Tổng quan về quy trình quản lý các giai đoạn dự án theo mô hình Prince2

PRINCE2 là gì?

PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án để phát triển ứng dụng, phần mềm và dịch vụ. PRINCE2 là từ viết tắt của các dự án trong môi trường được kiểm soát và nó đã được tạo ra bằng cách tiếp cận tuyến tính. Các dự án được chia thành các giai đoạn và mỗi giai đoạn được hoàn thành trước khi bắt đầu tiếp theo.

PRINCE2 là một phương pháp tiếng Anh, có nguồn gốc từ việc đúc kết các kinh nghiệm thực tế (còn gọi là thực hành tốt nhất - Best Practices).

PRINCE được ra mắt vào năm 1989 và được cải tiến và mở rộng thành PRINCE1996 vào năm 2. Những năm đầu thành lập, PRINCE chủ yếu dành cho các dự án CNTT. PRINCE2 hiện nay được áp dụng phổ biến hơn và cũng được sử dụng trong ngày càng nhiều lĩnh vực ngoài CNTT-TT.

Quy trình của Prince2

Mô hình quy trình Prince2 mô tả các giai đoạn và kiểm soát. Cũng lưu ý rằng Ban Dự án (Chỉ đạo Dự án) có vai trò trung tâm trong việc này. Có những giai đoạn có thể được lặp lại nhiều lần.

Nói đến PRINCE2 bạn cần biết 4 thành phần chính sau:

7 Principles
7 Themes
Processes
Custom Tailoring to the Project Environment.

Các tính năng chính của PRINCE2:

Trường hợp kinh doanh: lý do kinh doanh của dự án (dự án mang lại lợi ích gì cho tổ chức? Dự án đóng góp ở mức độ nào cho mục tiêu kinh doanh? Cuối cùng, lợi ích của dự án có lớn hơn chi phí của nó không?).
Lập kế hoạch dựa trên sản phẩm (xem 5.1): kế hoạch xác định việc phân phối sản phẩm (trong thời gian chờ đợi và khi kết thúc).
Tổ chức: cơ cấu tổ chức xác định cho dự án (quản lý dự án, khách hàng, nhóm chỉ đạo, ...).
Thực tập: Cả hai giai đoạn quản lý có thể quản lý và kiểm tra được.
Management by Exception: ban dự án chỉ họp khi thực sự cần thiết.

Phương pháp này bao gồm 7 nguyên tắc, 7 chủ đề trọng tâm và 7 quy trình. Điểm khởi đầu của phương pháp này là các nhà ra quyết định chỉ đến với nhau nếu dự án có nguy cơ đi ra ngoài các giới hạn định trước về thời gian thực hiện hoặc vốn đầu tư.

7 nguyên tắc (principles)

Continued Business Justification (liên tục thẩm định mức khả thi của bài toán kinh doanh)
Learn from experience (bám sát yếu tố kinh nghiệm)
Defined roles and responsibilities (làm rõ vai trò và trách nhiệm)
Manage by Stages (quản lý theo giai đoạn)
Manage by Exception (quản lý theo các quy tắc ngoại lệ)
Focus on products (tập trung vào sản phẩm)
Tailor to the project environment (quy trình "may đo", tùy chỉnh theo môi trường dự án)

7 chủ đề trọng tâm (themes)

Business Case theme
Organization theme
Quality theme
Plans theme
Risk theme
Change theme
Progress theme

Các chủ đề chỉ ra các ưu tiên cơ bản của bất kỳ dự án nào, và nên được xem xét và duy trì ở mọi giai đoạn. Chúng nên được coi là các quy tắc để thực hành tốt nhất, giúp đảm bảo rằng một dự án có cơ hội thành công tốt nhất về thời gian và trong ngân sách.

Cụ thể là: trường hợp kinh doanh (chi phí so với lợi ích), tổ chức (duy trì phân cấp rõ ràng), chất lượng (tập trung vào sản phẩm), kế hoạch (báo cáo thường xuyên), rủi ro (chiến lược rõ ràng để xử lý rủi ro), thay đổi ( một hệ thống rõ ràng để cho phép người quản lý dự án thực hiện các thay đổi trong sản phẩm) và tiến trình (truyền thông liên tục về cách thức dự án đang tiến triển).

