Khi bạn dự định triển khai ERP, điều quan trọng là xác định phương pháp triển khai phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp triển khai linh hoạt và triển khai theo tiêu chuẩn đều sở hữu ưu nhược điểm. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chính thức đưa ra quyết định.
1. Phương pháp triển khai tiêu chuẩn
Triển khai theo phương pháp tiêu chuẩn hóa là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn triển khai phần mềm ERP một cách nhanh chóng và không phải giải ngân và xuất hóa đơn liên tục tong một thời gian dài. Trong thời gian đầu, thay vì tìm hiểu và ghép nối quy trình giữa phần mềm và nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể đưa phần mềm với những quy trình có sẵn áp dụng vào doanh nghiệp. Tiêu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp nâng cấp phần mềm dễ dàng hơn trong tương lai, đồng thời vẫn đảm bảo việc kiểm soát dữ liệu và đưa ra dự đoán. Tiêu chuẩn hóa đảm bảo sự ổn định, cho phép bạn thực hiện các quy trình nền tảng với tính nhất quán và độ tin cậy.
Triển khai theo phương pháp tiêu chuẩn hóa chú trọng vào đào tạo. Bạn cần lập kế hoạch cho một chương trình đào tạo nhân viên chi tiết và bài bản.
Tiêu chuẩn hóa ERP duy trì nền tảng nhất quán cho doanh nghiệp
Trong thời gian đầu, thay vì phải tìm hiểu và ghép nối quy trình giữa phần mềm và nhu cầu của doanh nghiệp; bạn có thể sử dụng phần mềm với những quy trình có sẵn và áp dụng trực tiếp vào doanh nghiệp của mình. Tiêu chuẩn hóa phần mềm luôn đảm bảo sự ổn định. Giúp bạn thực hiện các quy trình nền tảng một cách nhất quán; với độ tin cậy cao. Mặc khác, triển khai phần mềm ERP theo phương pháp tiêu chuẩn hóa còn giúp doanh nghiệp nâng cấp phần mềm dễ dàng hơn. Đồng thời phần mềm vẫn được đảm bảo kiểm soát dữ liệu và đưa ra những dự đoán chuẩn xác.
Hạn chế lớn nhất của phương pháp tiêu chuẩn hóa phần mềm ERP là khó cập nhật xu hướng. Đặc biệt trong bối cảnh làn sóng chạy đua công nghệ đang ngày càng gấp gáp. Điều này chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp dần đánh mất vị trí lợi thế; gặp nhiều khó khăn trong các cuộc cạnh tranh với đối thủ nếu không kịp thời nắm bắt và cập nhật.
Mặt khác, khi chọn triển khai phần mềm ERP theo phương pháp tiêu chuẩn hóa; bạn cần chú trọng vào việc đào tạo phương cách sử dụng cho đội ngũ nhân viên. Kế hoạch chương trình đào tạo nhân viên cần được thiết kế thật chi tiết, bài bản. Nếu không đào tạo kĩ lưỡng ngay từ lúc đầu; chủ doanh nghiệp sẽ là người “đứng mũi chịu sào” bởi những phản ứng ngược của nhân viên. Khi nhân viên chưa hiểu rõ và chưa cập nhật được lợi ích quan trọng của phần mềm ERP.
2. Phương pháp triển khai linh hoạt
Phương pháp triển khai linh hoạt cho phép bạn đáp ứng tốt hơn các nhu cầu và dễ dàng tùy chỉnh. Phương pháp triển khai này sẽ đem đến hiệu quả cho các công ty sở hữu quy trình kinh doanh đặc thù, vốn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Phương pháp triển khai này có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn nhiều tiền, thời gian và gặp khó khăn trong quá trình nâng cấp hệ thống. Tuy nhiên, sẽ xứng đáng nếu phần mềm đáp ứng được quy trình cốt lõi của doanh nghiệp.
Một hệ thống ERP linh hoạt sẽ đòi hỏi một lượng lớn nhân sự quản trị dự án, nguồn tài chính dồi dào và sự quyết tâm triển khai của toàn bộ tổ chức. Doanh nghiệp cũng cần phải có các biện pháp kiểm soát tích cực trong suốt quá trình thực hiện và tùy biến.
