Triển khai giải pháp ERP được tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của doanh nghiệp (DN). Triển khai ERP làm thay đổi cách thức tương tác cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Vì vậy để dự án triển khai ERP thành công và đưa vào vận hành, khai thác hiệu quả là thách thức của rất nhiều DN . Là đối tác triển khai ERP với nhiều DN toàn cầu và các công ty trong nước, TIGO đã đúc rút ra các yếu tố quan trọng giúp cho việc triển khai dự án ERP thành công như sau:
1. Thấu hiểu sâu sắc về khách hàng
Sự thấu hiểu khách hàng (customer insight) là việc doanh nghiệp/ người bán hàng nắm bắt sâu sắc những nguyện vọng, thị hiếu của khách hàng. Hãy xem khách hàng là "trọng tâm" (customer-centric) để từ đó thu thập các phản hồi chất lượng của người dùng. Những phản hồi tích cực sẽ là nguồn dữ liệu chất lượng giúp định hình phần mềm quản trị doanh nghiệp mà ERP đóng vai trò trọng tâm.
2. Tư vấn "tiền triển khai"
Đây là bước quan trọng trước khi triển khai phần mềm vào doanh nghiệp. Cả bên cung cấp và bên sử dụng nên trao đổi trước về những tiện ích, cách vận hành, cài đặt cùng cách sử dụng.
DN cần xác định rõ các nhu cầu sẽ sử dụng trong phần mềm. Thí dụ: Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát tức thời trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống để kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
3. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ DN và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn và bức xúc của DN hiện nay cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh từ 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai phù hợp với với lộ trình phát triển của DN và khả năng tiếp nhận và vận hành của nhân sự công ty.
DN sẽ không cần giải pháp ERP hoàn hảo, hay giải pháp ERP đắt tiền. Vì các hệ thống ERP lớn sẽ đem lại gánh nặng tài chính phát sinh, còn gọi là chi phí tiềm ẩn, bao gồm đào tạo, vận hành nâng cao, cải thiện năng lực và tư duy... DN cần tìm kiếm ERP có thể giúp họ "gãi đúng chỗ ngứa" (pain points).
4. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Sau khi xác định rõ nhu cầu và bức xúc sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP ở nhiều DN cùng lãnh vực với quy mô DN ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô DN hiện nay. Đối tác triển khai cần hiểu rõ đặc thù thị trường, nền tảng xã hội cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng giải pháp, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
5. Xem chuyển đổi số là lộ trình, không phải đích đến
Triển khai ERP đóng vai trò quan trọng của công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp. ERP không chỉ là sản phẩm phần mềm, mà ERP còn là một mô hình, khung hệ thống (framework) và một phương thức (methodology) để cải thiện tư duy và năng lực trong kỷ nguyên số 4.0 hiện nay.
Chuyển đổi số là một quá trình, chứ không phải là một đích đến. Chuyển đổi số không phải là số hóa dữ liệu, cũng không phải đơn thuần là ứng dụng CNTT, mặc dù cốt lõi của nó vẫn là công nghệ.
6. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công dự án càng cao
Tất cả những người tham gia vào quá trình triển khai dự án được gọi là các bên hữu quan (stakeholders). Đó là những người có quyền lợi nào đó, thí dụ chủ đầu tư đầu tư tài chính, chuyên gia cao cấp chia sẻ kinh nghiệm, các tư vấn viên, giám sát viên, quản trị viên, người dùng cuối (end-user)...
– Ban giám đốc dự án: Thông thường là TGĐ, Phó TGĐ, giám đốc chiến lược. Đây là người tài trợ và đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn triển khai dự án.
– BPO: Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất vào thực tế và đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống ERP.
– Quản trị dự án: Thông thường là CIO, CFO, QTDA hoặc Business Analyst đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.
– Người dùng chính (key users) :Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu gốc (master data), chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (end-users).
7. Tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng các tập quán tốt (Best practices)
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rũi ro khi triển khai ERP thì DN cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của hãng ERP đã xây dựng, quy trình triển khai được các hãng ERP xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn DN trên thế giới và được đúc kết lại. Vì vậy các DN Việt Nam muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình triển khai và đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
Khi chúng ta mua hệ thống ERP là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy chúng ta phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn và tính hợp của hệ thống, DN muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.
Ứng dụng quy trình chuẩn (Best Practices) trong triển khai ERP sẽ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
- Áp dụng quy trình đã được nghiên cứu và triển khai thành công trong thực tế từ các doanh nghiệp lớn, giúp hệ thống ERP hoạt động hiệu quả hơn.
- Đồng thời cắt giảm các khoản chi phí cho việc nghiên cứu hệ thống, giúp tối ưu nguồn lực công ty.
- Hạn chế các vấn đề phát sinh từ hệ thống.
Ví dụ: Tại sao Tập đoàn Unilever có thể quản lý được hoạt động sản xuất trên toàn cầu, công ty ngày càng mở rộng về quy mô sản xuất, mở rộng thị trường và mở rộng thị phần ? Câu trả lời đơn giản là Unilever đã ứng dụng duy nhất một hệ thống quản trị ERP và đồng nhất ứng dụng các quy trình chuẩn trên toàn cầu, đồng nhất quy trình từ mua hàng, quản lý kho, bán hàng, tài chính kế toán,…. và tất cả các quốc gia đều ứng dụng đúng quy trình chuẩn và tập quán kinh doanh tốt nhất (Best Practices), chứ không phải từng quốc gia có các quy trình đặc thù và xây dựng quy trình đặc thù riêng cho từng quốc gia và phụ thuộc vào người quản trị, điều hành và tác nghiệp.
8. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống: Chuyển đổi nhiều lần để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dữ liệu
Đào tạo người dùng chính (key users) và người dùng cuối (end users): Sử dụng phương pháp "train the trainer", nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ key users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó key users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và key users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối (end users).
Phương pháp "train the trainer" giúp cho người dùng chính (key users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống váo vận hành chính thức.
9. Xác định thời điểm "chín muồi" để triển khai
Bất cứ giải pháp phần mềm nào cũng đều gắn với yếu tố thời điểm. Nếu chọn đúng "điểm rơi", DN sẽ thành công. Ngược lại, DN sẽ lúng túng và rơi vào cái bẫy 'sau khi triển khai phần mềm, công việc của nhân viên nhiều gấp đôi so với trước khi có sự tồn tại của phần mềm.
10. Luôn sẵn sáng cho "may đo" (customization) khi cần thiết
Phần mềm không giống như sản phẩm hữu hình được đóng gói trong bao bì. Cho dù phần mềm đã đi vào vận hành, nhu cầu nâng cấp luôn diễn ra không ngừng. DN không bao giờ thỏa mãn với nhu cầu hiện tại. DN càng phát triển nhanh, thì nhu cầu phần mềm cũng thay đổi "chóng mặt".
Phần mềm luôn có sự tiến hóa. Thí dụ: phân hệ MRP được mở rộng thêm phân hệ MPS (Master Production Schedule). Quản lý sản phẩm tách ra phân hệ Product Attributes chỉ tập trung khai thác tính năng sản phẩm. Quản lý khách hàng CRM tiếp tục tách ra phân hệ Customer Attributes chỉ tập trung khai thác thông tin khách hàng.
Do đó nếu DN hoàn toàn không lập kế hoạch cho customization, thì đó là một sự thiếu sót về mặt chiến lược. DN sẽ rất thiệt thòi trên lộ trình chuyển đổi số khi mà các đối thủ cạnh tranh đang ứng dụng CNTT rất mạnh mẽ.
Nguồn: TIGO Solutions
