Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu được thiết kế đúng sẽ cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào thông tin chính xác, mới nhất. Do một thiết kế phù hợp rất thiết yếu để bạn đạt được mục tiêu của mình khi làm việc với cơ sở dữ liệu nên việc dành thời gian cần thiết để tìm hiểu các nguyên tắc thiết kế tối ưu là vô cùng quan trọng. Cuối cùng, nhiều khả năng bạn sẽ tìm ra một cơ sở dữ liệu đáp ứng được nhu cầu của mình và có thể dễ dàng thay đổi.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn để lên kế hoạch tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính. Bạn sẽ biết cách để quyết định những thông tin mình cần, cách phân chia thông tin đó vào các bảng và cột thích hợp, cũng như mối quan hệ của chúng với nhau. Bạn cần đọc bài viết này trước khi tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính lần đầu.

Quan trọng:  Access mang đến các trải nghiệm thiết kế, giúp bạn tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu dành cho Web. Nhiều điểm cần cân nhắc về thiết kế sẽ khác với khi bạn thiết kế cho Web. Bài viết này không thảo luận về thiết kế ứng dụng cơ sở dữ liệu Web. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Xây dựng cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

Trong bài viết này

• Một số điều khoản về cơ sở dữ liệu cần biết

• Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là gì?

• Quy trình thiết kế

• Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

• Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

• Phân chia thông tin vào các bảng

• Biến mục thông tin thành các cột

• Chỉ định khóa chính

• Tạo mối quan hệ cho bảng

• Tinh chỉnh thiết kế

• Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa

Một số điều khoản về cơ sở dữ liệu cần biết

Access sẽ sắp xếp thông tin của bạn vào các bảng: danh sách các hàng và cột gợi nhớ đến một bảng hoặc bảng tính của nhân viên kế toán. Trong cơ sở dữ liệu đơn giản, bạn có thể chỉ có một bảng. Với hầu hết cơ sở dữ liệu, bạn sẽ cần nhiều bảng. Ví dụ: bạn có thể có một bảng lưu trữ thông tin về sản phẩm, một bảng khác lưu trữ thông tin về đơn hàng và một bảng khác nữa chứa thông tin về khách hàng.

Chính xác hơn, mỗi hàng sẽ được gọi là một bản ghi, còn mỗi cột sẽ được gọi là một trường. Bản ghi là một cách hữu dụng và nhất quán để tổng hợp thông tin về nội dung nào đó. Trường là một mục thông tin đơn — một loại mục xuất hiện trong mọi bản ghi. Ví dụ: trong bảng Sản phẩm, mỗi hàng hoặc bản ghi sẽ chứa thông tin về một sản phẩm. Mỗi cột hoặc trường sẽ chứa một số loại thông tin về sản phẩm đó, như tên hoặc giá cả.

Đầu Trang

Thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là?

Một số nguyên tắc hướng dẫn quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu. Nguyên tắc đầu tiên: thông tin trùng lặp (hay còn gọi là dữ liệu dự phòng) là có hại vì thông tin này gây lãng phí về dung lượng và làm tăng khả năng lỗi cũng như sự không nhất quán. Nguyên tắc thứ hai là sự chính xác và sự hoàn chỉnh của thông tin rất quan trọng. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có chứa thông tin không chính xác thì mọi báo cáo sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu đó cũng sẽ chứa thông tin không chính xác. Kết quả là mọi quyết định bạn đưa ra dựa trên các báo cáo đó sẽ trở thành thông tin sai lệch.

Do đó, thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là một thiết kế:

• Phân chia thông tin của bạn vào các bảng theo đối tượng để giảm thông tin thừa.

• Cung cấp cho Access thông tin cần thiết để kết hợp thông tin trong các bảng với nhau, khi cần.

• Giúp hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác cũng như tính toàn vẹn cho thông tin của bạn.

• Điều chỉnh nhu cầu báo cáo và xử lý dữ liệu của bạn.

Đầu Trang

Quy trình thiết kế

Quy trình thiết kế bao gồm những bước sau:

• Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu    

  Việc này giúp bạn chuẩn bị cho các bước tiếp theo.

• Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết     

  Thu thập mọi loại thông tin bạn có thể muốn ghi vào cơ sở dữ liệu, như tên sản phẩm và số đơn hàng.

