Team charter - Điều lệ nhóm/ Điều lệ đội - là gì?
Điều lệ nhóm là một tài liệu thiết lập các giá trị nhóm, thỏa thuận và hướng dẫn vận hành cho nhóm. Tài liệu này là một thỏa thuận làm việc được phát triển bởi các thành viên của nhóm dự án. Điều lệ nhóm là một tài liệu dự án và có thể được tham khảo bất cứ lúc nào trong suốt dự án.
Điều lệ nhóm thiết lập những kỳ vọng rõ ràng về hành vi chấp nhận được của các thành viên trong nhóm dự án. Cam kết sớm với các hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp giảm hiểu lầm và tăng năng suất. Thảo luận về các lĩnh vực như quy tắc ứng xử, giao tiếp, ra quyết định và nghi thức xã giao cho phép các thành viên trong nhóm khám phá các giá trị quan trọng đối với nhau. Điều lệ nhóm hoạt động tốt nhất khi nhóm phát triển nó, hoặc ít nhất có cơ hội đóng góp tạo ra điều lệ nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm dự án chia sẻ trách nhiệm đảm bảo các quy tắc được ghi trong điều lệ nhóm được tuân theo. Điều lệ nhóm có thể được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo sự hiểu biết liên tục về các quy tắc nền tảng của nhóm và để định hướng và tích hợp các thành viên mới của nhóm.
Mẹo: Để gắn kết thành viên trong team, cần thiết có những trải nghiệm team building để hiểu biết lẫn nhau, tạo dựng niềm tin và nhận diện thế mạnh của từng thành viên. Xem thêm: Ưu điểm và nhược điểm của Team Building đối với doanh nghiệp
Thành phần của Team charter (Điều lệ nhóm)
Điều lệ nhóm có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Giá trị nhóm
- Hướng dẫn truyền thông
- Tiêu chí và quy trình ra quyết định
- Quy trình giải quyết xung đột
- Hướng dẫn cuộc họp
- Thỏa thuận nhóm
Quy tắc nền tảng (ground rules)
Đặt ra các quy tắc nền tảng (ground rules) có thể giúp loại bỏ xung đột hoặc vấn đề với nhóm trong dự án vì mọi người đều biết những gì được mong đợi ở họ. Và nếu các thành viên trong nhóm có tham gia vào việc tạo ra các quy tắc nền tảng thì họ sẽ có nhiều khả năng tuân theo chúng. Các quy tắc nền tảng có thể đặc biệt quan trọng khi nhóm là nhóm ảo (virtual team).
Các quy tắc nền tảng có thể bao gồm các mục như sau:
- Cách một thành viên trong nhóm nên giải quyết xung đột với một thành viên khác trong nhóm
- Khi nào một thành viên trong nhóm nên thông báo cho giám đốc dự án rằng họ đang gặp khó khăn với một hoạt động
- Quy tắc cho các cuộc họp
- Ai được ủy quyền chỉ dẫn cho nhà thầu
- Cách mà nhóm sẽ quyết định phân công công việc
- Khi nào và làm thế nào để cung cấp cập nhật trạng thái cho giám đốc dự án
- Phương pháp phối hợp và phê duyệt các thay đổi đối với lịch nguồn lực của các thành viên trong nh
Thuật ngữ liên quan
- Nhóm làm việc là một nhóm người với kĩ năng bổ sung cùng hoạt động để đạt một mục đích chung. Một nhóm người cam kết vì một mục đích chung, có mục tiêu hoạt động chung và phương thức tiếp cận mà họ cùng nhau chịu trách nhiệm.
- Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm phát huy được toàn bộ sức mạnh của mỗi thành viên trong nhóm. Nhóm không phải là phép cộng đơn thuần của các cá nhân riêng lẻ, mà là phép cộng hưởng sức mạnh của cá nhân.
