Công việc của ERP Specialist là gì?

-A A +A

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nói đơn giản là một hệ thống quản lý doanh nghiệp. ERP Specialist là người chuyên đưa ra giải pháp để kết nối nhu cầu người dùng với các chức năng của hệ thống.

Đọc phỏng vấn của ITviec với chị Trương Ánh Hồng – ERP Specialist tại Be Group để biết:

  • ERP là gì? ERP giúp ích gì cho các công ty?
  • Công việc của người làm ERP Specialist là gì?
  • Mức lương và cơ hội nghề nghiệp của ERP Specialist?
  • ERP Specialist có cần phải biết code không?

ERP là gì?

ERP là gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nói đơn giản là một hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Nếu em tìm kiếm trên Google thì sẽ có nhiều nguồn tài liệu nói bài bản hơn. Nhưng chị sẽ lấy ví dụ để em dễ hình dung.

Nhắc đến phần mềm kế toán, người ta sẽ nghĩ ngay đến MISA. Và MISA chỉ chuyên về kế toán thôi nên nếu muốn chuyển dữ liệu từ phía bán hàng về phía kế toán thì cần phải sử dụng đến một phần mềm trung gian khác để đẩy dữ liệu về. Việc này tương đối mất thời gian. 

Với hệ thống ERP thì tất cả các module như mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán, kho bãi… đều được liên kết với nhau hết. Nếu em nhập dữ liệu trên module bán hàng thì kế toán cũng xem được ngay chứ không cần phải chờ đợi.

Những lợi ích của ERP là gì?

Sau khi đã chia sẻ ERP là gì, chị Hồng cũng chia sẻ thêm những lợi ích mà chị nhận thấy ở ERP:

  • Cung cấp thông tin tức thời. 
  • Tập trung công việc giữa các bộ phận, phòng ban với nhau, tạo thành luồng thông tin xuyên suốt, minh bạch.

Ngoài ra, ERP còn sở hữu những ưu điểm sau:

  • Tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp.
  • Tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
  • Giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình doanh nghiệp để đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp, dựa vào các báo cáo số liệu nhanh chóng, kịp thời.
  • ERP có khả năng thay đổi tùy biến theo sự phát triển của thị trường.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí. Điển hình như: chi phí vận hành, chi phí nhân công,…
  • Quản lý tốt nguồn lực và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Cũng phải kể đến những nhược điểm của ERP:

  • Chi phí triển khai ERP lớn.
  • Mất rất nhiều thời gian và nguồn lực cho việc triển khai ERP.

Cách áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp để đạt hiệu quả

  • Xác định mục tiêu: Cần biết rõ lý do và mục tiêu của doanh nghiệp khi triển khai ERP? Nhằm hướng đúng mục tiêu và có kế hoạch thực hiện rõ ràng để đạt được mục tiêu đề ra.
  • Hiểu doanh nghiệp: Cần nắm rõ quy trình làm việc của doanh nghiệp, để đề ra các giải pháp phù hợp và bám sát thực tế.
  • Lập kế hoạch chi tiết: Dự án thành công hay không phụ thuộc lớn vào việc tuân thủ kế hoạch đề ra.
  • Kết nối: Xác định vai trò của các Stakeholder, tạo sự đồng thuận giữa tất cả những thành viên tham gia dự án hướng đến cùng mục tiêu chung là đưa dự án đến thành công. Con người là yếu tố tiên quyết để thực hiện được mục tiêu.

Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng ERP, tuy nhiên khi triển khai ERP thì Doanh nghiệp cần có một số điều kiện như ý số 1 như: Xác định mục tiêu, đã có quy trình doanh nghiệp, có nguồn lực để thực hiện.

ERP Specialist là gì?

Khi đã nắm rõ ERP là gì, cùng ITviec tìm hiểu những vị trí IT làm việc trong hệ thống ERP nhé!

ERP Specialist là người chuyên đưa ra giải pháp để kết nối nhu cầu người dùng với các chức năng của hệ thống.

Chị nghĩ là vì nghề này bắt buộc chị lúc nào cũng phải suy nghĩ và tư duy để tìm ra giải pháp, xử lý vấn đề, đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Đó là điều chị không tìm thấy ở công việc cũ – công việc hàng ngày hầu như đều lặp lại giống nhau, rất lâu mới gặp tình huống phức tạp cần suy nghĩ.

Ngoài ra, trong hệ thống ERP còn có một chức vụ gọi là ERP Developer. ERP Developer là những bạn chuyên code cho hệ thống ERP, họ sẽ nhận bản design (thiết kế) từ ERP Specialist và thực hiện.

Khác với ERP Developer, ERP Specialist không nhất thiết cần một bạn biết code, biết lập trình các ngôn ngữ… chứ không phải là không dính dáng đến tech (công nghệ). ERP Specialist là người quản lý hệ thống thì phải có kiến thức về công nghệ thông tin, về hệ thống thì mới quản lý nó được.

Công việc hằng ngày của ERP Specialist là gì?