• Phân chia thông tin vào các bảng    

  Phân chia mục thông tin vào các thực thể hoặc đối tượng chính, như Sản phẩm hoặc Đơn hàng. Mỗi đối tượng sau đó sẽ trở thành một bảng.

• Biến mục thông tin thành các cột    

  Quyết định loại thông tin bạn muốn lưu trữ trong từng bảng. Mỗi mục sẽ trở thành một trường và được hiển thị dưới dạng cột trong bảng. Ví dụ: một bảng Nhân viên có thể chứa các trường như Họ và Ngày Tuyển dụng.

• Chỉ định khóa chính    

  Chọn khóa chính cho mỗi bảng. Khóa chính là một cột, dùng để xác định từng hàng riêng. Ví dụ có thể là ID Sản phẩm hoặc ID Đơn hàng.

• Thiết lập mối quan hệ cho bảng    

  Xem bảng và quyết định mối quan hệ của dữ liệu trong bảng đó với dữ liệu ở các bảng khác. Thêm các trường vào bảng hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ, nếu cần.

• Tinh chỉnh thiết kế của bạn    

  Phân tích thiết kế để tìm lỗi. Tạo bảng và thêm một số bản ghi dữ liệu mẫu. Xem liệu bạn có thể nhận được kết quả mong muốn từ bảng không. Tiến hành điều chỉnh thiết kế, nếu cần.

• Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa    

  Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu để xem liệu bảng của bạn đã được cấu trúc phù hợp chưa. Tiến hành điều chỉnh bảng, nếu cần.

Đầu Trang

Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Tốt nhất, bạn nên ghi lại mục đích của cơ sở dữ liệu ra giấy — mục đích của cơ sở dữ liệu, bạn dự định sử dụng cơ sở dữ liệu như thế nào và ai sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Đối với cơ sở dữ liệu nhỏ dành cho doanh nghiệp gia đình, ví dụ: bạn có thể ghi đơn giản như "Cơ sở dữ liệu khách hàng lưu danh sách thông tin khách hàng cho mục đích tạo quảng cáo qua thư và tạo báo cáo". Nếu cơ sở dữ liệu phức tạp hơn hoặc có nhiều người dùng, như thường xảy ra trong môi trường doanh nghiệp thì mục đích có thể đơn giản chỉ là một đoạn văn hoặc nhiều hơn và cần bao gồm thời gian, cũng như cách mỗi người sử dụng cơ sở dữ liệu. Tốt nhất, bạn nên có tuyên bố sứ mệnh được xây dựng tốt có thể được tham chiếu trong suốt quy trình thiết kế. Việc có tuyên bố này sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu khi đưa ra quyết định.

Đầu Trang

Tìm và sắp xếp thông tin cần thiết

Để tìm và sắp xếp thông tin cần thiết, hãy bắt đầu bằng thông tin hiện có. Ví dụ: bạn có thể ghi lại đơn hàng vào sổ cái hoặc giữ lại thông tin khách hàng trên biểu mẫu giấy trong tủ hồ sơ. Thu thập những tài liệu đó và liệt kê từng loại thông tin hiển thị (ví dụ: mỗi hộp bạn điền trên một biểu mẫu). Nếu bạn không có sẵn bất cứ biểu mẫu nào thì thay vào đó, hãy tưởng tượng bạn phải thiết kế một biểu mẫu để ghi lại thông tin khách hàng. Bạn muốn đưa thông tin nào vào biểu mẫu? Bạn sẽ tạo những ô nào để điền? Xác định và liệt kê từng mục trong số này. Ví dụ: giả sử bạn hiện đang giữ danh sách khách hàng trên thẻ chỉ mục. Việc kiểm tra các thẻ này có thể cho biết rằng mỗi thẻ lưu giữ một tên khách hàng, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính và số điện thoại. Mỗi mục trong số này đại diện cho một cột tiềm năng trong bảng.

Khi bạn chuẩn bị danh sách này, đừng lo lắng về việc phải tạo bảng hoàn hảo ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy liệt kê từng mục bạn nghĩ ra. Nếu người khác sử dụng cơ sở dữ liệu, hãy hỏi cả ý kiến của họ. Bạn có thể tinh chỉnh danh sách sau đó.

