Phần lớn các trưởng nhóm, trưởng dự án hiện nay xuất thân từ nhân viên kỹ thuật. Qua quá trình làm việc xuất sắc, sẽ được công ty nâng cấp bậc, thăng chức, và sẽ được giao vai trò quan trọng về quản lý trong doanh nghiệp như trưởng nhóm (team leader), trưởng dự án, hay giám đốc dự án (Project Manager) hoặc những cấp bậc quản lý cao hơn.
Thực trạng ở Việt Nam hiện nay là, giám đốc các bệnh viện đa số xuất phát từ người có chuyên môn giỏi, là các giáo sư bác sỹ đầu ngành. Người giỏi chuyên môn (specialist) chưa chắc đã là người giỏi về quản lý, hoặc có thể họ có khả năng quản lý nhưng thiếu thời gian để đào tạo chuyên sâu về kiến thức quản lý. Người lại người có kỹ năng quản lý thường đi lên từ "generalist", tức "biết rộng nhưng không sâu".
Tương tự như vậy, quản lý dự án (QLDA) đa số xuất phát từ người có chuyên môn giỏi, là các chuyên gia đầu ngành. Qua quá trình làm việc xuất sắc, sẽ được công ty nâng cấp bậc, thăng chức, và sẽ được giao vai trò quan trọng về quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không được học quản lý cơ bản, không trải qua kinh nghiệm tích lũy, thì chuyên môn giỏi đồng nghĩa với thất bại trong quản lý doanh nghiệp, quản lý nhân sự...
Như vậy, với tình huống này, điều chúng ta có thể chắc chắn là công ty sẽ mất đi một người làm kỹ thuật giỏi. Vì khi chuyển qua vai trò QLDA, người nhân viên này cần dành thời gian cho công việc quản lý. Những người QLDA do "nhờ nghề" nên hay "xắn tay" vào hỗ trợ cấp dưới về chuyên môn, dẫn đến xao lãng công việc quản lý, gây ra bệnh "thiếu trách nhiệm" như đã nói rất nhiều trên báo chí, truyền thông.
Nhưng liệu chúng ta có được thêm một nhà quản giỏi hay không?
Thường công ty vẫn kỳ vọng như thế khi quyết định cất nhắc nhân viên vào vị trí mới do ấn tượng mạnh với nhân viên đó về thành tích của họ trong quá khứ. Tuy nhiên, thực tế lại không phải vậy (hiệu ứng Halo Effect). Nếu vẫn tiếp tục cách làm cũ này, công ty nhiều khả năng sẽ có một người quản lý yếu kém.
Sau đây là các lý do:
Thứ nhất: Người làm kỹ thuật thì thường họ có đam mê về kỹ thuật, họ tuân thủ chặt chẽ quy trình và các logic như 1+1=2… trong khi công việc quản lý lại là một phạm trù hoàn toàn khác, họ cần làm việc nhiều với con người, cần giao tiếp rộng, cần "năn nỉ" người này, lôi kéo người khác… và đó là thứ công việc rất xa lạ với họ, họ thường không thích thậm chí ghét. Thậm chí là là phải giải quyết một vấn đề "chính trị nội bộ". Điều này dẫn đến xu hướng chung là họ dần rời xa trách nhiệm của họ, bỏ bê việc quản lý dự án, quản lý con người và tập trung nhiều thời gian làm kỹ thuật, thứ mà họ đang tâm huyết và ít đau đầu hơn.
Thứ hai: Yếu nghiệp vụ quản lý dẫn đến quyết định sai lầm, cảm tính. Thương lượng thế nào, giao tiếp ra sao, lập kế hoạch, theo dõi kiểm soát, ra quyết định, quản lý rủi ro, lãnh đạo, tạo động lực cho nhân viên… Không có kiến thức quản lý, thiếu và yếu về kỹ năng, nhiều khả năng họ là những nhà quản lý "có tâm nhưng không đủ tầm".
Thứ ba: Đối với những dự án lớn, lên tới vài triệu đô la được triển khai bởi vài trăm đến vài nghìn nhân sự, thì sự phức tạp trong quản lý tăng theo cấp số giai thừa! Nếu không có bản lĩnh vững, không nhìn nhận vấn đề con người dưới góc nhìn khác với góc nhìn kỹ thuật (thí dụ góc nhìn chính trị) thì cho dù làm việc có tâm, có tầm như thế nào đi nữa, người quản lý vẫn có thể mắc sai lầm nghiêm trọng. Bản thân chính trị không xấu, thậm chí là một bộ môn khoa học. Chính trị giúp giải quyết vấn đề có lợi cho nhiều bên, cân bằng lợi ích và tạo ra sự công bằng cho xã hội.
Hậu quả sẽ như thế nào khi công ty có thêm một người quản lý kém? Dự án trễ tiến độ, vượt ngân sách, khách hàng và nhân viên phàn nàn thậm chí thất vọng, sản phẩm kém chất lượng suốt ngày chỉ họp để giải quyết sự cố…
Xét cho kỹ sẽ thấy, nếu có nghiệp vụ quản lý tốt, chúng ta sẽ được quá nhiều lợi ích:
1. Làm việc tự tin hơn, hiệu quả hơn, nhẹ nhàng hơn (work smart chứ không phải work hard).
2. Cơ hội nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến rộng mở.
3. Thu nhập chắc chắn sẽ cao hơn, thậm chí có thay đổi đột biến.
4. “Tề gia” tốt hơn: Dạy con tốt hơn, hiểu vợ/chồng hơn. Người ta hay nói “Tu thân, tề Gia, trị Quốc”. Nếu bạn được trang bị nghiệp vụ quản lý dự án, điều chắc chắn với bạn là bạn sẽ quản lý gia đình mình tốt hơn rất nhiều.
Vậy làm sao để trang bị nghiệp vụ quản lý đặc biệt là quản lý dự án?
Một cách thường được áp dụng nhất là truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm từ thế hệ này sang thế hệ khác, cho trưởng dự án nhiều cơ hội thử và sai… Phương pháp này tốt, tuy nhiên chúng ta phải trả giá quá đắt cho nó. Thử hỏi để một dự án thất bại để PM được học hỏi và làm tốt hơn cho dự án khác thì cái giá phải trả sẽ là bao nhiêu?
Một cách khác hiệu quả hơn nhiều mà không nhiều người để ý, đó là nhanh chóng bắt kịp với các phương pháp quản lý hiện đại của thế giới, thông qua việc học và thi lấy chứng chỉ quốc tế. Về QLDA có bộ chứng chỉ quốc tế từ học viện quản lý dự án của Mỹ (PMI - pmi.org) bao gồm PMP, PMI-ACP hay các hệ thống chứng chỉ quản lý từ các tổ chức khác như Scrum.org hay scrumalliance.org… Có thể bạn sẽ mất ít thời gian (vài ba tháng) hay ít tiền (5-20 triệu) nhưng nếu đem so với lợi ích bạn có được thì "đáng đồng tiền bát gạo". Ngoài ra có chứng chỉ Prince2 của Anh với các Best Practices "thực tế" hơn, rất phù hợp trong các lĩnh vực dự án công nghệ cao như CNTT.
TIGO Solutions
