Sử dụng JIRA để tối ưu quy trình quản lý công việc dự án như thế nào?

Quản lý dự án, kiểm soát và theo dõi lỗi, kiểm soát và theo dõi vấn đề phát sinh trong một tổ chức. Theo dõi và quản lý vấn đề và lỗi phát sinh trong quá trình của một dự án là một công việc tối quan trọng, nhưng rất ít các dự án được quản lý một cách hiệu quả.

Jira là gì?

Jira là một ứng dụng theo dõi và quản lý lỗi, vấn đề và dự án, được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian của Australia. Mục đích của JIRA để làm quy trình này trở nên dễ dàng hơn cho mọi tổ chức. JIRA đã được thiết kế với trọng tâm vào kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng.

Tính năng chính của Jira là gì?

• Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án.
• Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến hoặc bất kỳ vấn đề gì.
• Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language.
• Tạo ra và lưu lại những bộ lọc có cấu hình cao (dynamic queries) xuyên suốt mọi vấn đề trong hệ thống; chia sẻ bộ lọc với người sử dụng khác, hoặc đăng ký và nhận được các kết quả qua hệ thống thư điện tử định kỳ.
• Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án.
• Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS…).
• Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

Vì sao nên dùng Jira?

• Dễ dàng lựa chọn nhiều loại dự án với các mục đích khác nhau.
• Dễ dàng lên kế hoạch, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên.
• Tạo ra quy trình làm việc phù hợp với tổ chức, tương thích với yêu cầu của từng dự án.
• Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc.
• Bảng dashboard cung cấp cho mỗi người dùng một không gian riêng để xem mọi thông tin liên quan đến cá nhân.
• Bộ lọc JIRA Query Language giúp tìm kiếm nhanh chóng.
• Dễ dàng đưa ra các báo cáo phân tích tình hình dự án một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 
• Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án và đối tượng người dùng.
• Hơn 950 add-on mang đến các tính năng nâng cao.
• Giao diện thân thiện, rõ ràng, dễ thao tác, thích hợp với mọi đối tượng người sử dụng.

Các thành phần cơ bản của Jira

• Roles: Xác lập các role của dự án, Mục này xác nhận ai tham gia vào dự án, những người add vào role thì mới có thể tạo Resource Allocation và project team sau này. Nhiều người có thể vào 1 role.
• Issue: là các tasks, bugs, features, request service hay bất kỳ các type khác của project.
• Project: Chức năng này dùng để phân quyền approve worklog cho thành viên của dự án. Ai là team lead của group nào thì sẽ được approve worklog cho member của group đó. Project management được quyền approve cho toàn bộ thành viên dự án. C
• Component: Là sản phẩm của dự án. Ở đây sẽ nhập tất cả sản phẩm của dự án lấy từ file kế hoạch doanh số. Nếu dự án làm theo Scrum thì sẽ là Product của Sprint tương ứng.
• Workflow: Là một quản trị JIRA, bạn có thể cấu hình gây nên quy trình làm việc, điều kiện, xác nhận, và sau chức năng. Trang này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và các bước cơ bản cho từng phần của công việc của bạn
• Priority: Là mức độ ưu tiên của một defect. Mặc định có 4 mức: Khẩn cấp, cao, trung bình và thấp.
• Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow
• Resolution: Giải pháp của developer là gì? Đây là một thuộc tính quan trọng, bạn có thể tham khảo mô hình vòng đời Bug dưới đây. Xem thêm: https://tigosoftware.com/vi/quy-trinh-kiem-soat-loi-tigo-bugkiller
   

Ưu và nhược điểm của phần mềm Jira

1. Ưu điểm của Jira là gì?

• Jira có chức năng phân quyền cực kỳ chi tiết, không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS,…)
• Hệ thống module và bộ công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống hiện tại.
• Jira được phát triển sử dụng chuẩn HTML và được thử nghiệm với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay.
• Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu
• Mỗi màn hình trong Jira có một phiên bản có thể in đảm bảo việc luân chuyển bản cứng một cách dễ dàng.
• Có thể tích hợp trực tiếp với code trên môi trường phát triển, là một công cụ hoàn toàn phù hợp với các developer.