Tiếp theo, hãy cân nhắc loại báo cáo hoặc quảng cáo qua thư bạn có thể muốn tạo ra từ cơ sở dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể muốn báo cáo doanh số sản phẩm hiển thị doanh số theo khu vực hoặc báo cáo tóm tắt hàng tồn kho hiển thị mức tồn kho sản phẩm. Có thể bạn cũng muốn tạo thư biểu mẫu để gửi đến khách hàng, công bố một sự kiện bán hàng hoặc đưa ra phí trả thêm. Thiết kế báo cáo trong đầu và tưởng tượng báo cáo sẽ trông như ra sao. Bạn muốn đưa thông tin nào vào báo cáo? Liệt kê từng mục. Thực hiện tương tự cho thư biểu mẫu và cho mọi báo cáo khác bạn dự định tạo.

Việc đưa ý tưởng vào báo cáo và thư tín bạn có thể muốn tạo sẽ giúp xác định được những mục cần thiết trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: giả sử bạn mang đến cho khách hàng cơ hội chọn tham gia (hoặc không tham gia) cập nhật email định kỳ và bạn muốn in một danh sách những người đã chọn tham gia đó. Để ghi lại thông tin đó, bạn cần thêm một cột “Gửi email” vào bảng khách hàng. Đối với mỗi khách hàng, bạn có thể đặt trường là Có hoặc Không.

Yêu cầu gửi thư email cho khách hàng sẽ đề xuất một mục khác để ghi lại. Khi bạn biết có khách hàng muốn nhận thư email, bạn cũng sẽ cần biết địa chỉ email để gửi thư cho họ. Do đó, bạn cần ghi lại địa chỉ email của từng khách hàng.

Việc tạo một mẫu thử nghiệm cho mỗi báo cáo hoặc danh sách đầu ra và cân nhắc những mục bạn cần để tạo báo cáo. Ví dụ, khi bạn kiểm tra một bức thư biểu mẫu, một số điều có thể sẽ xảy ra. Nếu bạn muốn đưa ra lời chào chính xác — ví dụ: chuỗi "Mr.", "Mrs." hoặc "MS." bắt đầu lời chào, bạn sẽ phải tạo một mục chào mừng. Ngoài ra, bạn thường có thể bắt đầu một chữ cái với "Dear Mr. Smith", chứ không phải là "Dear. Mr. Sylvester Smith ". Điều này gợi ý rằng bạn thường muốn lưu trữ tên cuối cùng với tên đầu tiên.

Điểm chính cần ghi nhớ là bạn nên tách từng mẩu thông tin thành các phần nhỏ nhất, hữu dụng. Đối với tên, để giúp họ luôn sẵn dùng, bạn sẽ tách tên thành hai phần — Tên và Họ. Chẳng hạn để sắp xếp báo cáo theo tên, sẽ hữu ích nếu yêu cầu lưu trữ riêng họ của khách hàng. Nói chung, nếu bạn muốn sắp xếp, tìm kiếm, tính toán hoặc báo cáo dựa trên một mục thông tin thì bạn nên đặt mục đó vào một trường riêng.

Hãy nghĩ tới các câu hỏi bạn có thể muốn cơ sở dữ liệu trả lời. Ví dụ: bạn đã kết thúc bán hàng được cho bao nhiêu sản phẩm nổi bật tháng trước? Khách hàng thân thiết của bạn sống ở đâu? Nhà cung cấp sản phẩm bán chạy nhất của bạn là ai? Việc xem xét trước những câu hỏi này sẽ giúp bạn hướng tới các mục bổ sung cần ghi lại.

Sau khi thu thập thông tin này, bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo.

Đầu Trang

Phân chia thông tin vào các bảng

Để phân chia thông tin vào các bảng, hãy chọn các thực thể hoặc đối tượng chính. Ví dụ: sau khi tìm và sắp xếp thông tin về một cơ sở dữ liệu doanh số sản phẩm, danh sách sơ bộ sẽ trông như sau:

Những thực thể chính được hiển thị ở đây là sản phẩm, nhà cung cấp, khách hàng và đơn hàng. Do đó, tốt nhất, bạn nên bắt đầu với bốn bảng sau: một bảng dữ kiện về sản phẩm, một bảng dữ kiện về nhà cung cấp, một bảng dữ kiện về khách hàng và một bảng dữ kiện về đơn hàng. Mặc dù bảng này không hoàn thiện danh sách nhưng đây là một điểm khởi đầu tốt. Bạn có thể tiếp tục tinh chỉnh danh sách này cho đến khi có được thiết kế tối ưu.

