Trì hoãn (procrastination) vốn được xem là khuyết điểm trong cách làm việc của người trẻ hiện đại. Tuy chưa bao giờ được đánh giá cao, nó lại khá phổ biến với hơn 20% bạn trẻ thừa nhận mình có xu hướng trì hoãn khi làm việc. Đặc điểm nhận dạng của họ là những câu cửa miệng “thôi để đó đi” “để mai tính” “đợi lát nữa”.
Procrastination có cả ưu điểm lẫn nhược điểm.
‘Trì hoãn’ không đơn thuần là một thói quen hay bản tính. Dưới góc nhìn khoa học, “đó là một phản ứng thuộc hệ thần kinh của con người nhằm giải quyết những tầng cảm xúc tiêu cực như bất an, tự ti, chán nản… khi đối diện với những gì về tương lai mà bản thân không chắc chắn hoặc hứng thú,” Tim Pychyl, tiến sĩ tâm lý học tại trường Đại học Carleton, cho biết.
Do biểu hiện bên ngoài có phần chần chừ, thiếu năng nổ, và có vẻ như không nhảy thẳng vào nhiệm vụ cần hoàn thành, nên trì hoãn thường vô tình bị liệt vào danh sách đồng dạng với lười biếng. Thật ra, khác với lười biếng, trì hoãn là một phong cách làm việc riêng biệt, có thể đáp ứng được hiệu quả công việc nếu được vận dụng hợp lý.
‘Trì hoãn’ là một phản ứng của con người nhằm giải quyết những tầng cảm xúc tiêu cực như bất an, tự ti, chán nản… khi đối diện với những gì về tương lai mà bản thân không chắc chắn hoặc hứng thú. Có 8 lý do dẫn đến sự trì hoãn ở chúng ta.
Trì hoãn không phải lười biếng
‘Lười biếng’ và ‘trì hoãn’ là hai khái niệm khác nhau. ‘Lười biếng’ là trạng thái tránh né, không làm gì cả và vẫn thấy ổn về điều đó. Còn ‘trì hoãn’ là hành vi kéo dài thời gian vì không thể bắt tay vào làm, mặc dù vẫn rất muốn hoàn thành công việc đó.
Mặc dù đều xuất phát từ việc thiếu động lực, nhưng người trì hoãn không hề thờ ơ với công việc. Họ ý thức được rằng họ phải hoàn thành tất cả công việc, và đúng là họ luôn làm được điều đó vào phút cuối. Thế nhưng, những cảm xúc tiêu cực bao quanh công việc khiến họ cần một “khoảng không” để xem xét thấu đáo, trang bị đầy đủ trước khi tự tin hoàn thành một cách hiệu quả.
Cả 2 dạng người "trì hoãn" và "lười" cũng đều có những giá trị nhất định, như Bill Gates đã từng nói: Tôi luôn chọn những người lười biếng cho những công việc khó khăn. Bởi vì họ luôn biết cách tìm ra những con đường dễ dàng nhất để thực hiện nó.
Chính vì sự khác biệt này, người trì hoãn có thể tận dụng những yếu tố về thời gian và tâm lý xoay quanh để kích thích khả năng và hiệu quả làm việc của mình. Hãy điểm qua những dấu hiệu sau để xem liệu bạn có đang trì hoãn có chiến lược hay không.
1. Bạn cần biết mình đang trì hoãn vì điều gì
Bạn cần hiểu chính xác mình đang trì hoãn vì điều gì để lên chiến lược tận dụng nó một cách thích hợp nhất. Tiến sĩ Tim Pychyl cho biết, thì “trì hoãn là vấn đề về điều chỉnh tâm lý và tâm trạng, chứ không phải vấn đề quản lý thời gian.”
Bạn trì hoãn vì thời gian làm việc không phải là khung giờ mà bạn có thể đạt được năng suất cao nhất. Bạn có thể là một ‘cú đêm’ dễ bị phân tâm bởi cuộc sống năng động buổi sáng, hoặc là một ‘chú chim buổi sớm’ dễ chán nản, ngột ngạt vào ban đêm. Tuy vậy, thay vì bỏ phí, bạn vẫn có thể cố tận dụng thời gian này để làm những phần việc bạn thấy hứng thú hơn, hoặc không yêu cầu mức tập trung cao độ.
