Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management) bao gồm các quy trình về lập kế hoạch, ước tính, thẩm định, lập ngân sách, tài chính, cấp vốn, quản lý, và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn thành trong ngân sách phê duyệt.
Quản lý chi phí dự án liên quan chính yếu đến việc chi phí các nguồn lực cần thiết để hoàn thành hoạt động dự án. Quản lý chi phí dự án nên xem xét ảnh hưởng của các quyết định dự án phát sinh ra chi phí để sử dụng, bảo trì, hỗ trợ sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án. Ví dụ, việc giới hạn số lần rà soát thiết kế có thể giảm chi phí dự án nhưng lại tăng chi phí vận hành của sản phẩm.
Quy trình quản lý chi phí bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): Quy trình xác định các thức dự tính, lập ngân sách, quản lý, giám sát, và kiểm soát chi phí như thế nào.
- Ước tính chi phí (Estimate Costs): Quy trình phát triển sự ước chừng về nguồn lực tiền cần thiết để hoàn thành công việc dự án.
- Lập ngân sách (Determine Budget): Quy trình tổng hợp các chi phí đã ước tín cho từng công việc cụ thể hoặc từng gói công việc để có được cost baseline.
- Kiểm soát chi phí (Control Costs): Quy trình giám sát trạng thái của dự án để cập nhật chi phí dự án và quản lý thay đổi so với cost baseline.
Các xu thế thực hành trong quản lý chi phí
Trong thực hành về quản lý chi phí dự án, xu thế bao gồm việc sử dụng kỹ thuật EVM quản lý giá trị thu được bao gồm khái niệm về tiến độ đạt được (ES - Earned Schedule).
ES là mở rộng lý thuyết và thực hành về EVM. Lý thuyết này thay thế cho SV trong phương pháp truyền thống bằng ES với AT (actual time). Sử dụng cách tính ES-AT, nếu ES lớn hơn 0, thì dự án vượt tiến độ. SPI sử dụng cách tính ES/AT.
Lý thuyết ES cũng đưa ra các công thức để dự báo về ngày hoàn thành của dự án, sử dụng ES, AT, và ED.
Điều chỉnh (tailoring) quy trình quản lý chi phí
Vì mỗi dự án là duy nhất, giám đốc dự án cần phải điều chỉnh các quy trình quản lý chi phí một cách phù hợp. Các xem xét bao gồm:
- Quản lý kiến thức. Tổ chức có quy trình quản lý kiến thức và cơ sở dữ liệu tài chính mà giám đốc dự án được yêu cầu sử dụng và truy xuất vào được không?
- Ước tính và ngân sách. Tổ chức có quy trình, chính sách, thủ tục, hướng dẫn về dự báo chi phí chính thức hoặc không chính thức không?
- Quản lý giá trị thu được (EVM). Tổ chức có sử dụng phương pháp EVM trong dự án không?
- Sử dụng Agile. Tổ chức có sử dụng phương pháp Agile trong quản lý dự án không? Việc này ảnh hưởng chi phí thế nào?
- Quản trị (Governance). Tổ chức có chính sách, thủ tục, hướng dẫn để đánh giá (audit) chính thức hoặc không chính thức?
Quản lý chi phí trong môi trường Agile/Adaptive
Các dự án với sự biến động lớn hoặc khi phạm vi công việc không được xác định rõ có thể khó tính toán ra được chi phí chi tiết vì tính thay đổi liên tục. Thay vào đó, phương pháp ước tính nhanh có thể được sử dụng để tạo ra một dự báo chung, sơ bộ về chi phí dự án, và có thể điều chỉnh sau đó nếu thay đổi phát sinh. Ước tính chi tiết được dự phòng trong lập kế hoạch ngắn hạn và trong cách just-in-time.
Trong các trường hợp các dự án biến động cao và ngân sách giới hạn, phạm vi và tiến độ được thường xuyên điều chỉnh để nằm trong giới hạn chi phí.