Khi lần đầu xem xét danh sách mục sơ bộ, bạn có thể muốn đặt tất cả chúng vào một bảng duy nhất, thay vì bốn bảng như hiển thị trong hình minh họa trước đó. Bạn sẽ biết lý do tại sao không nên đặt tất cả vào cùng một bảng ở đây. Hãy cân nhắc một chút, bảng hiển thị ở đây:

Trong trường hợp này, mỗi hàng đều chứa thông tin về cả sản phẩm lẫn nhà cung cấp. Do bạn có thể có nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp nên thông tin tên và địa chỉ nhà cung cấp sẽ bị lặp lại nhiều lần. Như vậy rất tốn dung lượng ổ đĩa. Việc chỉ ghi lại thông tin nhà cung cấp một lần trong bảng Nhà cung cấp riêng, rồi liên kết bảng đó với bảng Sản phẩm là giải pháp tốt hơn nhiều.

Vấn đề thứ hai của thiết kế này là khi bạn cần sửa đổi thông tin về nhà cung cấp. Ví dụ: giả sử bạn cần thay đổi địa chỉ của nhà cung cấp. Vì địa chỉ xuất hiện ở nhiều nơi nên bạn có thể vô tình thay đổi địa chỉ ở chỗ này nhưng quên thay đổi địa chỉ ở những chỗ khác. Việc ghi lại địa chỉ của nhà cung cấp ở một nơi duy nhất sẽ giải quyết được vấn đề.

Khi bạn thiết kế cơ sở dữ liệu của mình, hãy cố gắng chỉ ghi mỗi dữ kiện một lần. Nếu bạn thấy mình đang lặp lại cùng một thông tin ở nhiều chỗ, chẳng hạn như địa chỉ của một nhà cung cấp cụ thể, hãy đặt thông tin đó vào một bảng riêng.

Cuối cùng, giả sử chỉ có một sản phẩm được cung cấp bởi Coho Winery và bạn muốn xóa sản phẩm mà vẫn giữ lại thông tin tên và địa chỉ của nhà cung cấp. Bạn sẽ làm thế nào để xóa bản ghi sản phẩm mà không làm mất luôn thông tin nhà cung cấp? Không thể. Vì mỗi bản ghi sẽ chứa dữ kiện về một sản phẩm, cũng như dữ kiện về một nhà cung cấp nên bạn không thể xóa bảng này mà không xóa bảng kia. Để tách riêng các dữ kiện này, bạn phải phân tách một bảng thành hai: một bảng thông tin sản phẩm và một bảng khác chứa thông tin nhà cung cấp. Việc xóa bản ghi sản phẩm sẽ chỉ xóa dữ kiện về sản phẩm, chứ không xóa dữ kiện về nhà cung cấp.

Sau khi bạn chọn đối tượng mà bảng trình bày, các cột trong bảng đó sẽ chỉ lưu trữ dữ kiện về đối tượng. Ví dụ: bảng sản phẩm sẽ chỉ lưu trữ dữ kiện về sản phẩm. Vì địa chỉ nhà cung cấp là một dữ kiện về nhà cung cấp, không phải dữ kiện về sản phẩm nên dữ kiện này sẽ nằm trong bảng nhà cung cấp.

Đầu Trang

Biến mục thông tin thành các cột

Để xác định các cột trong bảng, hãy quyết định thông tin bạn cần theo dõi về đối tượng được ghi trong bảng. Ví dụ: với bảng Khách hàng, Tên, Địa chỉ, mã Zip Thành phố Tiểu bang, Gửi email, Lời chào và Địa chỉ email sẽ bao gồm một danh sách cột khởi đầu tốt. Mỗi bản ghi trong bảng chứa cùng một tập hợp cột để bạn có thể lưu trữ thông tin Tên, Địa chỉ, mã Zip Thành phố-Tiểu bang, Gửi email, Lời chào và Địa chỉ email về từng bản ghi. Ví dụ: cột địa chỉ có chứa địa chỉ của khách hàng. Mỗi bản ghi sẽ chứa dữ liệu về một khách hàng và trường địa chỉ sẽ chứa địa chỉ của khách hàng đó.