2. Nhược điểm của Jira là gì?

• Chi phí cao, sau 7 ngày dùng thử thì doanh nghiệp càng có quy mô lớn thì càng tốn nhiều chi phí: $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản; từ 11-100 tài khoản là $7/tài khoản/tháng
• Tốn nhiều thời gian và công sức để setup nên chỉ phát huy tối ưu hiệu quả với dự án lớn, không phù hợp với dự án vừa và nhỏ (dưới 3 tháng).
• Ngôn ngữ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó sử dụng.
• Quy trình làm việc phức tạp đòi hỏi phải tìm hiểu kỹ lưỡng.
   

Tóm lại, Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các team làm việc theo phương pháp Agile, đặc biệt là các team công nghệ hoặc phát triển phần mềm.

Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Jira là phần mềm với khá nhiều thuật ngữ công nghệ. Bên cạnh các thuật ngữ cơ bản như user story, bug, feature,..., nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng thì đừng quên làm quen với danh sách thuật ngữ “khó nhằn” dưới đây.

• Sprint: Một vòng lặp ngắn hạn (lý tưởng là 2-4 tuần) mà đội phát triển thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai để cho ra các thành phần nhỏ (deliverable) của sản phẩm. Mỗi deliverable là thành phần nhỏ nhất không thể chia nhỏ hơn được nữa, tương tự như khái niệm phân tử, nguyên tử.
• Backlog: Danh sách tập hợp các user story, bug và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint.
• Scrum: Một phương pháp Agile, nơi sản phẩm được xây dựng theo các lần lặp đi lặp lại trong một sprint.
• Backbone/ Main activity: Đây là luồng hoạt động chính, nhu cầu hay mục đích chính của người dùng sản phẩm của bạn. Thí dụ: Nhu cầu mua hàng của người mua hàng, hay nhu cầu bán hàng hoá của người bán hàng, nếu bạn đang xây dựng một trang bán hàng trực tuyến. Nhu cầu này phải mang đến giá trị chính cho người dùng đó.
• Epic: Là tầng nhỏ hơn được chia nhỏ từ tầng backbone, thể hiện luồng những hoạt động của người dùng. Ví dụ: từ xác định nhóm người dùng (Who) - Người bán hàng => có nhu cầu quản lý người mua hoặc hàng hoá của họ (Backbone) =>  Phần quản trị - backend quản lý sản phẩm tồn đọng (Epic) dành cho người bán hàng.
• Scrum of Scrums: Một kỹ thuật để mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội – gọi là Program Management. Một người quản lý cấp cao (Program Manager) sẽ quản lý nhiều team bên dưới, mỗi team có một Quản Lý Dự án riêng (Project Manager).
• Board: Công cụ dùng để hiển thị hoạt động công việc trong một quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể thay đổi thích ứng với các phương pháp Agile khác nhau (ví dụ, một bảng Scrum sẽ hiển thị các công việc được di chuyển từ product backlog đến sprint backlog, trong khi đó một bảng Kanban thường có một quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress, và Done).

Giao diện Scrum Board trong Jira

• Burndown Chart: Hiển thị số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint.
• Daily stand-up: Là một cuộc họp nhỏ 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc, giúp mọi thành viên nắm bắt toàn bộ công việc của ngày hôm qua.
• Epic: Đại điện cho một user story lớn và cần phải được chia thành các story nhỏ. Người dùng có thể phải chạy nhiều sprint để hoàn thành một epic.
• Issue: Một đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong Jira, hoạt động trong một quy trình từ khởi tạo đến khi hoàn thành.
• Swimlane: Phân loại các công việc để xem xét công việc nào nên tiến hành trước.
  
• Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể xử lý trong một thời hạn nhất định.
• Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ thể hiện các trạng thái khác nhau của các mục công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Cột ngang x trong CFD định nghĩa là thời gian, và cột dọc y là mục công việc (issue). Mỗi vùng màu của biểu đồ tương đương với trạng thái luồng công việc (ví dụ một cột trong bảng).
• Iteration: Dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại.
• Wallboard: Một bảng (viết tay hoặc điện tử) lớn được đặt tại vị trí dễ thấy thể hiện dữ liệu quan trọng về hoạt động của đội development.

Hướng dẫn các thao tác làm việc trên Jira cho thành viên trong dự án

1. Tạo mới một issue

• Click vào nút Create trên top bar

• Nhập các thông tin liên quan: tên dự án, loại issue, tóm tắt nội dung, độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm, môi trường test, mô tả chi tiết nội dung, ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành, file đính kèm,...

• Cấu hình issue theo ý muốn

- Click vào nút Configure Fields > Chọn Custom

- Chọn trường thông tin muốn ẩn hoặc hiện hoặc chọn All để hiển thị tất cả các trường

Hộp thoại tạo mới một issue trên Jira

2. Tương tác với issue

• Sắp xếp và quản lý các file đính kèm

Các file đính kèm được tuỳ chọn sắp xếp và phân loại

• Sao chép issue

- Mở issue muốn sao chép

- Chọn More > Clone

• Chuyển đổi sub-task thành issue và ngược lại

- Chọn sub-task / issue muốn chuyển thành issue / sub-task

- Chọn More > Convert to Issue / Convert to Sub-Task

• Bình chọn cho issue yêu thích

Bình chọn cho issue là một tính năng mới lạ của Jira, tương tự như một mạng xã hội thu nhỏ trong team tạo sự hứng khởi và nâng cao động lực làm việc.

• Theo dõi issue thông qua nhãn dán để dễ dàng phân loại và tìm kiếm issue

- Chọn issue

- Chọn More > Labels để thêm hoặc xóa nhãn

3. Tìm kiếm issue

• Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá vào ô Quick Search và ấn Enter
• Tìm kiếm cơ bản: Từ menu Issues trên header bar, chọn Search for issue
• Tìm kiếm nâng cao: Từ menu Issues trên header bar, chọn Search for issue > Advanced

Ví dụ về tìm kiếm nâng cao trên Jira

• Các thao tác với kết quả tìm kiếm

- Tuỳ chỉnh giao diện hiển thị: List view / Detail view

- Thay đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột: Click vào tên cột

- Ẩn / Hiện cột: Click Columns và chọn các cột cần ẩn / hiện

- Di chuyển cột: Kéo thả

- Xem chi tiết issue: Click vào từ khoá hoặc tên issue

4. Tạo bộ lọc tìm kiếm

• Các loại bộ lọc:

- Bộ lọc hệ thống (system filter): các bộ lọc có sẵn của hệ thống như tất cả issue, các mục đã xem gần đây, báo cáo của bạn, các issue bạn đã mở

- Bộ lọc yêu thích (favorite filter): Các filter do người dùng tạo ra, được sắp xếp theo thứ tự trong bảng chữ cái.

• Các thao tác với bộ lọc:

Sau khi đã tạo bộ lọc, Jira cho phép người dùng thực hiện các thao tác khác, bao gồm tìm kiếm bộ lọc, cập nhật bộ lọc, xóa bộ lọc, tạo thêm bộ lọc ẩn danh, thêm bộ lọc vào mục ưa thích, chia sẻ bộ lọc hoặc theo dõi bộ lọc.

Xuất báo cáo công việc

Một trong những tính năng nổi trội của phần mềm Jira chính là việc cung cấp rất nhiều loại báo cáo khác nhau. Giúp những người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan và chi tiết vừa nhanh vừa hiệu quả. Một số loại báo cáo quan trọng nhất là:

• Thống kê số lượng issue theo thời gian
• Hiển thị số lượng issue đã được tạo và số lượng issue đã được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định
• Hiển thị báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên tiêu chí thống kê do người dùng lựa chọn
• Báo cáo số lượng issue được tạo trong một khoảng thời gian nhất định do người dùng lựa chọn

Tham khảo: Techblog, base