  • Tiếp nhận vấn đề từ tất cả người dùng mà mình đang hỗ trợ.
  • Đánh giá những yêu cầu từ phía người dùng đối với hệ thống.
  • Thiết kế và đưa ra giải pháp đối với những yêu cầu phù hợp từ người dùng.
  • Triển khai hệ thống: đào tạo và hướng dẫn người dùng sử dụng.
  • Làm việc trực tiếp với vendor để đảm bảo dự án triển khai đúng chất lượng, thời hạn và yêu cầu của người dùng.
  • Chủ động xem xét những lợi ích mà hệ thống có thể mang lại người dùng và đề xuất triển khai.

Kỹ năng và tố chất cần thiết của một ERP Specialist

Theo chị thì bạn cần có một số yếu tố sau đây:

  • Tốt nghiệp ngành CNTT hoặc kinh tế tài chính để có thể hiểu về công nghệ và cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Sở hữu những kỹ năng quan trọng: làm tài liệu tốt, có khả năng đào tạo người dùng, kỹ năng quản lý, kỹ năng ra quyết định và làm hài lòng khách hàng.

Khi đã theo nghề này, ERP Specialist giúp chị phát huy các kỹ năng sở trường của mình về làm tài liệu, làm hài lòng khách hàng và kỹ năng ra quyết định.

Chị Hồng gợi ý một vài tài liệu tham khảo chị thường xuyên “nghiền ngẫm” trong suốt sự nghiệp:

 

Mức lương và cơ hội nghề nghiệp của ERP Specialist

Chị thấy nhu cầu tuyển dụng ERP Specialist còn thấp. Tuy nhiên, nếu công ty nào thực sự cần vị trí này thì em sẽ giữ vai trò quan trọng trong công ty.

Lương trung bình cho một bạn làm ERP Specialist sẽ nằm trong khoảng 1000-1500 USD.

ERP Specialist trong ngành IT nói gì?

Khi chị mới làm việc tại Be Group được 2 tuần thì có nhận được yêu cầu từ sếp là làm lại master data sao cho gọn, đẹp. Master data là những dữ liệu liên quan đến: vendors (nhà cung cấp), customer (khách hàng), employees (nhân viên), item (hàng hóa),…

Khi chị xem file về employees (nhân viên) thì chị thấy nội dung khá sơ sài. Mỗi khi có người mới vào công ty làm việc thì người phụ trách chỉ tạo ID, thêm họ tên, gán email và tài khoản là xong. Cá nhân chị thì muốn quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân viên: về hợp đồng làm việc, bộ phận quản lý, cấp bậc, thông tin cá nhân,…

Vậy là chị tạo một file Excel mới bao gồm danh sách các nhân viên với nội dung đã chỉnh sửa. File này bao gồm các trường thông tin như đã nói ở trên và có thêm 1 cột là Inactive, chị đang ghi nhận “Yes” (tức là chưa kích hoạt).

Để cập nhật tất cả các thông tin trên file Excel lên hệ thống ERP, chị dùng công cụ gọi là Import CSV. Chỉ cần import file là hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin mà không cần tạo từng nhân viên một.

Lúc này, đáng lẽ chị phải để Inactive là “No” nhưng chị lại để “Yes” và import vào hệ thống.

Thế là toàn bộ user của hệ thống (tất cả các nhân viên đang dùng hệ thống của công ty) bị cắt quyền truy cập, trong đó có chị. Lúc đó, các phòng ban đồng loạt gửi tin nhắn và báo lỗi về, một sai lầm hết sức ngớ ngẩn làm ảnh hưởng khá nhiều đến công việc của users.

Thông thường những trường hợp như thế này sẽ nhờ đến sự trợ giúp từ phía vendor nhưng không may là vendor cũng nằm trong danh sách này nên họ cũng không thể truy cập hệ thống và làm gì được.

Rốt cuộc thì phía vendor phải liên hệ cho hãng Oracle nhờ hỗ trợ. Và sự cố cũng được xử lý 1 tiếng sau đó.

Sau sự việc đó thì chị rút ra bài học là đối với việc import thông tin mà liên quan đến người dùng hoặc phân quyền trên hệ thống thì phải luôn chia batch – chia nhỏ theo số lượng user và theo thời gian nhất định. 

Ví dụ: Danh sách employees có 50 người thì chia thành 5 nhóm nhỏ, mỗi nhóm 10 người, cho vào 1 file. Import nhóm này thành công thì mới chuyển qua nhóm khác.

Để khi rủi ro xảy ra, mình vẫn có user khác ở công ty để backup và có thời gian để xử lý, rút kinh nghiệm trước khi chạy cho batch tiếp theo.

Tiểu sử:

Chị Hồng tốt nghiệp ngành Tài chính kế toán tại trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật. Sau khi ra trường, chị làm công việc Kế toán tổng hợp được khoảng 3 năm thì bất ngờ rẽ sang con đường khác.

Ban đầu, chị gia nhập FPT Software với vị trí ERP Functional Consultant chỉ đơn giản vì “bạn bè rủ rê” và đã có chút kinh nghiệm về ERP trước đó. Nhưng sau hơn 4 năm làm việc, chị phát hiện ra mình thực sự yêu thích công việc này và quyết định theo đuổi nó. Hiện tại, chị đang làm vị trí Project Manager tại Gimasys. Trước đó, chị từng là ERP Specialist tại Be Group JSC.

Nguồn: itviec

Category
Giải Pháp ERP cho Doanh Nghiệp

Tags