Không có bất kỳ sự đảm bảo rằng một công việc, một hạng mục, một dự án sẽ hoàn thành đúng thời gian, đúng ngân sách, đúng chất lượng đã đề ra. Ngay cả hoạt động đơn giản nhất cũng có thể gặp sự cố không mong muốn. Bất cứ lúc nào cũng có thể xảy ra những điều ngoài kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án và làm thay đổi kết quả, mục tiêu của dự án, chúng ta gọi đó là RISK (có rủi ro tốt và rủi ro không tốt).
Thực hiện quản lý rủi ro (risk management) giúp ngăn ngừa nhiều vấn đề trong dự án và giúp các vấn đề khác ít xảy ra hơn hoặc giảm mức độ ảnh hưởng của nó đối với dự án (đối với mối nguy – rủi ro xấu). Đồng thời, quản lý rủi ro hiệu quả giúp tăng khả năng và/hoặc tác động của nó tới dự án (đối với cơ hội – rủi ro tốt). Và khi chúng ta loại bỏ các mối nguy và gia tăng cơ hội, thì tiến độ, chi phí của dự án có thể được giảm xuống, phản ánh kết quả của nỗ lực quản lý rủi ro. Đây là những lợi ích của quản lý rủi ro và lý do quản lý rủi ro là một phần bắt buộc của quản lý dự án.
Risk - rủi ro là gì?
Risk - rủi ro có thể là một sự kiện (như hỏa hoạn, covid), hoặc nó có thể là một điều kiện được xác định trước nhưng chưa xảy ra (có thể xảy ra hoặc không xảy ra). Nếu nó xảy ra, nó có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu của dự án. Project manager cần tập trung vào các mối nguy (negative risk - threat) – đó là những gì có thể xảy ra sai sót và tác động tiêu cực đến dự án, các mối nguy khi xảy ra sẽ gây ra nhiều sự cố / vấn đề (issue / problem) cho dự án. Và đừng quên rằng cũng có thể có những tác động tích cực (positive risk, được gọi là cơ hội (opportunity)); cơ hội khi xảy ra sẽ đem lại lợi ích cho dự án. Cơ hội có thể bao gồm những thứ như:
- Nếu chúng ta có thể kết hợp các đơn đặt hàng thiết bị XYZ để mua hơn 20 mặt hàng cùng một lúc, chi phí cho mỗi mặt hàng sẽ thấp hơn 20% so với kế hoạch.
- Nếu chúng ta tổ chức một lớp đào tạo nâng cao hiệu suất làm việc, gói công việc số 3, 4 có thể hoàn thành nhanh hơn hai ngày so với dự kiến.
Nếu chúng ta không nắm bắt cơ hội, tức là rủi ro tích cực, thì chúng ta có thể đang mất chi phí cho quyết định bỏ qua lựa chọn đó, gọi là "chi phí cơ hội" (Opportunity Cosst).
Chi phí cơ hội của một lựa chọn thay thế được định nghĩa như chi phí do đã không lựa chọn cái thay thế "tốt nhất kế tiếp". Chi phí cơ hội là một khái niệm hữu ích được sử dụng trong lý thuyết lựa chọn. Nó được vận dụng rất thường xuyên và rộng rãi trong đời sống kinh tế.
Định nghĩa về quản lý rủi ro - Risk management
Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá, lập kế hoạch phản ứng và phản ứng với các sự kiện/điều kiện, cả tích cực và tiêu cực, có thể xảy ra trong suốt quá trình của một dự án. Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án là gia tăng khả năng và/hoặc tác động của rủi ro tích cực (cơ hội) và giảm khả năng và/hoặc tác động của rủi ro tiêu cực (mối đe dọa), để tối ưu hóa cơ hội thành công của dự án.
Rủi ro cần được xác định và quản lý ngay từ khi bắt đầu dự án và được cập nhật thường xuyên trong khi dự án đang được tiến hành. Project manager và nhóm xem xét những gì đã xảy ra trong dự án, tình trạng hiện tại của dự án và những gì chưa xảy ra, sau đó đánh giá lại các mối nguy và cơ hội tiềm ẩn.
Những thuật ngữ quan trọng trong quản lý rủi ro
1. Uncertainty
Là sự không chắc chắn do sự thiếu hiểu biết, thiếu thông tin về một việc gì đó, làm giảm đi sự tin cậy của chúng ta về các kết luận đưa ra. Công việc cần phải thực hiện, chi phí, thời gian, yêu cầu chất lượng, yêu cầu thông tin,... có thể không chắc chắn. Việc tìm hiểu các yếu tố không chắc chắn này có thể giúp xác định các rủi ro trong dự án.
