Bảng câu hỏi khảo sát là một phương pháp thu thập dữ liệu thông qua các đáp án cho một chuỗi các câu hỏi. Để lập bảng câu hỏi khảo sát, bạn sẽ phải bỏ nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng phương pháp lập câu hỏi khảo sát từng bước một, bạn sẽ có một phương tiện thu thập dữ liệu hữu hiệu từ các câu hỏi khảo sát.
PHẦN 1 - Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát
1.1. Xác định mục tiêu của bảng khảo sát. Loại thông tin mà bạn cần thu thập qua bảng khảo sát là gì? Mục đích chính của bạn là gì? Bảng khảo sát có phải là cách tốt nhất để thu thập thông tin đó không?
- Đặt câu hỏi khảo sát. Bạn có thể đặt một câu hoặc nhiều câu hỏi, nhưng phải nhằm đúng trọng tâm của bảng khảo sát.
- Đặt ra một hoặc nhiều giả thuyết mà bạn muốn trắc nghiệm. Các câu hỏi trong bảng khảo sát phải nhằm mục tiêu kiểm tra các giả thuyết một cách có hệ thống.
1.2. Chọn một hoặc nhiều kiểu câu hỏi. Tùy thuộc vào thông tin bạn muốn thu thập, có nhiều kiểu câu hỏi có thể đưa vào bảng khảo sát, mỗi kiểu có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Sau đây là các kiểu câu hỏi phổ biến dùng trong bảng khảo sát:
- Câu hỏi phân đôi: Đây thường là kiểu câu hỏi với hai đáp án “có/không”, nhưng cũng có thể là “đồng ý/không đồng ý”. Đây là câu hỏi nhanh nhất và đơn giản nhất để phân tích, nhưng không phải là phương pháp nhạy bén nhất.
- Câu hỏi mở: Các câu hỏi này cho phép đối tượng khảo sát trả lời bằng lời của mình. Kiểu câu hỏi này có thể hữu ích khi bạn muốn tìm hiểu cảm nghĩ của người được khảo sát, nhưng khó sử dụng để phân tích dữ liệu. Kiểu câu hỏi mở nên dùng để hỏi những câu như “tại sao.”
- Câu hỏi có nhiều lựa chọn: Các câu hỏi kiểu này bao gồm ba (hoặc nhiều hơn) đáp án khác nhau và yêu cầu đối tượng chọn một hoặc nhiều đáp án. Các câu hỏi có nhiều lựa chọn sẽ cho kết quả phân tích dễ dàng hơn, nhưng có thể không cung cấp cho người trả lời khảo sát đáp án mà họ muốn.
- Câu hỏi xếp hạng (hoặc phân thứ bậc): Kiểu câu hỏi này yêu cầu người được khảo sát xếp hạng hoặc phân thứ bậc cho các mục nhất định trong một tập hợp. Ví dụ, câu hỏi có thể yêu cầu người trả lời khảo sát xếp hạng từ ít quan trọng nhất đến quan trọng nhất cho năm mục. Những kiểu câu hỏi này giúp phân hạng các lựa chọn, nhưng không xác định được lý do tại sao người được khảo sát xếp hạng như vậy.
- Câu hỏi đánh giá mức độ: Các câu hỏi này cho phép người trả lời đánh giá một vấn đề nào đó theo một thang đo cho sẵn. Bạn có thể cung cấp một thang đo có số lựa chọn tích cực và tiêu cực tương đương, ví dụ như từ “rất đồng ý” đến “rất không đồng ý.” Các câu hỏi này rất linh hoạt, nhưng cũng không trả lời được câu hỏi “tại sao.”
1.3. Lập các câu hỏi cho bảng khảo sát. Các câu hỏi cho bảng khảo sát phải rõ ràng, chính xác và trực tiếp. Điều này sẽ đảm bảo bạn nhận được những câu trả lời tốt nhất từ đối tượng khảo sát.
- Viết ra các câu hỏi ngắn gọn và đơn giản. Bạn không nên viết những câu phức tạp hoặc dùng thuật ngữ, vì điều này sẽ gây khó hiểu cho đối tượng khảo sát và dẫn đến những câu trả lời không chính xác.
- Mỗi lần chỉ hỏi một câu. Điều này sẽ giúp bạn tránh sự nhầm lẫn.
- Thận trọng khi hỏi những thông tin riêng tư hoặc “nhạy cảm”. Những thông tin này có thể đơn giản như tuổi tác hay cân nặng, hoặc phức tạp như tiền sử tình dục.
- Những câu hỏi kiểu này thường đòi hỏi bạn phải dùng chế độ ẩn danh hoặc mã hóa thông tin mà bạn thu thập được.