Sau khi đã quyết định nhóm tập hợp cột ban đầu của từng bảng, bạn có thể tinh chỉnh thêm cho các cột. Ví dụ: bạn nên lưu trữ tên khách hàng thành hai cột riêng biệt: tên và họ để có thể sắp xếp, tìm kiếm và lập chỉ mục trên chính những cột đó. Tương tự, địa chỉ thực sự gồm năm thành phần riêng lẻ, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã bưu điện và quốc gia/vùng lãnh thổ, bạn cũng nên lưu trữ chúng vào các cột riêng biệt. Nếu bạn muốn tiến hành tìm kiếm, lọc hoặc sắp xếp hoạt động, chẳng hạn như theo tiểu bang thì bạn cần lưu thông tin tiểu bang ở một cột riêng.

Bạn cũng cần cân nhắc xem liệu cơ sở dữ liệu chỉ giữ thông tin có nguồn gốc trong nước hay có nguồn gốc quốc tế. Ví dụ: nếu bạn dự định lưu trữ các địa chỉ quốc tế, bạn nên có cột Khu vực thay cho cột Tiểu bang vì cột này có thể phù hợp cho cả các tiểu bang trong nước và các khu vực thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ khác. Tương tự, Mã Bưu điện sẽ hữu ích hơn Mã Zip nếu bạn chuẩn bị lưu trữ các địa chỉ quốc tế.

Danh sách sau trình bày một số mẹo cho việc quyết định số cột của bạn.

• Đừng bao gồm dữ liệu đã tính toán    

  Trong hầu hết trường hợp, bạn không nên lưu trữ kết quả tính toán trong bảng. Thay vào đó, bạn có thể yêu cầu Access thực hiện tính toán khi muốn xem kết quả. Ví dụ: giả sử có một báo cáo Sản phẩm Đã Đặt hàng, hiển thị tổng phụ số đơn vị đã đặt cho từng danh mục sản phẩm trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, sẽ không có cột tổng phụ Sản phẩm Đã Đặt hàng trong bất cứ bảng nào. Thay vào đó, bảng Sản phẩm sẽ bao gồm cột Số đơn vị Đã Đặt hàng, lưu trữ số đơn vị đã đặt cho từng sản phẩm. Access sẽ sử dụng dữ liệu đó để tính toán tổng phụ mỗi khi bạn in báo cáo. Không nên lưu tổng phụ trong bảng.

• Lưu trữ thông tin trong các phần logic nhỏ nhất    

  Bạn có thể muốn để trường đơn cho tên đầy đủ hoặc cho tên sản phẩm kèm theo mô tả sản phẩm. Nếu bạn kết hợp nhiều loại thông tin trong một trường thì sau đó sẽ rất khó để truy xuất dữ kiện riêng. Hãy tìm cách tách thông tin thành các phần logic, ví dụ: tạo các trường riêng cho tên và họ hoặc cho tên sản phẩm, danh mục và mô tả.

Sau khi tinh chỉnh các cột dữ liệu trong từng bảng, bạn đã sẵn sàng chọn khóa chính cho từng bảng.

Đầu Trang

Chỉ định khóa chính

Mỗi bảng cần có một cột hoặc tập hợp cột riêng giúp xác định từng hàng được lưu trữ trong bảng. Đây thường là số nhận dạng duy nhất, chẳng hạn như số ID nhân viên hoặc số sê-ri. Trong thuật ngữ về cơ sở dữ liệu, thông tin này được gọi là khóa chính của bảng. Access sử dụng các trường khóa chính để liên kết nhanh dữ liệu từ nhiều bảng và kết hợp dữ liệu với nhau giúp bạn.

Nếu bạn đã có mã định danh duy nhất cho bảng, như số sản phẩm để xác định riêng từng sản phẩm trong danh mục, bạn có thể sử dụng mã định danh đó làm khóa chính của bảng — nhưng chỉ khi các giá trị trong cột này sẽ luôn khác với từng bản ghi. Khóa chính của bạn không thể có giá trị trùng lặp. Ví dụ: không sử dụng tên người làm khóa chính vì tên không phải là duy nhất. Bạn rất dễ gặp tình huống hai người có cùng tên trong bảng.