Lợi ích của phương pháp triển khai linh hoạt
- Khả năng tùy chỉnh phù hợp cho đa ngành nghề doanh nghiệp
ERP là hệ thống đa phân hệ, mỗi phân hệ sẽ phục vụ các chức năng cho các bộ phận, phạm vi nhiệm vụ khác nhau đối với từng nhóm ngành khác nhau. Sau khi đã có Business Blueprint từ khách hàng, đơn vị triển khai sẽ tiến hành phân tích PoC (Proof Of Concept), lập bản đề xuất triển khai các phân hệ và các chức năng phù hợp. - Đa dạng lựa chọn quy mô tại từng thời điểm
Nhiều doanh nghiệp khi lựa chọn triển khai ERP sẽ ưu tiên các phân hệ chức năng chính như: tài chính, mua hàng, bán hàng, quản lý kho…. hoặc lựa chọn một số tính năng theo nhu cầu doanh nghiệp. Sau quá trình vận hành nhất định, người chủ doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng thêm các tùy chọn hoặc các tính năng mới để phù hợp với đặc thù công việc và tăng tối đa hiệu suất. Nói một cách dễ hiểu thì "Giết gà dùng dao mổ gà, giết trâu phải dùng dao mổ trâu". - Giúp việc sáp nhập và mua lại dễ dàng hơn
Việc sáp nhập sẽ ảnh hưởng nhất định đến nhân sự và hoạt động chung của tổ chức, bởi quá trình chuyển giao hoạt động sang công ty mới đòi hỏi sự thích nghi với nền tảng quản trị của công ty thực hiện sáp nhập. Với ERP, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa dữ liệu của các phòng ban, cơ sở của đơn vị được sáp nhập vào mạng lưới dữ liệu mới mà không tốn nhiều thời gian và đảm bảo hiệu quả. - Hỗ trợ tái cấu trúc nhanh hơn
ERP không chỉ là một phần mềm nhập liệu và xem báo cáo mà còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tái cấu trúc và chuẩn hóa quy trình vận hành trên một nền tảng thống nhất, thí dụ Odoo ERP. Triển khai ERP là “giải pháp cứu cánh” giúp phối hợp dữ liệu một cách nhịp nhàng giữa các phòng ban trên một quy trình đã được quy chuẩn, giúp việc tái cấu trúc diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác. - Nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi
Trong một thị trường có tính cạnh tranh cao đòi hỏi các công ty phải luôn tìm cách nâng cao năng lực cũng như tính cạnh tranh của mình. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải “nhạy cảm” trong việc thích ứng kịp thời mà không mất thời gian cấu hình lại kiến trúc phần mềm, từ đó tối ưu về mặt chi phí mà vẫn đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Nói cách khác, toàn bộ tổ chức sẽ luôn sẵn sàng để đáp ứng kịp với bất kỳ sự đổi mới nào. - Dễ dàng "quay xe" khi gặp rủi ro ở một số quy trình
Một số giải pháp ERP thiết kế theo kiến trúc modular như Odoo sẽ cho phép bạn tháo/lắp dễ dàng các phân hệ giống như trò chơi Lego vậy. Một ngày nào đó bạn muốn dùng phân hệ eCommerce của một hãng khác như Magento, bạn sẽ gỡ cài đặt Odoo eCommerce trong khi vẫn vận hành các phân hệ còn lại (CRM, HRM, MRP, BEM, DMS...). - Giảm chi phí tư vấn
Triển khai ERP linh hoạt tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện các thay đổi và cập nhật thường xuyên với quy mô nhỏ để triển khai hệ thống hiệu quả hơn, thí dụ như cách tiếp cận Kaizen. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể tự mình ra quyết định và giảm bớt phụ thuộc và các chuyên gia tư vấn. - Dễ dàng và linh hoạt kết nối với các phần mềm của bên thứ ba
Nhằm thuận tiện cho việc chuyển đổi dữ liệu, các giải pháp ERP lớn như SAP, Odoo... đã cung cấp sẵn khả năng sẵn sàng tích hợp với các apps bên ngoài như hóa đơn điện tử eInvoice, kế toán thuế, xử lý giao dịch ngân hàng... Một số phần mềm ERP nước ngoài còn có khả năng kết nối với các phần mềm chuyên ngành như R Keeper/IPOS (hệ thống quản lý nhà hàng), Core (hệ thống giao dịch chứng khoán), SCADA tích hợp cùng máy chủ công nghiệp PLC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, …. - Tăng năng suất và chất lượng công việc
Bản chất công nghệ được sinh ra để hỗ trợ và phục vụ nhu cầu làm việc, hướng tới tăng năng suất hoạt động. Thế nhưng hiện nay, không phải phần mềm nào cũng đủ điều kiện đáp ứng tiêu chuẩn này. Ngược lại, ERP cung cấp các công cụ linh hoạt, giúp tăng tốc độ xử lý công việc, giảm thiểu quá trình nhập liệu thủ công, hạn chế tối thiểu các sai sót khách quan.
3. Triển khai ERP: Linh hoạt hay tiêu chuẩn?
Như bạn có thể thấy mỗi phương pháp triển khai đều sở hữu ưu điểm và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chính thức bắt tay với một đơn vị cung ứng. Điều quan trọng là phương pháp triển khai ERP cần phù hợp với chiến lược phát triển và định hướng của doanh nghiệp.
Nhìn chung, cả 02 phương pháp triển khai đều có những lợi ích và hạn chế riêng. Vậy nên, để xác định cách triển khai nào phù hợp với doanh nghiệp. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về phương thức hoạt động; quy mô phát triển; và các đặc thù chuyên ngành;… trước khi chính thức bắt tay với đơn vị cung ứng. Hãy vạch ra kế hoạch; mục tiêu cụ thể khi triển khai phần mềm ERP. Sau đó, tính toán ưu/ nhược của mỗi phương cách triển khai khi hỗ trợ bạn hướng đến các mục tiêu đó. Và, hãy chắc chắn rằng: Phương pháp triển khai phần mềm ERP phải thật sự phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
Via tigodoo