- Quyết định xem liệu có nên đưa câu trả lời như “tôi không biết” hoặc “không phù hợp với tôi” vào câu hỏi khảo sát không. Các câu này cho phép người được khảo sát không trả lời một số câu hỏi, nhưng cũng có thể dẫn tới tình trạng thiếu thông tin và gây khó khăn cho việc phân tích dữ liệu.
- Đặt câu hỏi quan trọng nhất lên đầu bảng khảo sát. Như vậy bạn sẽ thu thập được các thông tin quan trọng nhất, cho dù người trả lời có thể xao lãng sau đó.
1.4. Hạn chế độ dài của bảng khảo sát. Cố gắng lập bảng khảo sát thật ngắn gọn. Bạn sẽ có nhiều cơ hội được trả lời hơn với một bảng khảo sát ngắn, do đó bạn cần lập bảng càng ngắn gọn càng tốt nhưng vẫn có khả năng thu thập các thông tin cần thiết. Nếu có thể lập bảng khảo sát chỉ cần 5 câu hỏi, bạn hãy làm như vậy!
- Chỉ đưa vào các câu hỏi đáp ứng mục tiêu nghiên cứu của bạn một cách trực tiếp. Bảng khảo sát không phải là cơ hội để thu thập đủ loại thông tin về đối tượng được hỏi.
- Tránh đặt các câu hỏi không cần thiết. Điều này có thể khiến người trả lời khó chịu.
1.5. Xác định nhóm đối tượng mục tiêu. Liệu có nhóm đối tượng nhất định nào bạn muốn nhắm đến không? Nếu có, tốt nhất là bạn nên xác định điều này trước khi phân phát bảng khảo sát.
- Nghĩ xem liệu bạn có muốn thu thập thông tin từ cả hai đối tượng nam và nữ không. Một số nghiên cứu chỉ khảo sát đối tượng nam hoặc nữ.
- Xác định xem liệu bạn có muốn thu thập thông tin từ người lớn và cả trẻ em không. Nhiều cuộc khảo sát chỉ nhắm vào một độ tuổi nhất định.
- Cân nhắc các độ tuổi của đối tượng mục tiêu. Ví dụ, bạn có thể đặt ra nhóm người thành niên trẻ tuổi là các đối tượng từ 18 đến 29 tuổi, nhóm người trưởng thành có độ tuổi 30-54, và nhóm người lớn tuổi gồm những đối tượng trên 55 tuổi.
- Cân nhắc xem điều gì khiến một người trở thành đối tượng khảo sát của bạn. Họ có cần lái xe không? Họ có cần bảo hiểm y tế không? Họ có con nhỏ dưới 3 tuổi không? Bạn cần hiểu thật rõ về điều này trước khi phân phát bảng khảo sát.
1.6. Đảm bảo rằng bạn có khả năng bảo vệ quyền riêng tư. Lập kế hoạch bảo vệ quyền riêng tư của đối tượng khảo sát trước khi bắt đầu viết các câu hỏi. Điều này là một phần rất quan trọng đối với nhiều dự án nghiên cứu.
- Cân nhắc lập bảng khảo sát ẩn danh. Bạn có thể không hỏi tên của người trả lời câu hỏi. Đây là một bước mà bạn có thể thực hiện để bảo vệ quyền riêng tư của đối tượng khảo sát nhưng vẫn có thể đoán được đặc tính của những người đó qua các thông tin nhân khẩu học khác (như tuổi tác, các đặc điểm thể chất hoặc mã số).
- Cân nhắc gỡ bỏ danh tính của người được khảo sát. Đặt cho mỗi bảng khảo sát (cũng là mỗi người được khảo sát) một con số hoặc một chữ riêng biệt, và chỉ dùng những chữ và số này như một danh tính mới. Hủy mọi thông tin cá nhân có thể dùng để xác định danh tính.
- Nhớ rằng bạn không cần phải thu thập nhiều thông tin nhân khẩu học để có thể nhận diện một người nào đó. Người ta có thể ngại ngần khi cung cấp những thông tin này, do đó bạn sẽ có nhiều cơ hội tìm được nhiều người đồng ý trả lời khảo sát hơn bằng cách ít đưa ra các câu hỏi nhân khẩu học (nếu có thể).
- Đảm bảo hủy mọi thông tin nhận dạng sau khi hoàn tất khảo sát.
PHẦN 2: Viết bảng khảo sát
2.1. Giới thiệu bản thân. Bạn cần giới thiệu bản thân và trình độ chuyên môn của mình. Nói rõ rằng bạn làm việc một mình hay là một thành viên trong nhóm. Nêu tên của cơ quan hoặc công ty giao cho bạn nhiệm vụ thu thập dữ liệu. Sau đây là một số ví dụ:
- Tôi tên là Nguyễn Phương Thanh, một trong số những người lập bảng khảo sát này. Tôi là một thành viên của khoa tâm lý học trường đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn thành phố Hồ Chí Minh. Tôi đang tập trung nghiên cứu sự phát triển nhận thức ở trẻ vị thành niên.