Khóa chính sẽ luôn chỉ có một giá trị. Nếu một lúc nào đó, giá trị cột trở thành không xác định hoặc không rõ (giá trị bị thiếu), bạn sẽ không thể sử dụng giá trị đó làm thành phần trong khóa chính.

Bạn phải luôn chọn khóa chính có giá trị không đổi. Trong một cơ sở dữ liệu sử dụng nhiều bảng, bạn có thể sử dụng khóa chính của mình làm tham chiếu trong bảng khác. Nếu khóa chính thay đổi, thay đổi cũng cần được áp dụng ở những nơi khóa được tham chiếu. Việc sử dụng khóa chính sẽ không thay đổi việc giảm cơ hội khóa chính có thể trở nên không đồng bộ với các bảng khác tham chiếu đến khóa.

Thông thường, người ta sẽ sử dụng một số duy nhất bất kỳ làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể gán một số đơn hàng duy nhất cho từng đơn hàng. Mục đích duy nhất của số đơn hàng là để xác định đơn hàng. Sau khi gán, số đơn hàng sẽ không bao giờ thay đổi.

Nếu bạn không có sẵn cột hoặc tập hợp cột có thể làm khóa chính tốt, hãy cân nhắc sử dụng cột có kiểu dữ liệu Số Tự động. Khi bạn sử dụng kiểu dữ liệu Số Tự động, Access sẽ tự động gán một giá trị cho bạn. Mã định danh không chứa dữ kiện; mã định danh không chứa thông tin thực tế mô tả hàng mà mã đại diện. Mã định danh không chứa dữ kiện là lựa chọn lý tưởng để dùng làm khóa chính vì chúng sẽ không thay đổi. Một khóa chính sẽ chứa các dữ kiện về một hàng — số điện thoại hoặc tên khách hàng chẳng hạn — nhiều khả năng sẽ thay đổi vì tự bản thân thông tin thực tế có thể thay đổi.

1. Một cột được đặt là kiểu dữ liệu Số Tự động thường sẽ là một khóa chính tốt. Không có hai sản phẩm nào có ID giống nhau.

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn sử dụng hai trường trở lên cùng nhau, cung cấp khóa chính cho bảng. Ví dụ: một bảng Chi tiết Đơn hàng lưu trữ các khoản mục về đơn hàng sẽ sử dụng hai cột trong khóa chính: ID Đơn hàng và ID Sản phẩm. Khi khóa chính triển khai nhiều cột, khóa còn được gọi là khóa tổng hợp.

Với cơ sở dữ liệu doanh số sản phẩm, bạn có thể tạo ra cột Số Tự động cho từng bảng để làm khóa chính: ID_Sản_phẩm cho bảng Sản phẩm, ID_Đơn_hàng cho bảng Đơn hàng, ID_Khách_hàng cho bảng khách hàng và ID_Nhà_cung_cấp cho bảng Nhà cung cấp.

Đầu Trang

Tạo mối quan hệ cho bảng

Giờ bạn đã phân chia thông tin vào các bảng, bạn cần một cách để kết hợp thông tin lại với nhau theo các cách có ý nghĩa. Ví dụ: biểu mẫu sau đây bao gồm thông tin từ một vài bảng.

1. Các thông tin trong biểu mẫu này được lấy từ bảng Khách hàng...

2. ...bảng Nhân viên...

3. ...bảng Đơn hàng...

4. ...bảng Sản phẩm...

5. ...và bảng Chi tiết Đơn hàng.

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tương quan. Trong cơ sở dữ liệu tương quan, bạn phân chia thông tin vào các bảng riêng, dựa theo đối tượng. Sau đó, bạn sử dụng mối quan hệ giữa các bảng để kết hợp thông tin với nhau khi cần.

