Phạm vi dự án là gì?

Khái Niệm

Quản lí phạm vi dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Scope Management.

Quản lí phạm vi dự án liên quan đến việc xác định những nội dung công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án.

Phân tích tính tương quan giữa mong muốn (WANT) và nhu cầu thực tế (NEED) sẽ hnhf thành nên phạm vi của dự án sắp hình thành

Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công dự án.

Phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước. Kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo.

Ví dụ, một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng.

Chú ý: Phạm vi sản phẩm (product scope) khác với phạm vi dự án.
Xem thêm: https://tigosoftware.com/vi/khac-nhau-giua-product-scope-va-project-scope

Ý nghĩa

Quản lý phạm vi có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án.

Trong một nghiên cứu lớn liên quan đến hơn 1400 nhà quản lý dự án ở Mỹ và Canada do Gobeli và Larson tiến hành cho thấy có khoảng 50% các vấn đề trong quá trình lập kế hoạch liên quan đến việc xác định phạm vi và mục tiêu của dự án không rõ ràng.

Kết quả của nhiều nghiên cứu khác cũng cho thấy có mối liên quan chặt chẽ giữa thành công của dự án và quản lý phạm vi dự án.

Phạm vi dự án bao gồm những nội dung gì?

Quản lý phạm vi dự án bao gồm những nội dung sau:

- Thu thập yêu cầu – nhu cầu của khách hàng và của các chủ thể dự án

- Xác định phạm vi – phát triển bản mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm

- Phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc (Work Breakdown Structure - WBS) - việc tiến hành chia nhỏ một cách liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các phần việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

- Kiểm tra và thống nhất phạm vi dự án – chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức.

Xem thêm: Xác định ranh giới phạm vi dự án với sơ đồ DRD

- Kiểm soát phạm vi dự án – thu thập thông tin về phạm vi dự án và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án.

Quản lý phạm vi có 6 quy trình công việc được triển khai như sau:

Thí dụ trong việc lựa chọn phần mềm ERP dựa trên xác định phạm vi

Trong một nghiên cứu của Deloitte & Touche, các doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống mới được yêu cầu nêu tên 10 tiêu chí họ đã sử dụng để lựa chọn.

Những người mua đầu tiên được đánh giá riêng biệt với các nhóm khách hàng thứ hai.

Người mua đầu tiên thường quan tâm tới tính năng, tiện dụng.
Người mua thứ hai trở đi họ kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ năng lực, khả năng phù hợp với doanh nghiệp, tiềm lực tăng trưởng, giá cả, chất lượng sau đó mới là dễ sử dụng, dễ thực hiện.

Mọi người đều nghĩ là người mua thứ hai thông minh hơn vì họ đã có bài học từ trải nghiệm của người dùng thứ nhất.

Tuy nhiên, hầu hết đều sai lầm, theo kinh nghiệm xây dựng, triển khai 10 năm trong lĩnh vực ERP của TIGO SOLUTIONS, doanh nghiệp vẫn phải xác định mục tiêu, phạm vi trước sau đó tìm đến một nhà tư vấn giải pháp phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Bản giải pháp này có nhiệm vụ vạch ra tất cả vấn đề cần giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng ERP. Giải pháp đem lại sự phù hợp về chiến lược và trải nghiệm của người dùng cuối.

Mọi giải pháp không thể hoàn hảo 100% nhưng ít ra nó cũng sẽ phản ánh đúng những gì doanh nghiệp cần và tạo tâm lý yên tâm đối với người dùng cuối, họ sẽ không phải vật lộn với một sản phẩm quá rắc rối mà họ không hiểu hết ý nghĩa.

Sau khi đã có bản giải pháp hãy bắt đầu Pitching nhà cung cấp sản phẩm ERP. Hãy quan tâm tới tiêu chí là họ có đội ngũ mang lại trải nghiệm tốt cho doanh nghiệp hơn là các CaseStudy tập đoàn mà họ đặt ra để giải quyết vấn đề. Thái độ của Partner luôn tốt hơn thái độ của Supplier đơn giản vì họ thật sự quan tâm tới trải nghiệm của người dùng Experience.

Xem thêm: https://tigosoftware.com/vi/mat-kiem-soat-pham-vi-du-scope-creep-va-hieu-ung-qua-cau-tuyet-snowball