2. Individual project risk - rủi ro riêng lẻ của dự án và Overall project risk - rủi ro tổng thể của dự án
Individual project risk: là một sự kiện hoặc điều kiện không chắc chắn có thể xảy ra hoặc không, nếu nó xảy ra, có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu dự án. Cơ hội (rủi ro tích cực) được khai thác và nâng cao khả năng & độ tác động. Các cơ hội nắm bắt được có thể dẫn đến nhiều lợi ích như giảm thời gian, chi phí, cải thiện hiệu suất. Các mối nguy (rủi ro tiêu cực) được tránh hoặc giảm thiểu khả năng & độ tác động. Các mối nguy không được quản lý hiệu quả có thể dẫn đến các vấn đề hoặc sự cố như chậm trễ, vượt chi phí, giảm hiệu suất. Project manager thường sẽ đi sâu đi sát vào từng rủi ro cụ thể, câu hỏi mà Project manager thường đặt ra là “Dự án của tôi có những rủi ro nào?” (What risks).
Overall project risk: Là ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với toàn bộ dự án, hơn cả sự ảnh hưởng từ tất cả những rủi ro riêng lẻ gộp lại, nó còn bao gồm tất cả các nguồn gây ra sự không chắc chắn của dự án. Từ đó cho các bên liên quan biết được các tác động khác nhau của kết quả dự án, cả tích cực và tiêu cực. Quản lý rủi ro tổng thể của dự án nhằm mục đích duy trì mức độ rủi ro của dự án trong phạm vi có thể chấp nhận được và tối đa hóa khả năng đạt được các mục tiêu tổng thể của dự án. Sponsor thường ít quan tâm được sâu sát tới từng rủi ro cụ thể, thay vào đó họ quan tâm tới bức tranh tổng thể hơn, câu hỏi họ đặt ra là “Dự án rủi ro như thế nào?” (How risky), họ quan tâm tới rủi ro ảnh hưởng tới tổng thể của dự án. Ví dụ: “Chúng ta chỉ có 80% cơ hội hoàn thành dự án.
Những sai lầm phổ biến trong quản lý rủi ro
Sau đây là một số sai lầm quản lý rủi ro phổ biến mà các dự án thường mắc phải:
- Quy trình xác định rủi ro được hoàn thành mà không cần biết đầy đủ về dự án.
- Rủi ro tổng thể của dự án được đánh giá chỉ bằng cách sử dụng bảng câu hỏi, phỏng vấn hoặc phân tích Monte Carlo, từ đó không xác định các rủi ro cụ thể của dự án.
- Việc xác định rủi ro kết thúc quá sớm, dẫn đến một danh sách ngắn gọn (20 rủi ro) thay vì một danh sách mở rộng (hàng trăm rủi ro).
- Thêm khoản dự phòng vô tội vạ (padding) mà không đi qua quy trình quản lý rủi ro để có được đánh giá đầy đủ, chính xác.
- Quy trình xác định rủi ro thông qua quy trình phân tích định lượng rủi ro được kết hợp với nhau. Điều này làm giảm tổng số rủi ro được xác định và khiến mọi người ngừng tham gia vào việc xác định rủi ro (có riêng một quy trình dành cho việc xác định rủi ro).
- Các rủi ro được xác định là chung chung chứ không phải cụ thể.
- Bỏ qua việc sử dụng các danh mục rủi ro (chẳng hạn như công nghệ, văn hóa, thị trường,...).
- Chỉ một phương pháp được sử dụng để xác định rủi ro (ví dụ: chỉ sử dụng checklist) chứ không kết hợp các phương pháp với nhau. Sự kết hợp giúp đảm bảo xác định được nhiều rủi ro hơn.
- Lựa chọn ngay chiến lược ứng phó rủi ro đầu tiên được xác định mà không cần xem xét các phương án khác và tìm phương án tốt nhất hoặc kết hợp các phương án.
- Quản lý rủi ro không được quan tâm đúng mức.
- Project Manager không giải thích quy trình quản lý rủi ro cho nhóm trong quá trình lập kế hoạch dự án.
- Các hợp đồng được ký kết rất lâu trước khi các rủi ro của dự án được thảo luận.