7 quy trình (processes)

Starting up a Project
Directing a Project
Initiating a Project
Controlling a Stage
Managing Product Delivery
Managing Stage Boundary
Closing a Project

Mặc dù Chủ đề đại diện cho ‘quy tắc’ liên tục, các Quy trình mô tả các hoạt động và giai đoạn cụ thể trong một dự án và ai chịu trách nhiệm thực hiện chúng:

Bắt đầu một dự án: thông tin ban đầu được lọc vào ban điều hành dự án, vì vậy họ có thể lọc ra những ý tưởng tốt từ cái xấu.
Chỉ đạo một dự án: các điểm thường xuyên trong một dự án để hội đồng quản trị quyết định liệu nó có tiếp tục biện minh kinh doanh không.
Bắt đầu một dự án: điều này đặt ra nền tảng vững chắc cho dự án. Đó là khi kế hoạch dự án và trường hợp kinh doanh chi tiết được viết, cũng như các chiến lược để quản lý rủi ro, truyền thông và chất lượng.
Kiểm soát một giai đoạn: được thực hiện thường xuyên bởi người quản lý dự án, nó liên quan đến việc ra lệnh cho các trách nhiệm khác nhau, bao gồm phân bổ công việc cho các nhóm, quản lý rủi ro và đảm bảo các giai đoạn vẫn nằm trong dung sai.
Quản lý phân phối sản phẩm: trong giai đoạn này, tất cả các sản phẩm chuyên dụng được thiết kế, xây dựng và kiểm tra để đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu.
Quản lý ranh giới giai đoạn: được thực hiện bởi người quản lý dự án vào cuối mỗi giai đoạn, việc này chuẩn bị thông tin theo yêu cầu của hội đồng quản trị để giúp họ quyết định có tiếp tục không.
Đóng một dự án: liên quan đến việc đạt được thỏa thuận từ người dùng và nhóm vận hành rằng các sản phẩm là thỏa đáng. Đây cũng là cơ hội để các nhà quản lý dự án báo cáo về những thành tựu của dự án và bất kỳ hành động tiếp theo nào được yêu cầu.

Quản lý ranh giới giai đoạn (SB - Stage Boundary)

Quy trình Ranh giới giai đoạn quản lý mô tả cách thức mà người lãnh đạo dự án chuẩn bị cho quyết định của Ban dự án để kết thúc giai đoạn. Quá trình này bắt đầu khi sản phẩm theo kế hoạch được phân phối hoặc khi lịch trình cập nhật cho thấy thời gian hoặc ngân sách dẫn đầu sẽ nằm ngoài dung sai đã đặt. Trong trường hợp đầu tiên sẽ sử dụng Báo cáo kết thúc giai đoạn (từ CS5) làm đầu vào, trong trường hợp thứ hai, chúng tôi sử dụng Báo cáo ngoại lệ được chấp thuận (từ CS8).

Theo PRINCE2, mỗi dự án triển khai sẽ được bổ thành các stage, quản trị dự án bám đuổi và lập kế hoạch theo các stage này với phạm vi rõ ràng về các sản phẩm phải bàn giao cho khách hàng.

Các team dự án nhận các Work Package, giải quyết theo từng đơn vị tuần (1 sprint), và release đến khách hàng ngay trong Sprint đó.

Quá trình này bao gồm các bước 6:

SB1: lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, Kế hoạch Giai đoạn (chỉ với phân phối thường xuyên).
SB2: cập nhật kế hoạch dự án.
SB3: Cập nhật tình huống kinh doanh.
SB4: cập nhật nhật ký rủi ro.
SB5: báo cáo kết thúc giai đoạn cho nhóm chỉ đạo.
SB6: tạo một Kế hoạch Ngoại lệ (chỉ với một Báo cáo Ngoại lệ làm đầu vào).

Theo Hinde, David, hướng dẫn học PRINCE2 (trang 36-37). Wiley, phiên bản Kindle thì có giải thích một số thuật ngữ quy trình liên quan đến kiểm soát giai đoạn như sau:

Controlling Stage: PM phải quản lý một giai đoạn bàn giao sang khách hàng bằng cách chia thành các Work Packages và ủy quyền cho các team dự án thực hiện. Quá trình này đòi hỏi PM phải làm việc với các Stakeholders, báo cáo về tiến độ và xử lý các vấn đề. Khi ủy quyền, PM phải cung cấp cho các thành viên trong nhóm tất cả thông tin họ cần biết để thực hiện một số công việc, chẳng hạn như làm cái gì? Ràng buộc bao nhiêu thời gian và tiền bạc? Tần suất báo cáo lại cho người quản lý dự án?
Quản lý bàn giao sản phẩm (Managing Product Delivery): Team dự án thực hiện công việc của họ trong quá trình sản xuất và bàn giao sản phẩm. Team thực hiện ba hoạt động PRINCE2 trong quá trình này: chấp nhận công việc từ người quản lý dự án thông qua các Work Package; Tạo ra các sản phẩm và chuyển giao theo yêu cầu của Work Package. Team dự án cũng phải thường xuyên báo cáo về tiến độ công việc cho người quản lý dự án bằng các báo cáo check point.
Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing a stage boundary): Khi PM thấy rằng công việc của giai đoạn giao hàng hiện tại sắp hoàn thành, PM sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho giai đoạn giao hàng tiếp theo. Tại thời điểm này, PM có hai trọng tâm: hoàn thành quản lý Work Package trong giai đoạn phân phối hiện tại và tạo kế hoạch giai đoạn cho giai đoạn tiếp theo.

