Trong quá khứ, các ứng dụng quản lý doanh nghiệp như ERP thường có giao diện khô cứng và thao tác phức tạp, gây nhiều khó khăn cho người dùng thông thường, những người không có chuyên môn sâu về hệ thống CNTT. Kết quả là doanh nghiệp khó có thể tận dụng tối đa tiềm năng của những ứng dụng này.
Ngày nay, những nhà cung cấp ERP lớn đang tập trung vào việc cải tiến trải nghiệm người dùng (UX - user experience) nhằm làm cho ứng dụng của mình trực quan và thân thiện với người dùng hơn. Nâng cấp toàn diện UX được kỳ vọng sẽ giúp tăng năng suất và thúc đẩy sự tương tác của người dùng với hệ thống.
Giao diện người dùng đặc trưng của ERP thế hệ cũ là những màn hình dày đặc các trình đơn và con số. Thông tin được trình bày theo hướng "đẩy" (push) thay vì theo nhu cầu người dùng (pull).
Một giao diện tiêu biểu của ERP thế hệ cũ, SAP GUI for Windows, phát hành tháng 6/ 2004
Giao diện Netsuite ERP với cải tiến đáng kể, mặc dù vẫn khá nhiều "chữ", khó sử dụng cho những người mới.
Nếu chỉ nhìn vào bảng biểu, không chỉ nhân viên mà lãnh đạo cũng rất bị “rối” trước số liệu kín màn hình.
Nếu trang giao diện màn hình có bố cục giống tờ giấy thì tốt nhất là không nên làm phần mềm nữa nếu không muốn cồng kềnh thêm. Hãy tinh gọn trên từng lựa chọn Đó cũng chính là triết lý của chúng tôi "TIGOWAY - Keep it simple, but significant".
Các phần mềm ERP thế hệ mới đang hướng đến trải nghiệm người dùng thân thiện tương tự như trên các ứng dụng cá nhân như Odoo, ERPNext...
Một giao diện theo hướng ứng dụng cá nhân của MS Dynamics AX, mô phỏng theo giao diện quen thuộc của Windows Explorer
Xu hướng này không đơn thuần chỉ là thiết kế lại giao diện mô phỏng theo các ứng dụng cá nhân như Facebook hay Twitter. Yếu tố cách mạng của nó là ở cách thức người dùng tương tác với hệ thống và với những người dùng khác.
Ví dụ, nhiều hệ thống hiện cho phép người dùng giao tiếp với nhau thông qua các cơ chế tương tự như của các mạng xã hội, như chat, tag, hay bình luận (comment).
Social ERP — một giao diện phần mềm ERP của Infor, với các tính năng quen thuộc của các mạng xã hội như “News Feed,” “Share” và “Like,” giúp thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhân viên.
Một số phần mềm đưa vào các phân loại vui nhộn như “Sao quả tạ”, “Nợ xấu”… để trút cảm xúc lên các đơn hàng đen đủi, các cơ hội bị bỏ qua. Có phần mềm thì dùng kỹ thuật “Time Capsule” (hộp thời gian, xuất xứ từ câu chuyện một chiếc chai có lá thư bên trong lênh đênh trên biển cả). Trong hệ thống CRM, những đầu mối chưa phải thông tin quan trọng lúc này có thể gắn nhãn ‘TBD” (To be determined) và sẽ trôi nổi trong toàn hệ thống chứ không bị chôn chặt. Các thông tin dạng “TBD” thi thoảng nổi lên để các nhân viên khác có thể theo dõi và xử lý sau này.
Phần mềm Odoo vói thiết kế hiện đại, thân thiện, dễ sử dụng. Hiện nay Odoo đã phát triển phiên bản 15 với hàng trăm module cốt lõi, và 40000 modules do cộng đồng trên khắp thế giới đóng góp vào phát triển.
Kết
ERP ngày càng giản đơn hơn, dễ sử dụng hơn và thông minh, linh hoạt hơn. ERP không chỉ còn là hệ thống nội bộ của một doanh nghiệp, mà còn mở rộng ra bên ngoài như kết nối với khách hàng (customer portal), kết nối với nhà cung cấp, kết nối với các mạng xã hội, kết nối với các dịch vụ chuyên biệt (Mailchimp, Magento...). Bản thân ERP cũng là một mạng xã hội thu nhỏ trong phạm vi doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng phần mềm kế toán giờ đây sẽ không còn các con số khô khan, các nhân viên không cảm thấy "nhàm chán" khi dữ liệu biết "nhảy múa", mọi thứ được tự động hóa "hết cỡ", giảm bớt sai sót do con người gây ra, và do đó nhân viên cũng cảm thấy happy hơn. Kết quả là họ nhận được điểm Karma thưởng cho những việc đã bỏ thời gian và công sức. Đó cũng chính là ý tưởng đưa gamification (game hóa) vào tất cả các tác vụ của nhân viên, hoặc gần đây Facebook công bố sản phẩm metaverse để thúc đẩy môi trường ảo hoạt động song song với môi trường thật, từ đó nhân viên luôn cảm thấy công việc hàng ngày của họ thực sự mới mẻ, sáng tạo, giống như một cuộc phiêu lưu trong thế giới ảo vậy.