Trường hợp khác, có thể bạn cảm thấy tự ti ở khoản này, sợ thất bại vì đã từng chứng kiến “vết xe đổ” của người khác trong phần việc tương tự. Hoặc bạn yêu cầu quá cao vào bản thân, bối rối không biết nên bắt đầu từ đâu. Đôi khi đơn giản là bạn không thích phần việc đó, vì nó chán và dài dòng, hoặc đi ngược lại với giá trị mà bạn tin tưởng, ưu tiên.
Lúc này, não bộ của bạn bắt đầu tập trung vào việc giải quyết khẩn cấp những trạng thái tâm lý tiêu cực đó. Bạn sẽ cần thời gian thư giãn, nghĩ thoáng hơn và suy nghĩ tích cực hơn. Bạn có thể tự trấn an bằng cách nghiên cứu thêm thông tin, thực hiện những bước nhỏ lẻ, cơ bản trước khi bắt tay vào phần chính. Hoặc thử tìm những cách làm khác thú vị hơn và ít tốn thời gian hơn.
2. Trì hoãn luôn nằm trong tầm kiểm soát
Như bất kỳ cách làm việc đạt hiệu quả nào, bạn cần lập một “chiến lược trì hoãn” thấu đáo. Đúng hạn và đạt chất lượng luôn là hai yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu. Một khi đã nắm rõ lý do chần chừ của bản thân, giờ bạn sẽ biết kế hoạch của mình cần những bước cụ thể nào, đong đếm thời gian ra sao để đảm bảo hai yếu tố đó.
Bản kế hoạch còn đảm nhận việc “đánh thức”, ngăn thời gian trì hoãn bị trống, kéo dài quá lâu và biến thành trạng thái biếng nhác.
Mục đích của kế hoạch này nhằm giúp bạn duy trì được thế cân bằng giữa cảm xúc cá nhân và trách nhiệm công việc. Muốn vậy, ít nhất bạn phải nắm rõ các bước cần thiết để hoàn thành công việc, thời gian bạn có, và thời gian còn lại từ lúc trì hoãn cho tới hạn định. Bản kế hoạch còn đảm nhận việc “đánh thức”, ngăn thời gian trì hoãn bị trống, kéo dài quá lâu và biến thành trạng thái biếng nhác.
Không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra chuẩn xác theo ý muốn. Vì thế, một kế hoạch chặt chẽ phải luôn được trang bị một phương án dự phòng. Dù kế hoạch trước đó của bạn không thực hiện theo đúng lịch trình, hay bị can thiệp quá nhiều,… bước thay thế này vẫn giúp bạn hoàn thành công việc theo yêu cầu, thay vì hoảng loạn cố gắng hoàn tất ở ‘phút chót’.
3. Đảm bảo ‘phút chót’ là thời điểm hoàn thành công việc đạt được hiệu quả cao nhất
‘Phút chót’ là khái niệm thời gian được sử dụng linh hoạt cho nhiều trường hợp. Khác với cách hiểu là giây phút cuối cận kề hạn định (deadline), ‘phút chót’ hợp lý khi nói về trì hoãn là thời điểm bạn sẵn sàng hoàn thành công việc với tâm thế thoải mái, tự tin.
“Đối với kế hoạch trì hoãn nhằm đáp ứng hiệu quả công việc, ‘phút chót’ là khoảng thời gian sau cùng bạn dành để hoàn thiện sau khi đã chuẩn bị đầy đủ và tuyệt nhiên không đánh đổi chất lượng của thành phẩm,” tác giả cuốn Procrastinate on Purpose, Rory Vaden nhấn mạnh.
‘Phút chót’ là khoảng thời gian sau cùng bạn dành để hoàn thiện sau khi đã chuẩn bị đầy đủ và tuyệt nhiên không đánh đổi chất lượng của thành phẩm
Đó là giai đoạn cuối cùng nằm trong tính toán, ngược lại với việc bạn chợt bừng tỉnh nhận ra bản thân đã bỏ lỡ công việc quá lâu, rồi vội vàng lao vào giải quyết mà không kịp nhìn qua hoặc chỉnh sửa lấy một lần. Đừng đánh giá thấp khoảng thời gian bạn cần để hoàn thành công việc, và đừng đánh giá cao tốc độ hoàn thành công việc của bạn.
