Xu hướng "văn phòng không giấy" (paperless office) ngày càng lên ngôi được thể hiện rõ tại các doanh nghiệp hiện nay. Mô hình văn phòng này đang trở nên phổ biến dần dần thay thế những bất cập của văn phòng truyền thống.
Văn phòng truyền thống thoái trào thời của văn phòng không giấy lên ngôi
Sự cạnh tranh nhau giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển sẽ không cho phép cách làm việc tốn nhiều thời gian công sức, tiền bạc có sức sống lâu bền. Thực chất một văn phòng hoạt động theo mô hình cũ ngày nay vẫn còn nhưng không nhiều. Có chăng đó là cách làm việc cũ của những địa phương chưa có đủ cơ sở vật chất cũng như điều kiện kinh tế để phát triển. Tuy nhiên, với những chính sách, những kế hoạch dài hạn của Chính phủ thì việc cải cách thủ tục hành chính hay cải cách môi trường làm việc tại các đơn vị và doanh nghiệp đã và đang được triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi – đến hay quản lý hồ sơ, quản lý công văn, giấy tờ, quản lý công việc…
Văn phòng không-giấy-tờ, viễn cảnh mơ ước của doanh nghiệp khi mọi thủ tục, giấy tờ, ghi chép đều được số hoá và quản lý trên cloud. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, duy nhất trên một nền tảng.
Các doanh nghiệp đang ngày một cố gắng để tăng năng suất lao động nên cải thiện tính linh hoạt và di động trong công việc là điều rất cần thiết. Không ít doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng hệ thống văn phòng hiện đại có xu hướng tinh gọn và thoải mái, chú trọng đến trải nghiệm cá nhân. Những chiếc phòng kín diện tích vừa đủ cho vài người xuất hiện nhiều hơn, đó là nơi nhân viên có thể thoải mái gọi điện hay trao đổi ngắn với đồng nghiệp hoặc đối tác. Hay cũng có những nước như Nhật Bản trong tháng 7/2017 đã cho phép doanh nghiệp cải thiện văn hóa và môi trường làm việc từ xa thông qua các hệ thống công cụ hỗ trợ từ xa hiện đại…
Có thể nói, với sự phát triển của công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như ngày nay thì việc xây dựng một mô hỉnh văn phòng không giấy là điều rất đỗi thường tình và là điều vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Muốn phát triển để không bị thụt lùi, lạc hậu tất yếu các doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một giải pháp phù hợp.
Xây dựng văn phòng không giấy với phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Xóa bỏ văn phòng cũ, thay đổi môi không gian, môi trường làm việc, hướng đến một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp của nhiều doanh nghiệp nhằm cải cách thủ tục hành chính, tiết giảm thời gian, chi phí và nhân viên lao động. Từ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Chìa khóa để doanh nghiệp đi lên thay đổi trước hết ở diện mạo đó là xây dựng một văn phòng làm việc hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Từ khâu thiết kế văn phòng nhiều doanh nghiệp lên ý tưởng thiết kế một không gian văn phòng mới để làm thế nào cho mọi nhân viên đều có thể làm việc cùng nhau. Việc trao đổi thông tin hay các giải pháp lưu trữ dữ liệu dựa trên điện toán đám mây cũng có ý nghĩa đối với bố trí văn phòng. Xu thế làm việc di động qua email, hội nghị truyền hình hay ứng dụng phần mềm sẽ khiến không gian văn phòng giảm thiểu tối đa, từ đó cắt giảm được chi phí thuê văn phòng. Công ty hoạt động với một mô hình lớn thì việc áp dụng phần mềm quản lý văn phòng là rất cần thiết.
Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm từ việc in ấn, mua giấy mực mà còn tiết kiệm thời gian cho việc tạo, gửi và xử lý văn bản hay công văn đi, đến. Hơn nữa, khi áp dụng phần mềm này lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể điều hành doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị điện tử thông minh. Dù bận rộn gặp gỡ đối tác ở xa nhưng lãnh đạo vẫn xử lý công việc, cho ý kiến chỉ đạo hay phê duyệt văn bản giấy tờ dễ dàng mà không phải mất thời gian chờ đợi khi về văn phòng mới giải quyết được.
Nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng quản lý công việc của mình dễ dàng nhờ hệ thống các phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các thông tin, tài liệu được chia sẻ công khai minh bạch giúp họ làm việc nhanh chóng không phải mất thời gian tìm kiếm văn bản, tài liệu hay chờ sự phê duyệt từ cấp trên.
Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả phương thức làm việc trên, không phải đơn giản chuyển từ giấy sang máy tính, in thành không in, từ “thật” thành “ảo”, đơn thuần về kỹ thuật. Đó thực sự là quá trình chuyển đổi thói quen, khái niệm và lối sống công sở. Ngay cả ở những công ty hiện đại, muốn thành “paperless office”, cũng là một quá trình học hỏi và đổi mới toàn diện. Dưới đây là những kinh nghiệm chung cho quá trình chuyển đổi này:
* Xuất phát chầm chậm thôi! Một số doanh nghiệp rơi vào tình trạng như sau: Sau quyết định áp dụng “paperless office”, nhân viên được phổ biến những quy định mới và hướng dẫn qua loa, sau đó được yêu cầu thực thi. Từ thói quen giao tiếp và làm việc cũ, sang hình thái mới quá đột ngột, các bộ phận rất dễ rơi vào tình trạng “rễ hành canh hẹ”. Thư từ, trao đổi, văn bản “ảo” khiến “người thật” đổ lỗi lẫn nhau bởi chưa có những quy tắc ứng xử, quản lý mới tương thích.
* Kỹ năng ứng xử với dữ liệu. Đối với mô hình này, nếu không chuyên nghiệp, rất lễ bị rối, mất dữ liệu… Hơn nữa, nếu không có quy định về những mô thức chung, thống nhất, mỗi người lưu trữ, gởi, nhận theo những cách thức riêng khác nhau. Do đó, để bắt đầu “paperless office”, cần có sự hiểu biết toàn diện để không rơi vào tình trạng “dùng luật cũ quản lý xã hội mới”.
* Kỹ thuật – xương sống phải vững. Không phải hệ thống máy tính, phần mềm và mạng internet trong bất kỳ cơ quan nào cũng cho phép dễ dàng chuyển sang “paperless office”. Để ứng dụng, cần có một cuộc “cách mạng” trong đầu tư cho thiết bị và nhân sự IT. Vì vậy, chi phí đầu tư đôi khi rất cao, dễ khiến doanh nghiệp ngần ngại. Song, cần phải nhìn nhận đây là sự đầu tư lâu dài.
* Tùy nghi. Nếu như bên trong, có thể chủ động hơn trong đầu tư và đào tạo để tạo sự thay đổi, thì với bên ngoài, doanh nghiệp rất khó làm được điều này. Do đó, dù đã chuyển sang giao dịch không giấy tờ bên trong nội bộ, nhưng vẫn phải tùy biến để vẫn giữ phương tiện giao tiếp tương thích.
* Ý thức. Khuynh hướng “văn phòng không giấy” không chỉ đáp ứng nhu cầu hạ ngân sách hay thuận tiện trong giao dịch, mà còn mang tính nhân văn đối với môi trường. Do đó, đừng chỉ xem là mốt hay xu hướng, mà hãy làm cho từng nhân viên hiểu cốt lõi của việc chuyển đổi này.
Tạo một nơi làm việc không giấy – hoặc giảm việc sử dụng và lưu trữ giấy – không thể xảy ra trong một đêm hay chỉ duy nhất một dự án . Nó đòi hỏi một cam kết liên tục để tìm kiếm các giải pháp kỹ thuật số và tạo ra văn hóa nơi làm việc coi trọng năng suất hơn chất thải và chấp nhận thay đổi hơn là nói “Chúng ta thường làm theo kiểu này”.
Với nhiều lợi ích tối ưu như vậy, văn phòng giấy – văn phòng điện tử hứa hẹn sẽ là mô hình làm việc chủ đạo ở các doanh nghiệp trong thời gian không xa.
St