Đầu Trang

Tinh chỉnh thiết kế

Sau khi bạn có các bảng, trường và mối quan hệ cần thiết, bạn nên tạo và điền dữ liệu mẫu vào các bảng, đồng thời thử làm việc với thông tin: tạo các truy vấn, thêm các bản ghi mới và v.v.. Việc này sẽ giúp tô sáng các vấn đề tiềm ẩn — ví dụ: bạn có thể cần thêm một cột bạn đã quên chèn trong giai đoạn thiết kế hoặc bạn có thể có một bảng cần phân tách thành hai bảng để loại bỏ trùng lặp.

Xem liệu bạn có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để nhận được câu trả lời mong muốn không. Tạo bản thảo thô cho các biểu mẫu và báo cáo và xem liệu chúng có hiển thị dữ liệu như dự kiến không. Tìm dữ liệu trùng lặp không cần thiết khi bạn tìm thấy bất cứ trùng lặp nào, hãy thay đổi thiết kế để loại bỏ trùng lặp.

Khi dùng thử cơ sở dữ liệu ban đầu, bạn sẽ có thể phát hiện ra cơ hội để cải thiện. Sau đây là một vài nội dung cần kiểm tra:

• Bạn có quên bất cứ cột nào không? Nếu có, thông tin có thuộc về bảng hiện có không? Nếu đó là thông tin về vấn đề khác, bạn có thể cần tạo ra một bảng khác. Tạo cột cho mọi mục thông tin bạn cần theo dõi. Nếu không thể tính toán thông tin từ các cột khác thì có thể bạn sẽ cần tạo cột mới cho thông tin.

• Có cột nào là dư thừa vì thông tin có thể được tính toán từ các trường hiện tại không? Nếu một mục thông tin có thể được tính toán từ các cột hiện có khác — giá chiết khấu được tính từ giá bán lẻ chẳng hạn — tốt hơn bạn nên tính luôn, tránh tạo cột mới.

• Bạn có nhập lại thông tin trùng lặp vào một trong các bảng của mình không? Nếu vậy, có lẽ bạn cần phân chia bảng thành hai bảng có mối quan hệ một đối nhiều.

• Bạn có bảng với nhiều trường, số bản ghi hạn chế và nhiều trường trống trong bản ghi riêng? Nếu vậy, hãy cân nhắc thiết kế lại bảng để bảng có ít trường và có nhiều bản ghi hơn.

• Mỗi mục thông tin đã được tách thành nhiều phần hữu ích nhỏ nhất? Nếu bạn cần báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán trên một mục thông tin, hãy đặt mục vào chính cột thông tin đó.

• Mỗi cột có chứa dữ kiện về đối tượng của bảng không? Nếu cột không chứa thông tin về đối tượng của bảng thì cột sẽ thuộc về một bảng khác.

• Tất cả mối quan hệ giữa các bảng đã được trình bày bằng trường chung hay bằng bảng thứ ba chưa? Các mối quan hệ một đối một và một đối nhiều yêu cầu cột chung. Mối quan hệ nhiều đối nhiều yêu cầu bảng thứ ba.

Áp dụng các quy tắc chuẩn hóa

Bạn có thể áp dụng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu (đôi khi được gọi là các quy tắc chuẩn hóa) làm bước tiếp theo trong thiết kế. Bạn sử dụng những quy tắc này để xem liệu bảng của bạn đã được cấu trúc đúng chưa. Quy trình áp dụng quy tắc vào thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn được gọi là chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hoặc đơn giản là chuẩn hóa.

Chuẩn hóa sẽ hữu dụng nhất sau khi bạn trình bày mọi mục thông tin và đạt đến thiết kế sơ bộ. Ý tưởng này giúp bạn đảm bảo mình đã phân chia các mục thông tin vào bảng thích hợp. Chuẩn hóa không thể đảm bảo rằng bạn đã có tất cả các mục dữ liệu đúng để bắt đầu.

Bạn áp dụng các quy tắc này liên tục, ở mỗi bước để đảm bảo thiết kế của bạn đạt đến một trong những trạng thái được gọi là "biểu mẫu bình thường". Năm biểu mẫu bình thường được chấp nhận rộng rãi — biểu mẫu bình thường đầu tiên đến biểu mẫu bình thường thứ năm. Bài viết này cung cấp thêm chi tiết về ba biểu mẫu đầu tiên vì chúng là biểu mẫu bắt buộc cho phần lớn thiết kế cơ sở dữ liệu.