Controlling Stage (kiểm soát giai đoạn)

Dự án, dự án đặc biệt lớn hoặc phức tạp thường phân hủy để giai đoạn, mỗi giai đoạn được quản lý như là gần như là một dự án riêng biệt. Giai đoạn này cũng theo dõi tiến độ và báo cáo cho ban quản lý (thí dụ PMO). Các vấn đề (rủi ro thực tế) từ những giai đoạn trước được ghi nhận và phân bổ cho đầu bài của đề án tiếp theo.

Quản lý bàn giao sản phẩm (Managing Product Delivery)

Các gói công việc cần phải được thực hiện, cung cấp và được chấp nhận (nguồn, kế hoạch dự án, bao gồm cả tuyên bố phạm vi sản phẩm và chất lượng kế hoạch).

Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing a stage boundary)

Mục đích của quy trình Quản lý ranh giới giai đoạn là cho phép người quản lý dự án cung cấp đầy đủ thông tin để ban quản lý dự án có thể đánh giá mức độ thành công của giai đoạn hiện tại, phê duyệt kế hoạch giai đoạn tiếp theo, xem xét kế hoạch dự án đã cập nhật, và xác nhận khả năng tiếp tục phát triển và khả năng chấp nhận rủi ro. Do đó, quy trình nên được thực hiện tại hoặc gần cuối mỗi giai đoạn quản lý.

Lợi ích của việc sử dụng PRINCE2

Điều đầu tiên PRINCE2 cung cấp cho bạn là các phương thức, gọi là methodology để thực hiện dự án. Project Manager có thể điều chỉnh các theme và process theo nhu cầu dự án. Không chỉ có thế, PRINCE2 còn cung cấp các template định nghĩa trước có thể áp dụng cho rất nhiều hoạt động trong dự án. PMBOK chỉ cho chúng ta framework và “how” Project được quản lý, chứ không cung cấp các template định nghĩa trước để chuẩn hóa theo khuôn mẫu. Đây là một điểm vượt trội của PRINCE2 so với PMP.

PRINCE2 không yêu cầu các bạn phải áp dụng mọi nguyên tắc. Tuy nhiên bạn cần học kỹ tất cả các nguyên tắc để có thể áp dụng linh hoạt. Bạn cũng có thể tạo ra nguyên tắc cho chính bạn từ các nguyên tắc nền tảng. Đây chính là nguyên lý của "phá vỡ quy tắc": Learn the rules, break the rules, make up new rules, break the new rules.

Xem thêm: Cải tiến liên tực dựa trên phương pháp phả vỡ quy tắc sau khi đã làm chủ các quy tắc.

Có thể nhiều bạn thắc mắc là học PMP hoành tráng và rộng lớn quá, đôi khi ở Việt Nam dự án nhỏ tí thì có cần tới PMP hay không. PMP và PRINCE2 luôn thiết kế chương trình và tài liệu để có thể giúp Project Manager hoạt động trong mọi kích thước dự án. Hơn nữa Project Manager có thể áp dụng kiến thức PRINCE2 trong nhiều lĩnh vực như IT, Xây dựng hay kể cả phát triển sản phẩm…

PRINCE2 quản lý dự án thông qua các ngoại lệ (manage by exceptions), do đó dự án có những ngưỡng giới hạn, khi dự án có sự kiện nào vượt ngưỡng này, các lành đạo Top Management sẽ can thiệp để giúp Project Manager vượt qua hoàn cảnh đó.

Kết Luận

Chúng ta mới chỉ phân tích một khía cạnh rất nhỏ là áp dụng PRINCE2 trong các Delivery Stage của các dự án triển khai. Sẽ cần phải có sự phân tích sâu hơn ở các Stage khác như Pre-Project và Initiation Stage. Ngoài ra cơ cấu tổ chức của các dự án cũng phải làm rõ hơn để giúp cho việc giao tiếp và phối hợp giữa các bên được thuận lợi.

Xem thêm: PMI và Prince2 khác nhau như thế nào?

Phạm Đình Trường
TIGO Solutions