế, nhưng cũng có thể gây khó khăn nếu không được thực hiện đúng cách hoặc chọn đúng nhà cung cấp. Nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể tránh được bằng cách có một hợp đồng thuê ngoài bao gồm các thỏa thuận cấp độ dịch vụ, khung thời gian và đo lường cũng như thỏa thuận đền bù nếu không đáp ứng đúng.
Nếu bạn đang muốn thuê ngoài thì tìm hiểu outsourcing là gì cùng với những ưu điểm và hạn chế sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.
Trâm Nguyễn
