Lập kế hoạch và kiểm tra quy trình
OK, bạn vừa kết thúc một buổi lập kế hoạch dài hạn cho một sáng kiến mới, nhưng bạn không thể thoát khỏi cảm giác như thể mình đã quên một cái gì đó quan trọng.
Sau đó, bạn đã nhận ra….Có một lỗ hổng nghiêm trọng trong kế hoạch và bây giờ bạn phải lên lịch cho một cuộc họp khác, để lập một kế hoạch mới. Bạn đã từng rơi vào hoàn cảnh này bao giờ chưa?
Đó là một cảm giác khủng khiếp và có lẽ tất cả chúng ta đều đã trải qua. Tuy nhiên, chúng ta có thể tránh được vấn đề này nếu chúng ta sử dụng một công cụ lập kế hoạch đơn giản mà ngành công nghiệp điện ảnh đã sử dụng trong nhiều thập kỷ qua: Storyboard – phân cảnh nội dung.
Storyboard là gì?
Trong ngành công nghiệp điện ảnh, Storyboard chỉ đơn giản là một cách nhìn vào bộ phim, với những hình ảnh tĩnh – trước khi bộ phim thực sự được thực hiện. Ví dụ: Storyboard cho Cảnh 1 mở ra một hình ảnh về những điều mà cảnh đầu tiên hoặc góc quay trông sẽ như thế nào. Cảnh tiếp theo, từ một góc độ khác và trở thành bức ảnh tiếp theo trong Storyboard. Với mỗi cảnh hoặc hành động mới, một bức ảnh mới sẽ được thêm vào.
Nó cũng tương tự trong môi trường kinh doanh. Thay vì làm phim, bạn có thể lên kế hoạch ra mắt sản phẩm, quản lý một dự án, tạo ra một chiến lược marketing, xây dựng một quy trình mới hoặc xác định mối quan hệ nguyên nhân và kết quả.
Storyboard sẽ phân tích từng bước trong quy trình. Nhưng thay vì sử dụng các từ và viết ra một danh sách các công việc cần làm, Storyboard cho phép bạn xem mọi thứ phải xảy ra. Nhóm bạn tạo ra một phác thảo chi tiết về các bước cần thiết. Sau đó, họ làm việc để phát hiện vấn đề, xác định các khó khăn và sắp xếp lại. Storyboard khá thoải mái: chúng khuyến khích tính sáng tạo và thử nghiệm và chúng có thể rất hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch.
Cái nhìn tổng quát
Storyboard cũng rất hữu ích để xây dựng sự thống nhất cho nhóm và các nhóm sử dụng chúng có xu hướng dễ dàng đưa ra quyết định hơn. Do mọi người có thể tham gia và nhiệt tình, cam kết cao hơn nhiều.
Storyboard hoạt động theo cách kể một câu chuyện theo trực quan. Khi mọi người tưởng tượng đến điều gì đó, sẽ dễ dàng hơn nhiều để hiểu các khái niệm, giải thích sơ đồ hoặc biểu đồ và hình dung tương lai.
Không thành vấn đề nếu đó là câu chuyện về sản phẩm mới của công ty bạn. Bảng phân cảnh có thể thay đổi bất kỳ loại dữ liệu nào thành một thứ sống động và năng động. Chúng có thể biến quá trình lập kế hoạch nhàm chán thành một trải nghiệm thú vị và tương tác cho người tham gia.
Cách sử dụng Storyboard
Tạo một Storyboard không phải quá khó. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước và đưa ra một ví dụ cụ thể để bạn có thể thấy quá trình tạo một Storyboard rõ ràng.
Bước 1: Viết ra các bước
Brainstorming những điều bạn đang cố gắng đạt được và sau đó viết ra các bước mà bạn phải thực hiện để đạt được mục tiêu của mình
Nhiều người thấy rằng giấy ghi chú sẽ giúp ích trong quá trình này. Bạn có thể ghi lại các bước thực hiện sau hoặc có thể nhớ lại các bước bạn đã bỏ lỡ, giấy ghi chú cho phép bạn dễ dàng nhận và sắp xếp lại thông tin.
