Trong lĩnh vực quản lý dự án, phương pháp đường găng hay phương pháp đường tới hạn (Critical path method - CPM) được áp dụng nhằm phân tích cơ sở cho việc thành công của dự án. Trong bài viết này chúng ta sẽ gọi tắt phương pháp đường găng là “Critical path”, đi tìm hiểu về lịch sử ra đời, định nghĩa và ứng dụng phương pháp đường găng này vào thực tế công việc quản lý dự án.
Lịch sử ra đời critical path
Trong những năm 1960, Dupont nghiên cứu phát triển rất nhiều chất liệu mới đòi hỏi phải có các qui trình sản xuất chi tiết. Nhu cầu của các doanh nghiệp tư nhân và quốc doanh về những vật liệu mới đã vượt quá khả năng của Dupont trong việc xây dựng những thiết bị và qui trình cần thiết để sản xuất hàng loạt, vì thế Dupont đã xây dựng Phương pháp Đường găng (Critical Path Method, viết tắt là CPM) nhằm giúp xác định chính xác hơn những ràng buộc về tài nguyên có ảnh hưởng thế nào đến thời gian đưa ra thị trường. Ngày nay rất nhiều người coi CPM là phương thức tiếp cận mặc định trong việc vẽ sơ đồ mạng cho những dự án có ràng buộc về tài nguyên.
CP (Critical Path) là "con đường tơ lụa trong lộ trình làm dự án", "con đường long mạch của dự án".
Đường găng là đường thời gian dài nhất của dự án
Đường găng của dự án (Critical Task) là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hoàn thành dự án) có chiều dài trên trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiện của các công việc thuộc đường này) lớn nhất, qua các công việc (công tác) có dự trữ toàn phần bằng 0 gọi là các công việc găng (Critical Task).
Đường găng sẽ cho bạn biết cần tối thiểu bao nhiêu tháng để cho ra sản phẩm. Tương tự như một đứa trẻ cần 9 tháng 10 ngày để được sinh ra khỏe mạnh. Nếu sớm hơn (sinh non) sẽ đối diện nguy cơ khiếm khuyết, nếu muộn hơn cơ thể sẽ không phát triển đồng bộ.
Một thí dụ về xây nhà, móng phải khô thì mới xây tường. Móng và tường nằm trong đường Critical Path. Còn khu vườn thì không, đội thợ sẽ không cần chờ xong tường mới xây vườn.
Critical Path là gì?
Trong mỗi dự án, critical path là tập hợp các công việc có quan hệ với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày kết thúc dự án. Nói cách khác, nếu chúng ta đứng từ ngày kết thúc của dự án và đi ngược về ngày bắt đầu của dự án qua các công việc bị phụ thuộc thì nó là đường dài nhất. Vì vậy, mỗi 1 công việc trên critical path đều rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến dự án có hoàn thành đúng tiến độ không. Việc xác định critical path và kiểm soát sự trì hoãn các công việc trên đường critical path sẽ giúp bạn kiểm soát tốt được tiến độ dự án.
Ví dụ: Một critical path gồm các công việc A -> D -> H -> I -> K; Nếu D bị chậm tiến độ 02 ngày thì để đảm bảo tiến độ dự án bạn chỉ có cách duy nhất là đẩy nhanh tiến độ bằng cách rút ngắn H, I, K được đủ 02 ngày.
Cách xác định critical path
- Xác định tất các công việc cần làm để hoàn thành một dự án theo cấu trúc phân cấp công việc (WBS).
- Xác định thời gian và nguồn lực để hoàn thành các công việc.
- Xác định sự phụ thuộc công việc: SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish).
- Xác định danh sách mốc mục tiêu.
Sau khi đã phân tích đủ dữ liệu cho 4 bước trên, bạn sẽ tiến hành đi ngược và đánh dấu các công việc từ thời điểm kết thúc về thời điểm bắt đầu của dự án qua các công việc phụ thuộc để rồi tìm ra đường dài nhất, đó chính là bạn đã xác định được critical path.
THÍ DỤ KẾ HOẠCH LẬP DỰ ÁN MÁY TÍNH CÁ NHÂN
Thời gian dự trữ là gì?
