Sharepoint là gì? Xây dựng hệ thống Sharepoint như thế nào?

SharePoint đã được Microsoft giới thiệu cách đây gần 20 năm, tuy nhiên ở Việt Nam vẫn chưa có nhiều người biết đến. Bài viết này mình sẽ giới thiệu về một số khái niệm về SharePoint và cách xây dựng 1 site SharePoint đơn giản

SharePoint là gì?

Nó là một web-based được Microsoft phát triển phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Có ba nhóm đối tượng chính sẽ sử dụng SharePoint:

Người dùng thông thường: Sử dụng các tính năng có sẵn rất tiện lợi của SharePoint để phục vụ các nhu cầu thông thường như lập kế hoạch, bảng biểu, tìm kiếm thông tin....
Chuyên viên quản trị CNTT. Triển khai một nền tảng web-based thống nhất để tạo lập, duy trì các ứng dụng web phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn web site làm việc nhóm, intranet nội bộ, web site internet để quảng bá doanh nghiệp, các ứng dụng cho các bài toán nghiệp vụ như quản lý công văn, quản lý dự án, quản lý nhân sự….
Lập trình viên. Tuỳ chỉnh các tính năng đã có, mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới trên nền tảng SharePoint để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp/khách hàng.

Ngoài mục đích chính là phần mềm, SharePoint còn là một Framework để các lập trình viên có thể mở rộng tính năng.

Tại sao lại là SharePoint?

SharePoint hỗ trợ customize theo nhu cầu của người dùng. Bạn có thể xây dựng 1 trang Portal, một hệ thống quản lý tài liệu, quản lý dự án,... dựa trên những tính năng có sẵn của SharePoint.
SharePoint liên kết khá tốt tới các sản phẩm khác của Microsoft.
SharePoint giúp cho end-user có thể tự xây dựng hệ thống riêng cho mình 1 cách nhanh chóng, kể cả những người không có kiến thức về lập trình.

Thực tế cho thấy từ năm 2013 khi Microsoft bắt đầu chú trọng đến Office 365 và mang SharePoint lên cloud thì lượng khách hàng sử dụng SharePoint đã tăng lên đáng kể. Mình rất thích sử dụng SharePoint trong việc quản lý task và tài liệu trong team, giống như cảm giác của nhiều người khi sử dụng Google drive vậy.

Các thành phần chính của Sharepoint

Database – cơ sở dữ liệu – một trong những yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của ngành CNTT, hầu như bất kỳ thứ giì cũng cần được lưu trữ trên Database, từ những bài viết trên SharePoint, những hoạt động, thậm chí là những từ khóa như Index, tags, keyword, hoặc là những Meta-Data ẩn ở đằng sau đó.

Network – mạng, hay nói chính xác là môi trường mạng – là một cách thức tiếp cận nhanh với các thông tin được lưu trữ, có thể nhanh chóng tổ chức, sắp xếp, hoặc giữ liên lạc với những thành viên, bạn bè trên mạng; và dĩ nhiên cần phải đảm bảo việc có thể sử dụng các chương trình tương tác với Server.

Program – chương trình, hoặc nói trong nghĩa hẹp đó là các phần mềm; ở đây chỉ định là SharePoint, Program đứng giữa người dùng và cơ sở dữ liệu, cung cấp các phương tiện và giao diện tương tác giữa người và máy, đồng thời cung cấp các tính năng tự động hóa như Work-flow (Chú ý là công việc cấu hình workflow để hoạt động đúng cũng rất phức tạp như lập trình vậy).

Information hoặc Data – thông tin hoặc dữ ịiệu – mấu chốt các vấn đề nằm ở đây, cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu và khi kết hợp với chương trình thích hợp các dữ liệu sẽ trở thành thông tin, thông tin có hữu ích hay không, có thể sử dụng được tốt hay không thì phải xem lại Program như thế nào. Việc tìm kiếm các thông tin, trích lục, lưu trữ, tái sử dụng, hủy…hay nói đúng hơn vòng đời (life-cycle) của thông tin như thế nào lại phụ thuộc rất nhiều vào chính sách của doanh nghiệp xác định và phân loại thông tin.

Administrator của SharePoint vốn là một công việc không hề dễ dàng, trước hết, phải đảm bảo việc vận hành của cơ sở dữ liệu, việc vận hành của SharePoint cùng với các môi trường hoạt động, các dịch vụ và các chương trình liên quan. Cơ sở dữ liệu phải sao lưu (backup), và kế hoạch backup như thế nào cũng là một vấn đề, hoặc là không gian làm việc được bổ sung và triển khai thế nào khi mà đĩa cứng sắp hết – mà hết là do độ phình ra quá cỡ của cơ sở dữ liệu. Đó chẳng phải là một công việc dễ dàng gì…

Làm thế nào để tạo 1 site SharePoint?

Đầu tiên, bạn cần có 1 tài khoản Office 365 đã. Nếu mới tiếp cận lần đầu, mình nghĩ bạn nên dùng thử bản E3 Trial của Microsoft trong 30 ngày theo guide dưới đây:

Access vào link sau để truy cập vào trang tạo tài khoản Trial
Bạn tạo tài khoản như bình thường

Bước tiếp theo điền số điện thoại, đợi nhận code và xác nhận! Done, bạn đã có 1 tài khoản Office 365 với vô vàn điều thú vị bên trong.

Giờ mình có thể Sign-in vào Office 365 bằng các thông tin đã tạo.

Sẽ mất một lúc để hệ thống setup SharePoint cho bạn. Từ màn hình quản lý, chúng ta có thể thấy rất nhiều ứng dụng mà Office 365 hỗ trợ, và chúng thực sự hữu ích như Flow, Forms, Dynamic 365, PowerApps,...

Click vào SharePoint trên màn hình để vào ứng dụng SharePoint

Có 2 loại SharePoint site có thể tạo: New Experience và Classic Experience. Tùy từng trường hợp mà người dùng sẽ chọn các kiểu site khác nhau. Nếu bạn chỉ là Người dùng thông thường, tôi khuyên các bạn nên dùng New Experience Site dựa theo Guide dưới đây:

Trên màn hình SharePoint đã vào từ trên, click vào + Create Site

Hãy thử với một site Team site và một site Comunication để biết nó khác nhau như nào nhé. Hai site này chỉ khác nhau ở Home Page được tạo sẵn.

Trên màn hình tiếp theo, điền Site name + description. Sau đó click Next.

Như vậy bạn có 1 site SharePoint cơ bản rồi. Hãy thử và cảm nhận nhé.

Kết Luận

SharePoint được sử dụng và phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, thế nhưng SharePoint là chương trình tương tác trên nền Web, các hoạt động đều theo quy trình cụ thể và máy móc, ít khi có các trường hợp ngoại lệ hoặc là cơ chế xin – cho; và tùy thuộc vào mức độ sử dụng mà chọn lựa các chính sách thích hợp cho việc phát triển; và cũng mạn phép nói luôn là SharePoint hơi thiên về các hoạt động nghiệp vụ hơn là về phần mềm, đó cũng là lý do cần phải có thời gian để thích ứng và đánh giá đúng về SharePoint.

Nguồn: Tổng hợp (viblo, blog Trung Thành)
TIGO Solutions