Bước 2: Đặt các bước của bạn theo thứ tự
Đặt các bước mà bạn lưu ý trong Bước 1 theo một trình tự đúng.
Bước 3: Tạo các cấp phụ
Một số hành động trong Storyboard được tạo thành từ một loạt các hành động nhỏ hơn. Bước này sẽ giúp bạn tạo ra các cấp phụ cho các bước lớn. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ một phần quan trọng nào của quy trình.
Bước 4: Tìm kiếm vấn đề và trở ngại
Vì mỗi một bước mới sẽ được đặt vào Storyboard, nên hãy khuyến khích nhóm tìm kiếm “lỗ hổng” và các vấn đề trong quy trình. Điều này đặc biệt quan trọng giữa các bước. Tại sao? Bởi vì giữa các bước, vấn đề có thể bị ẩn. Đó là lý do tại sao Storyboard rất có giá trị. Bạn có thể nhìn thấy từng mảnh của vấn đề và cách mà tất cả các mảnh tương tác với nhau – vì vậy bạn có nhiều khả năng phát hiện ra vấn đề tốt hơn.
Ví dụ: Tạo một bản tin
Hãy xem làm thế nào để sử dụng Storyboard cho quá trình tạo bản tin trong công ty bạn.
Bước 1: Viết ra các bước
Đây là những điều bạn cần làm
- Tạo thiết kế.
- Động não chủ đề.
- Phát triển nội dung.
- Tạo thư.
Bước 2: Đặt các bước theo thứ tự
Dưới đây là chuỗi logic các bước:
- Động não chủ đề
- Phát triển nội dung.
- Tạo thiết kế.
- Tạo thư.
Bước 3: Tạo cấp phụ
Khi bạn xem xét các bước ở trên, bạn có thể thấy rằng bạn sẽ cần các cấp phụ cho 3 trong số 4 bước của mình.
- Phát triển nội dung:
- Thuê một người viết quảng cáo
- Quản lý tiến độ của người viết quảng cáo
- Chọn hình ảnh hỗ trợ nội dung.
- Tạo thiết kế:
- Thuê một họa sĩ đồ họa thiết kế giao diện tổng thể và màu sắc.
- Bố cục trình bày bản tin.
- In thử bản tin cuối cùng.
- Tạo thư
- Tạo danh sách người nhận.
- In các bản sao.
- Đặt vào địa chỉ bao thư.
- Gửi phong bì.
Bước 4: Tìm kiếm vấn đề và trở ngại
Các thành viên trong nhóm tập trung vào việc thuê người viết quảng cáo như là một vấn đề chính, đặc biệt đối với việc đánh giá chất lượng công việc mà người đó sẽ làm: Họ đã từng có kinh nghiệm viết quảng cáo hay chưa.
Họ quyết định thử hai người viết quảng cáo với bản tin đầu tiên và sau đó chọn ra người tốt hơn.
Bởi vì mỗi nhiệm vụ chính được chia thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, không có sai sót – và toàn bộ dự án sẽ ít phức tạp và mạnh mẽ hơn.
Mẹo:
Xem thêm bài viết về sơ đồ mối quan hệ, sơ đồ luồng, Sơ đồ làn bơi, Mô hình FMEA, cấu trúc phá vỡ công việc, chúng có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau.
Lợi thế tương đối của Storyboard là cách mà nó được thiết kế để sử dụng trong một nhóm với sự thông minh của nhóm dựa vào sự thách thức của mỗi bước.
Những điểm chính
Khi bạn phải đối mặt với một dự án lớn hoặc quyết định quan trọng, công cụ Storyboard có thể giúp bạn suy nghĩ về vấn đề dễ dàng hơn, giúp bạn không cảm thấy bị choáng ngợp bởi mọi thứ bạn và đội nhóm phải hoàn thành và từ đó xác định và lên kế hoạch cho những vấn đề chính có thể phát sinh.
Bằng cách làm việc cùng nhau, bạn có thể suy nghĩ các bước cần thực hiện, đặt chúng đúng thứ tự và sau đó kiểm tra kỹ lại để đảm bảo rằng bạn đã xem xét đủ tất cả mọi thứ và có một quy trình mạnh mẽ.