Trong vai trò là người lập và quản lý tiến độ dự án, có một công việc vô cùng quan trọng và gần như bắt buộc người lập và quản lý tiến độ luôn phải làm đó là: Xác định đường găng - các công tác găng; các công tác có thời gian dự trữ. Việc làm này giúp cho người quản lý có thể quản lý 1 cách "tập trung" nhưng vẫn vô cùng "linh hoạt" vì đã có 1 list những công tác có thời gian dự trữ trong tay.
Thời gian dự trữ của công việc là khoảng thời gian dư thừa (nếu có), ngoài thời lượng thực hiện công việc (Duration), nằm giữa thời điểm bắt đầu sớm nhất có thể và thời điểm kết thúc muộn nhất có thể của mỗi công việc (công tác), mà cho phép công việc có thể trì hoãn thời điểm bắt đầu hay kéo dài thời lượng thực hiện công việc. Dự trữ chính là khoảng thời gian để công việc có thể "trôi nổi" bên trong dự án.
Thời gian dự trữ của công việc có 2 loại: Dự trữ riêng phần - Free Slack - và dự trữ toàn phần - Total Slack.
Dự trữ riêng - Free Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của các công tác khác.
Dự trữ toàn phần - Total Slack: là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của dự án.
Số ngày Dự trữ toàn phần (Total Slack) luôn lớn hơn hoặc bằng số ngày Dự trữ riêng phần (Free Slack)
Như vậy, các công việc găng là các công việc chỉ có đúng một khoảng thời hạn thực hiện công việc mà không có khoảng dự trữ thời gian. Chúng sẽ bị Fix cố định trên trục thời gian không thể trôi nổi được, đồng thời bị "căng thẳng" trên trục thời gian, không thể co dãn thời lượng thực hiện công việc được.
Kiểm soát tiến độ dự án bằng phân tích critical path
Sau khi đã xác định được critical path, bạn nên xem xét lại các công việc trên critical path này dưới 2 góc độ để đảm bảo chắc chắn hơn cho tiến độ dự án:
- Đánh giá lại thời gian
- Đánh giá lại nguồn lực
Lập kế hoạch dự án và vẽ đường critital path bằng đồ họa nhằm dễ kiểm soát các công việc này để đảm bảo dự án về đích đúng kế hoạch theo mục tiêu ban đầu.
ĐỪNG QUÊN, ĐƯỜNG GĂNG (CRITICAL PATH) LÀ ĐƯỜNG THỜI GIAN DÀI NHẤT, VÀ CÁC CÔNG TÁC NẰM TRÊN ĐƯỜNG GĂNG THÌ KHÔNG ĐƯỢC PHÉP THỰC HIỆN TRỄ, VÌ NẾU ĐỂ XẢY RA THÌ TOÀN BỘ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN SẼ BỊ TRỄ.
Đặt cảnh báo ở mức độ cao hơn theo cơ cấu tổ chức dự án khi việc này có nguy cơ chậm tiến độ (chỉ số SPI). Ví dụ: Công việc không thuộc critical path (công việc bình thường) có nguy cơ chậm thì cảnh báo đến người phụ trách, người phối hợp, quản trị dự án; Công việc thuộc critical path mà có nguy cơ chậm thì ngoài gửi cảnh báo như công việc bình thường khi đó sẽ gửi đến các line khác trong cơ cấu dự án như: Điều phối viên, Trưởng ban chỉ đạo, Trợ lý, Giám đốc dự án.
Khi 1 công việc trên critical path bị chậm, bạn cần và nhất thiết quản lý phê duyệt thay đổi (CR) nhằm đảm bảo mọi sự chậm chễ hoặc ảnh hưởng chậm chễ đến dự án đều được phê duyệt. Kích hoạt đèn trạng thái dự án để các bên liên quan trong cơ cấu tổ chức dự án nắm được và tìm giải pháp có thể như bổ sung nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ các công việc khác trên critical path. Trong trường hợp tiếp tục không cải thiện được tình hình dự án có thể được đưa sang trạng thái thành lập hội đồng đánh giá (HC) nhằm đưa ra các giải pháp và chỉ đạo để dự án về đích kịp tiến độ.
Nếu quy mô dự án trên cỡ vừa hoặc bạn quản trị nhiều hơn 05 dự án nhỏ, chúng tôi khuyên bạn nên tìm một phần mềm quản lý dự án (tốt hơn là một phần mềm dự án online) có các tính năng cần thiết để giúp bạn thực hiện những việc trên đơn giản hơn, dễ dàng hơn và tất nhiên là hiệu quả hơn.
Nguồn: Internet
