Là một loại tài liệu chính thức (formal document), thường không quá dài; xác định mục đích và cấu trúc của một dự án, các điểm thảo luận (points of discussions), các vấn đề cần xem xét (pending points), các vấn đề cần giải quyết hay bất cứ một tập các thông tin nào khác nhằm hoàn thành các mục tiêu chung (objective) của dự án. ToR là tài liệu đầu vào của hầu hết các dự án trong các gói thầu cơ quan chính phủ, tập đoàn, tổ chức phi chính phủ...
ToR có thể bao gồm các mục sau :
Background : Bối cảnh dự án, mục đích chung và tất cả tài liệu tham khảo cần lưu ý khi tiến hành công việc.
Objectives : Phần này sẽ trả lời câu hỏi : Cần đạt được cái gì ? Vấn đề nào cần được giải quyết ?
Scope : Phần này sẽ mô tả ngắn gọn phạm vi công việc. Các điểm chính trong phần này sẽ bao gồm các lĩnh vực như :
- Yêu cầu các hệ thống kỹ thuật (Technical systems)
- Các tiến trình kinh doanh (Business Processes) sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
- Yêu cầu về hardware, software.
- Dự án sẽ tiến hành ở đâu, vị trí nào bị ảnh hưởng và địa điểm nào sẽ nằm ngoài phạm vi dự án.
- Bên thứ ba sẽ tham gia vào dự án.
- Ai sẽ bị ảnh hưởng, những đội nhóm, cá nhân nào sẽ nằm ngoài phạm vi ảnh hưởng.
Constraints : Mô tả ngắn gọn các hạn chế của dự án như khoản thời gian, ngân sách, các nguồn lực sẵn có hoặc bất kỳ khuôn khổ pháp luật nào cần xem xét.
Assumptions : Bao gồm bất kỳ giả định nào trong ToR. Đó là những điều chưa biết chắc chắn nhưng sẽ ảnh hưởng tới dự án sau này.
Roles and Responsibility : Cho biết những cá nhân cụ thể sẽ chịu trách nhiệm về công việc nào.
Deliverables : Mô tả ngắn gọn dự án mang lại kết quả gì dưới dạng liệt kê.
Thí dụ:
FAQ - Hỏi đáp về ToR
Phụ lục điều khoản tham chiếu (ToR - Terms of reference) là gì?
TOR là tài liệu giải thích mục tiêu, phạm vi công việc, hoạt động và nhiệm vụ được thực hiện, trách nhiệm tương ứng của nhà thầu và các bên liên quan, kết quả dự kiến và khả năng thực hiện của nhiệm vụ.
Vì sao ToR lại quan trọng?
ToR quan trọng bởi vì không ai tài trợ hoặc ủy quyền cho một dự án mà không có ý tưởng rõ ràng về đầu ra/kết quả sẽ là gì. Nếu bạn là một nhà tư vấn bên ngoài, bạn muốn biết khách hàng thực sự muốn làm gì, những yêu cầu nào đã được "chốt" hay các tính năng nào khả thi, đấu ra nào có thể đo lường được, có thể thẩm định được hiệu quả thực tế. Và cuối cùng là mối quan tâm khi nào dự án hoàn thành và khi nào chạy thật (go-live).
ToR ảnh hưởng như thế nào đến quá trình đấu thầu?
TOR là tài liệu quan trọng và được sử dụng chính thức như là một tài liệu đầu vào cho các dự án đấu thầu, đặc biệt các dự án được tài trợ quốc tế do ToR là quy định chung cho các mối quan hệ hợp tác quốc tế. Theo sau ToR, các phụ lục hoặc các tài liệu được cung cấp cùng với TOR này được ban hành trong quá trình lựa chọn nhà thầu, tìm kiếm một bộ (các) giải pháp, (các) dịch vụ, tài liệu và/hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của chúng.
ToR là tài liệu dành cho ai?
ToR là một trong những căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp (nếu có), tuy nhiên như tên gọi của nó, ToR là tài liệu tham chiếu, không có tính pháp lý như hợp đồng. Nếu không có giải quyết tranh chấp, các bên sẽ không tham chiếu ToR, mà thay vào đó tài liệu Specs của dự án sẽ được dùng để nghiệm thu dự án.
ToR là một phần trong RFP giải thích phạm vi công việc, các hoạt động triển khai, các nhiệm vụ sẽ được thực hiện bởi đơn vị tư vấn được chủ đầu tư lựa chọn. Như vậy có thể nói ToR là tài liệu được đơn vị tư vấn quan tâm từ đầu dự án cho đến khi kết thúc.
Ai là người viết ToR?
ToR được khởi xướng bởi một đơn vị vận hành hoặc người chịu trách nhiệm cung cấp bản tóm tắt dự án (project brief, tạm dịch là "đầu bài cơ sở" của dự án). Bất kỳ dự án nào cũng cần có lý do, nhưng quan trọng hơn, ai là người khởi xướng hoặc ủy thác dự án và báo cáo sau đó. Trong một công ty, những người khởi xướng có thể là một người trong ban giám đốc.
TOR có phải là RFP (Request For Proposal) không?
TOR không phải là RFP. TOR là một tài liệu thuộc về RFP giải thích phạm vi công việc, hoạt động, nhiệm vụ sẽ được thực hiện theo hợp đồng có quan hệ trực tiếp tới RFP.
Sự khác biệt giữa TOR và hợp đồng là gì?
Hợp đồng là liên kết pháp lý giữa đơn vị (chủ đầu tư) ký kết hợp đồng với nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Trong khi đó TOR có quan hệ với hợp đồng theo nghĩa: TOR là căn cứ quan trọng để triển khai các dịch vụ trên hợp đồng đó.
Nguồn tham khảo :