- Tôi là Trần Văn Quỳnh, sinh viên năm 3 của trường đại học Hà Nội. Bảng khảo sát này là một phần trong bài thi cuối kỳ của tôi trong môn thống kê.
- Tôi là Mai Xuân Đào, chuyên viên phân tích thị trường cho công ty X. Tôi đang tiến hành khảo sát về thái độ đối với việc sử dụng chất kích thích tại Việt Nam trong nhiều năm qua.
2.2. Diễn giải mục đích của bảng khảo sát. Nhiều người sẽ không trả lời bảng khảo sát nếu họ không hiểu mục đích của nó. Bạn không cần giải thích dài dòng; vài câu ngắn gọn sẽ đem lại hiệu quả. Sau đây là một số ví dụ:
- Tôi đang thu thập dữ liệu liên quan đến thái độ đối với việc kiểm soát súng đạn. Thông tin này được thu thập cho lớp X khoa nhân học của trường đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn Hà Nội.
- Bảng khảo sát này sẽ đưa ra 15 câu hỏi về thói quen ăn uống và tập thể dục của anh/chị. Chúng tôi đang nghiên cứu sự tương quan giữa thói quen ăn uống lành mạnh, tập thể dục thường xuyên và các trường hợp ung thư ở người lớn tuổi.
- Bảng khảo sát này sẽ hỏi anh/chị về trải nghiệm gần đây của anh/chị trên các chuyến bay quốc tế. Trong bảng khảo sát sẽ có ba phần với những câu hỏi về số chuyến đi của anh/chị gần đây và cảm nhận của anh/chị về các chuyến đi đó cũng như dự định cho những chuyến đi của anh/chị trong tương lai.
2.3. Diễn giải về việc bạn sẽ làm với dữ liệu thu thập được. Bạn thu thập các dữ liệu này cho một dự án của lớp hay để công bố? Các dữ liệu này có được dùng trong nghiên cứu thị trường không? Tùy vào mục đích sử dụng dữ liệu thu thập được từ bảng khảo sát, sẽ có các yêu cầu khác nhau mà bạn cần lưu ý trước khi phân phát bảng khảo sát.
- Lưu ý rằng, nếu bạn thu thập thông tin cho trường đại học hoặc để công bố, có thể bạn cần xin phép hội đồng xét duyệt định chế của tổ chức mà bạn đang làm việc trước khi bắt đầu khảo sát. Hầu hết các trường đại học đều có hội đồng xét duyệt, và thông tin của hội đồng này thường có trên trang web của trường.
- Nhớ rằng minh bạch bao giờ cũng là điều tốt nhất. Bạn cần phải trung thực về cách sử dụng dữ liệu thu thập được.
- Viết lời đồng ý nếu cần thiết. Ghi chú rằng bạn không thể bảo đảm bí mật, nhưng bạn sẽ làm hết khả năng để bảo vệ thông tin của họ.
2.4. Ước tính độ dài của bảng khảo sát. Trước khi ai đó ngồi xuống trả lời bảng khảo sát, bạn nên cho họ biết họ sẽ mất 10 phút hay 2 tiếng để hoàn thành. Nếu cung cấp thông tin này ngay từ đầu, bạn sẽ có nhiều cơ hội nhận được các bảng khảo sát hoàn chỉnh hơn.
- Tự làm bảng khảo sát và canh thời gian, sau đó ước tính rằng có người làm lâu hơn, có người làm nhanh hơn.
- Đưa ra một khoảng thời gian tương đối thay vì thời gian cụ thể. Ví dụ, bạn nên nói rằng bảng khảo sát sẽ mất khoảng 15-30 phút để hoàn thành thay vì nói mất 15 phút khiến cho một số người bỏ dở giữa chừng.
- Đây cũng là một lý do để viết bảng khảo sát ngắn gọn! Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi xin mọi người 20 phút khảo sát thay vì đến 3 tiếng.
2.5. Đề cập đến quà tặng. Quà tặng là bất cứ thứ gì bạn có thể tặng cho người trả lời khảo sát như một phần thưởng sau khi hoàn thành. Quà tặng có thể bao gồm nhiều loại: tiền, phần thưởng họ mong muốn, phiếu quà tặng, kẹo, v.v… Tặng quà cũng có mặt lợi và mặt hại.
- Quà tặng có thể thu hút những đối tượng không phù hợp cho cuộc khảo sát. Hẳn là bạn không muốn nhận thông tin từ những người trả lời quấy quá cho xong để lấy quà. Đây là một nhược điểm của việc tặng quà.
- Quà tặng giúp khuyến khích những người có thể không muốn trả lời khảo sát nếu không có quà. Đây là lúc mà quà tặng có thể giúp bạn lấy được câu trả lời của một số người mà bạn đang nhắm đến.
