Lập kế hoạch và lên lịch trình cho những dự án phức tạp hơn
Phân tích đường găng (còn gọi là "long mạch dự án") và PERT là những công cụ hữu ích giúp bạn lập kế hoạch và quản lý những dự án phức tạp.
Hiểu dân dã, CP (Critical Path) là "con đường tơ lụa trong lộ trình làm dự án", "con đường long mạch của dự án".
Chúng được phát triển vào những năm 1950 để kiểm soát những dự án quốc phòng lớn và được sử dụng thường xuyên kể từ đó. Giống như Biểu đồ Gantt, phân tích đường găng (CPA – Critical Path Analysis) hoặc phương pháp đường găng (CPM – Critical Path Method) giúp bạn lên kế hoạch tất cả những nhiệm vụ cần phải được hoàn thành như một phần của dự án.
Chúng đóng vai trò là cơ sở cho cả việc chuẩn bị lịch trình lẫn lên kế hoạch nguồn lực. Trong quá trình quản lý dự án, chúng cho phép bạn giám sát thành tích đạt được của dự án. Chúng giúp bạn nhận ra nơi cần khắc phục, đưa dự án trở lại theo lịch trình.
Trong một dự án, có thể bạn sẽ thể hiện kế hoạch dự án cuối cùng như biểu đồ Gantt (sử dụng Microsoft Project hoặc phần mềm khác cho những dự án có mức độ phức tạp trung bình hoặc bảng tính excel cho những dự án có mức độ phức tạp thấp). Lợi ích của việc sử dụng CPA trong quy trình lập kế hoạch là giúp bạn phát triển và thử nghiệm kế hoạch, đảm bảo nó mạnh mẽ. Phân tích đường găng xác định những nhiệm vụ cần được hoàn thành đúng thời hạn để toàn bộ dự án hoàn thành đúng thời hạn. Nó cũng xác định những nhiệm vụ có thể trì hoãn nếu cần phân bổ lại nguồn lực để bắt kịp những nhiệm vụ bị trễ hoặc vượt thời hạn. Nhược điểm của CPA, nếu bạn sử dụng nó như một kỹ thuật để truyền đạt và quản lý, mối quan hệ của nhiệm vụ với thời gian không rõ ràng ngay lập tức như với biểu đồ Gantt. Điều này có thể chúng trở nên khó hiểu hơn.
Một lợi ích khác của phân tích đường găng là nó giúp bạn xác định khoảng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành dự án. Khi cần tăng tốc dự án, nó sẽ giúp bạn xác định các bước bạn nên đẩy nhanh để hoàn thành dự án trong khoảng thời gian có sẵn.
Làm thế nào sử dụng công cụ
Giống như Gantt Charts, khái niệm cơ bản đằng sau phân tích đường găng là bạn không thể bắt đầu một số hoạt động cho đến khi những hoạt động khác kết thúc. Những hoạt động này cần được hoàn thành theo tuần tự, với mỗi giai đoạn được hoàn thành nhiều hơn hoặc ít hơn trước khi giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu. Đó là những hoạt động ‘tuần tự’.
Những hoạt động khác không phụ thuộc vào việc hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào cả. Bạn có thể thực hiện chúng bất cứ lúc nào, trước hoặc sau khi hoàn thành một giai đoạn cụ thể. Đây là những nhiệm vụ không phụ thuộc lẫn nhau hoặc ‘song song’.
Vẽ sơ đồ phân tích đường găng
Sử dụng những bước sau để vẽ sơ đồ CPA:
Bước 1. Liệt kê tất cả các hoạt động trong kế hoạch
Đối với mỗi hoạt động, chỉ ra ngày bắt đầu sớm nhất, khoảng thời gian dự kiến cần để hoàn thành dù cho nó là song song hoặc tuần tự. Nếu nhiệm vụ tuần tự, hãy chỉ ra giai đoạn mà nó phụ thuộc.
