Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc hay cấu trúc phân nhỏ công việc trong tiếng Anh là Work Breakdown Structure, viết tắt là WBS.
Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án và trong kĩ thuật hệ thống là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.
WBS là gì? Cấu trúc phân chia công việc là gì?
Cấu trúc phân chia công việc hay cấu trúc phân nhỏ công việc trong tiếng Anh là Work Breakdown Structure, viết tắt là WBS.
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. WBS là một phân rã phân cấp (hierarchical decomposition) của toàn bộ phạm vi công việc sẽ được nhóm dự án thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự án và tạo ra các giao phẩm (deliverables) được yêu cầu. WBS tổ chức và xác định tổng phạm vi của dự án và thể hiện công việc được chỉ định trong tuyên bố phạm vi dự án (project scope statement) được phê duyệt hiện tại.
Sơ đồ phân rã WBS cho thấy sự khác biệt giữa Product Scope và Project Scope. Xem thêm: Khác nhau giữa Product Scope và Project Scope
Tùy thuộc vào giai đoạn đang triển khai, nhóm dự án sẽ quyết định phân rã WBS ở cấp độ nào.
Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án và trong kĩ thuật hệ thống là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.
Có mấy loại WBS?
Nhìn chung, có 3 cách chia cấu trúc công việc điển hình. Bao gồm:
- Cấu trúc WBS dựa trên giai đoạn (phase-based structures)
- Cấu trúc WBS dựa trên các thành phần bàn giao (deliverable-based)
- Cấu trúc WBS dựa trên trách nhiệm (responsibility-based).
Work Package là gì? Gói công việc là gì?
Công việc theo kế hoạch được chứa trong các thành phần WBS ở mức thấp nhất thì được gọi là các gói công việc (Work Package). Một gói công việc có thể được sử dụng để nhóm các hoạt động (Activity) - nơi mà công việc được lên lịch và ước tính, theo dõi và kiểm soát; nghĩa là các giao phẩm dự án sẽ được phân rã thành cấp độ thấp nhất trong WBS gọi là gói công việc, rồi các gói công việc sẽ tiếp tục được phân rã đến cấp độ thấp hơn gọi là hoạt động. Trong ngữ cảnh của WBS, công việc đề cập đến các sản phẩm công việc hoặc giao phẩm và là kết quả của hoạt động chứ không phải chính hoạt động đó. Ví dụ: hoạt động “viết bộ quy trình XXX” thì “bộ quy trình XXX” chính là công việc được đề cập ở đây.
Gói công việc là công việc được xác định ở mức thấp nhất của WBS mà ở đó chi phí và thời gian có thể được ước tính và quản lý.
Cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân chia công việc hay cấu trúc phân nhỏ công việc trong tiếng Anh là Work Breakdown Structure, viết tắt là WBS.
Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án và trong kĩ thuật hệ thống là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.
- Phân chia công việc thành các gói công việc nhỏ và chi tiết có thể tạo ra hàng trăm thậm chí hàng ngàn các tài khoản chi phí và con số liên quan. Điều này có thể làm tăng chi phí cho việc quản lý, kiểm soát và báo cáo của các gói nhỏ đến một điểm mà ở đó các chi phí vượt quá lợi ích thu được.
- Phân nhỏ các gói công việc có thể kiểm soát chi phí chính xác nếu các nhà quản lý xác định chi phí này ở mức độ chi tiết và những người quản lý dự án phải được trao quyền.
- Cấu trúc phân chia công việc là cơ sở cho việc lập tiến độ thi công trong sơ đồ mạng theo phương pháp mũi tên và phương pháp đồ họa trước sau. Ở cấp độ thấp của Cấu trúc phân chia công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động trở nên phức tạp và do vậy không thể thiết lập được sơ đồ mạng.
Hình: WBS phân rã một module tạo thành Sitemap của module đó
Quy tắc 100% - 100 percent rule
WBS đại diện cho tất cả các công việc sản phẩm và dự án, bao gồm cả công việc quản lý dự án. Tổng số công việc ở các cấp thấp nhất sẽ cuộn lên các cấp cao hơn để không có gì bị bỏ sót và không có công việc thừa nào được thực hiện. Điều này đôi khi được gọi là quy tắc 100%.
Tóm lại WBS:
- Là một hình ảnh đồ họa của hệ thống phân cấp của một dự án
- Xác định tất cả các giao phẩm phải hoàn thành (nếu không nằm trong WBS, không phải là một phần của dự án)
- Là nền tảng mà trên đó một dự án được xây dựng
- Rất quan trọng và nên tồn tại cho mọi dự án
- Đảm bảo rằng giám đốc dự án suy nghĩ tất cả các khía cạnh của dự án
- Có thể được tái sử dụng cho các dự án khác
- Không hiển thị phụ thuộc giữa các gói công việc
WBS thường đi kèm với từ điển WBS (WBS dictionary). Từ điển WBS cung cấp mô tả công việc cần thực hiện cho từng gói công việc trong WBS và nó liệt kê các tiêu chí chấp nhận cho từng giao phẩm, đảm bảo kết quả công việc phù hợp với những gì cần thiết.