- Cân nhắc dùng chiến thuật của SurveyMonkey. Thay vì trả tiền trực tiếp cho người trả lời khảo sát, họ dành tặng 50 cents cho hội từ thiện mà người đó lựa chọn. Họ nhận thấy cách này giúp giảm khả năng người ta điền bảng khảo sát chỉ vì lợi ích riêng.
- Cân nhắc hình thức rút thăm trúng thưởng nếu họ hoàn thành bảng khảo sát. Bạn có thể đưa ra phần thưởng là phiếu quà tặng 500 ngàn đồng của một nhà hàng, một chiếc Ipod mới hoặc vé xem phim. Điều này sẽ không khiến cho người trả lời câu hỏi điền vào bảng khảo sát chỉ vì quà tặng, nhưng vẫn cho họ cơ hội có được phần thưởng hấp dẫn.
2.6. Đảm bảo bảng khảo sát phải có tính chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn mọi người tin tưởng mình trong vai trò là người thu thập dữ liệu, bảng khảo sát của bạn phải có hình thức chuyên nghiệp.
- Luôn xem kỹ lại bảng khảo sát. Kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu chấm câu.
- Đặt tiêu đề cho bảng khảo sát. Đây là một cách hiệu quả để những người trả lời khảo sát hiểu trọng tâm của bảng khảo sát càng nhanh càng tốt.
- Cảm ơn người trả lời. Cảm ơn họ vì thời gian và công sức họ đã bỏ ra để hoàn thành bảng câu hỏi của bạn.
PHẦN 3 - Phân phát bảng khảo sát
3.1. Tiến hành nghiên cứu thí điểm. Nhờ những quen biết trả lời bảng khảo sát của bạn (họ sẽ không được tính trong kết quả khảo sát) và sẵn sàng chỉnh sửa nếu cần thiết. Dự tính mời 5-10 người tham gia vào cuộc khảo sát thí điểm. Thu thập phản hồi của họ về bảng khảo sát với những câu hỏi sau:
- Bảng khảo sát có dễ hiểu không? Bạn có thấy câu hỏi nào khó hiểu không?
- Bảng khảo sát có dễ tiếp cận không? (đặc biệt là khảo sát trực tuyến).
- Bạn có cảm thấy bảng khảo sát xứng đáng với thời gian bạn bỏ ra không?
- Bạn có thấy thoải mái khi trả lời các câu hỏi không?
- Bạn có góp ý gì để cải thiện bảng khảo sát không?
3.2. Phổ biến bảng khảo sát. Bạn cần xác định cách tốt nhất để phổ biến bảng khảo sát. Có nhiều cách thông dụng để phân phát bảng khảo sát:
- Sử dụng các trang trực tuyến như SurveyMonkey.com. Trang web này cho phép bạn viết bảng khảo sát bằng công cụ của họ, ngoài ra bạn còn được cung cấp các lựa chọn khác, chẳng hạn như mua người xem mục tiêu và dùng công cụ phân tích của họ để phân tích dữ liệu của bạn.
- Cân nhắc gửi bưu điện. Nếu gửi bảng khảo sát qua bưu điện, bạn nhớ kèm thêm phong bì có dán tem và ghi sẵn địa chỉ của bạn để người trả lời khảo sát có thể dễ dàng gửi lại phản hồi. Đảm bảo rằng bảng khảo sát vừa với kích cỡ phong bì tiêu chuẩn.
- Phỏng vấn trực tiếp. Đây có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo bạn tiếp cận các nhóm đối tượng mục tiêu và có thể giảm thiểu việc bỏ sót thông tin trong bảng khảo sát, vì người được khảo sát sẽ khó tránh trả lời một câu hỏi nào đó khi họ được hỏi trực tiếp.
- Thử dùng điện thoại. Mặc dù đây là phương pháp tiết kiệm thời gian hơn, nhưng bạn có thể khó tìm được người trả lời các câu hỏi khảo sát qua điện thoại.
3.3. Đặt thời hạn cuối. Yêu cầu người trả lời bảng khảo sát hoàn thành và trả lại cho bạn trước thời hạn nào đó để đảm bảo bạn có đủ thời gian phân tích kết quả.
- Ra thời hạn phù hợp. Thời hạn 2 tuần là dư dả cho người được khảo sát trả lời. Thời hạn quá lâu có thể khiến đối tượng quên mất bảng khảo sát của bạn.
- Cân nhắc gửi lời nhắc. Một tuần trước khi đến thời hạn cuối là thời điểm thích hợp để bạn gửi cho đối tượng lời nhắc nhẹ nhàng về việc trả bảng khảo sát. Bạn có thể gửi lại bảng khảo sát để phòng khi họ làm mất.
