Bài viết phân tích tác động nhận diện những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp.
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Trong doanh nghiệp (DN) luôn tồn tại hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm 5 bộ phận: (1) Thu thập dữ liệu; (2) Xử lý dữ liệu; (3) Lưu trữ; (4) Cung cấp thông tin; (5) Kiểm soát và phản hồi. Các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện quy trình xử lý của kế toán một cách nhuần nhuyễn; đồng thời, kết nối các hoạt động của DN, góp phần hình thành và duy trì các hoạt động tạo ra giá trị của DN.
Tác động của công nghệ thông tin đến hệ thông thông tin kế toán
Nghiên cứu thực tiễn cho thấy, hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến công tác tổ chức kế toán nói chung, chất lượng thông tin kế toán nói riêng, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán đã có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây, cụ thể:
- Về quy trình xử lý kế toán nói chung: Tất cả các giai đoạn của quy trình kế toán từ thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đều có thể được máy móc, công nghệ thay thế. Các công việc đơn giản như nhập liệu, xử lý các bút toán tự động, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính được thay thế tự động bằng các công nghệ hoặc bằng các phần mềm. Điều này dẫn đến sự thay đổi về thói quen, cũng như quy trình của kế toán, số lượng nhân viên kế toán, nhà quản trị lãnh đạo DN chuyên nghiệp hơn, giảm bớt áp lực về chi phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng.
- Về thu thập dữ liệu: Chứng từ kế toán là một phương tiện quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. Với thương mại truyền thống, khi các chứng từ kế toán thường được làm bằng giấy và được lưu trữ thủ công theo đúng quy định của pháp luật về chứng từ kế toán. Nhưng với thương mại điện tử, tất cả các hoạt động liên quan đến chứng từ kế toán từ khâu lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán đều được số hóa hoàn toàn và được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Với chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán ban đầu hoàn toàn không thực hiện trên giấy mà thực hiện thông qua quá trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử; đồng thời, việc xét duyệt được thực hiện thông qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử.
- Về tính trung thực và đáng tín cậy của thông tin kế toán: Khi sử dụng các phần mềm kế toán hay ứng dụng Excel trong công tác ghi chép kế toán đã cho thấy hiệu quả giảm lỗi dữ liệu, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên kế toán.
- Về tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính đã giúp cho việc xử lý thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác…
Bên cạnh những lợi ích thiết thực trên, việc ứng dụng CNTT cũng gây ra không ít những khó khăn, phiền phức nhất định cho người sử dụng, giảm tính tin cậy của hệ thống thông tin kế toán, cụ thể:
- Thiết bị xử lý: Trong điều kiện tin học hóa, công tác kế toán phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thiết bị, do vậy, những gian lận xảy ra ngoài yếu tố của người làm kế toán, còn có thể là do trục trặc của đường truyền dữ liệu…
- Phần mềm kế toán: Trong môi trường máy tính, phần mềm kế toán được ví như trái tim, linh hồn của hệ thống thông tin kế toán. Ưu việt của việc sử dụng phần mềm kế toán là đảm bảo tính thống nhất, quy trình xử lý ngăn ngừa sai sót, nhưng cũng có những hạn chế nhất định về tính chính xác; dễ xảy ra các gian lận liên quan đến phần mềm thông qua mã bị lỗi. Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán đã khá phổ biến, nhưng nếu phần mềm được lập trình sai, hay phần mềm thiết kế không phù hợp với chế độ kế toán, thông tin kế toán bị đánh cắp, lỗi thiết bị… sẽ gây những khó khăn nhất định cho người sử dụng, tạo sự rủi ro về tính tin cậy, bảo mật của thông tin kế toán.
- Quy trình xử lý: Đối với hệ thống kế toán được xử lý bằng máy tính, những vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình trình xử lý như sau:
+ Các dấu vết nghiệp vụ không quan sát được bằng mắt: Trong môi trường tin học hóa, các dấu vết kiểm toán thường không được lưu lại, hoặc chỉ lưu trong thời gian ngắn và phải cần tới sự hỗ trợ của máy tính. Điều này gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, đặc biệt là các sai sót trong chương trình ứng dụng.
+ Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: Trong môi trường tin học hóa, một số nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động và không lưu lại phê duyệt trên chứng từ, do đó, có thể xảy ra các trường hợp ghi nhận dữ liệu sai, không đầy đủ, không hợp lệ.
+ Cập nhật một lần, ảnh hưởng tới nhiều tập tin và xử lý tự động theo chương trình: Trong điều kiện tin học hóa, các chương trình máy tính xử lý hàng loạt nghiệp vụ cùng loại theo cùng một phương pháp. Vì vậy, nếu có khiếm khuyết trong chương trình hoặc phần cứng có thể sẽ làm cho tất cả nghiệp vụ cùng bị xử lý và đưa ra kết quả sai lệch.
+ Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu: Trong hệ thống xử lý trực tuyến, dữ liệu và chương trình có thể được truy cập từ nhiều nơi, cho nên, khả năng xảy ra gian lận trong hệ thống máy tính có thể cao hơn do việc truy cập trái phép, đánh cắp thông tin...
- Dữ liệu kế toán: Trong môi trường tin học hóa, có nhiều trường hợp các dữ liệu được nhập trực tiếp vào máy tính mà không cần chứng từ bằng giấy. Vì vậy, dữ liệu kế toán khi bị sửa chữa rất khó phát hiện dấu vết kiểm toán.
Để hạn chế nguy cơ mất máy tính hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì phòng máy tính và cơ sở dữ liệu cần được bảo vệ chặt chẽ, thực hiện sao lưu dự phòng các dữ liệu kế toán bằng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như ổ cứng, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, băng từ… Đồng thời, doanh nghiệp cần tăng cường thủ tục bảo trì, sử dụng các kỹ thuật công nghệ tương ứng để chống được virut và các phần mềm độc hại, ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu.
- Thông tin kế toán: Khác với môi trường kế toán thủ công, trong môi trường kế toán tin học hóa, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên tập tin cơ sở dữ liệu. Điều này cho phép người sử dụng tạo trực tiếp thông tin một cách thuận tiện và hệ thống. Tuy nhiên, môi trường trên cũng dễ dẫn tới tình trạng mất cắp dữ liệu, dữ liệu được sử dụng sai mục đích, thông tin kế toán không đầy đủ, không kịp thời.
- Con người: Trong môi trường xử lý bằng máy tính, người thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sử dụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ. Do vậy, để vận hành hệ thống thông tin kế toán người làm kế toán không những phải có kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ chuyên ngành, mà phải có kiến thức, kỹ năng tin học, cùng với sự trợ giúp của các chuyên viên làm CNTT.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính với thói quen tìm lỗi, chịu trách nhiệm, ít chú trọng tới kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, ngăn chặn các hành vi gian lận. Đây cũng là một trong những lỗ hổng DN cần sớm khắc phục.
- Nguyên tắc cơ bản quan trọng đối với độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán chứa rất nhiều thông tin cá nhân về khách hàng, nhà cung cấp, nhân sự công ty, do đó, việc thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin phải được sử dụng một cách hợp lý, có đạo đức và hợp pháp…
Đề xuất, khuyến nghị
Một hệ thống thông tin kế toán có chất lượng khi nó đạt được các mục tiêu đề ra như: Cung cấp được các thông tin hữu ích, thời gian phát triển hợp lý, thỏa mãn các nhu cầu thông tin của DN, người dùng, kể cả nhân viên kế toán. Do đó, hệ thống thông tin kế toán luôn được thay đổi, cập nhật và hoàn thiện theo từng giai đoạn phát triển của DN. Để khắc phục những hạn chế trên, ngoài đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo hướng sau:
Thứ nhất, nâng cao bảo mật thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán có thể chứa các thông tin nhạy cảm về kế toán tài chính như: dòng tiền, nhân sự, chiến lược kinh doanh… Do vậy, bảo mật hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin.
Thứ hai, nâng cao trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên: DN nên tập trung đào tạo nhân lực theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn để nắm bắt kỹ thuật, phân tích dữ liệu; vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào chu trình của hệ thống thông tin kế toán.
Thứ ba, phân quyền hạn và trách nhiệm cho các nhân viên: Việc làm này ngoài ngăn chặn sự truy cập trái, DN còn có thể theo dõi, giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống thông qua nhật ký truy cập, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập.
Thứ tư, bảo vệ sự xâm nhập bất hợp pháp vào các thiết bị xử lý: Để hạn chế nguy cơ mất máy tính hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì phòng máy tính và cơ sở dữ liệu cần được bảo vệ chặt chẽ, thực hiện sao lưu dự phòng các dữ liệu kế toán bằng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như ổ cứng, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, băng từ… Đồng thời, DN cần tăng cường thủ tục bảo trì, sử dụng các kỹ thuật công nghệ tương ứng để chống được virut và các phần mềm độc hại, ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu.
Thứ năm, về phương tiện kỹ thuật: DN cần áp dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cần phải đầu tư đồng bộ hệ thống máy vi tính, trang thiết bị công nghệ hiện đại cho kế toán để tổ chức thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin. Đây là giải pháp tối ưu nhằm cung cấp cho việc thực hiện có hiệu quả hoạt động quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN, tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường hội nhập kinh tế.
Thứ sáu, hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Các DN cần thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động. Nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cần hướng tới việc lập báo cáo cung cấp thông tin kiểm soát, ra quyết định quản lý... Hệ thống báo cáo cũng cần phải được vận dụng một cách kết hợp, bổ sung và tăng hiệu quả quản lý của nhà quản trị.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015;
2. Bộ Tài chính (2005), Thông tư số 103/2005/TT-BTC ban hành ngày 24/11/2005;
3. Thái Phúc Huy, Nguyễn Phước Bảo Ấn (2012), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông.