Ví dụ dự án được sử dụng dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng danh sách những nhiệm vụ đã được trình bày trong bài viết về Biểu đồ Gantt (chúng ta sẽ sử dụng ví dụ giống với biểu đồ Gantt để so sánh hai kỹ thuật). Biểu đồ cũng sẽ được lặp lại trong Hình 1 dưới đây:
Hình 1. Danh sách công việc: Lập kế hoạch dự án máy tính cá nhân
| Công việc | Bắt đầu sớm nhất | Thời gian | Loại | Phụ thuộc vào… |
| A. Phân tích cấp cao | Tuần 0 | 1 tuần | Tuần tự | |
| B. Lựa chọn nền tảng phần cứng | Tuần 1 | 1 ngày | Tuần tự | A |
| C. Lắp đặt và vận hành phần cứng | Tuần 1,2 | 2 tuần | Song song | B |
| D. Phân tích chi tiết mô-đun cốt lõi | Tuần 1 | 2 tuần | Tuần tự | A |
| E. Phân tích chi tiết mô đun hỗ trợ | Tuần 3 | 2 tuần | Tuần tự | D |
| F. Lập trình mô-đun lõi | Tuần 3 | 3 tuần | Tuần tự | D |
| G. Lập trình mô đun hỗ trợ | Tuần 5 | 3 tuần | Tuần tự | E |
| H. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun lõi | Tuần 5 | 1 tuần | Tuần tự | F |
| I. Đảm bảo chất lượng cho mô-đun hỗ trợ | Tuần 8 | 1 tuần | Tuần tự | G |
| J. Đào tạo mô-đun lõi | Tuần 6 | 1 ngày | Song song | C,H |
| K. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo kế toán | Tuần 5 | 1 tuần | Song song | E |
| L. Phát triển và đảm bảo chất lượng báo cáo quản lý | Tuần 5 | 1 tuần | Song song | E |
| M. Phát triển hệ thống quản lý thông tin | Tuần 6 | 1 tuần | Tuần tự | L |
| N. Đào tạo chi tiết | Tuần 9 | 1 tuần | Tuần tự | I,J,K,M |
Bước 2. Phác họa hoạt động dưới dạng sơ đồ hình tròn và mũi tên
Phân tích đường găng được trình bày bằng sơ đồ hình tròn và mũi tên.
Trong đó, vòng tròn thể hiện những sự kiện trong dự án, chẳng hạn như bắt đầu và kết thúc các nhiệm vụ. Con số nằm nửa bên trái vòng tròn cho phép bạn xác định mỗi nhiệm vụ một cách dễ dàng. Vòng tròn còn được gọi là các nút.
Mũi tên nối giữa hai vòng tròn thể hiện hoạt động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó. Mô tả về nhiệm vụ được viết bên dưới mũi tên. Thời gian thực hiện nhiệm vụ được biểu diễn ở phía trên mũi tên. Theo quy ước, tất cả các mũi tên chạy từ trái sang phải. Mũi tên còn được gọi là cung.
Ví dụ đơn giản về sơ đồ được thể hiện dưới đây:
Hình 2: Sơ đồ mũi tên và vòng tròn đơn giản
Sơ đồ trên cho thấy sự kiện bắt đầu (vòng tròn 1) và hoàn thành nhiệm vụ ‘Phân tích cấp cao’ (vòng tròn 2). Mũi tên giữa chúng cho thấy công việc cần thực hiện là phân tích cấp cao. Công việc này mất 1 tuần để hoàn thành.
Trường hợp một hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động khác hoàn thành, mũi tên đến hoạt động phụ thuộc sẽ xuất phát từ vòng tròn hoàn thành của hoạt động trước đó. Ví dụ về điều này được thể hiện dưới đây:
Hình 3: Sơ đồ vòng tròn và mũi tên thể hiện 2 nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành
Sơ đồ này cũng đề cập đến một số điểm quan trọng khác:
- Trong phân tích đường găng, chúng tôi gọi hoạt động bằng tên các con số trong vòng tròn.
- Hoạt động không được vẽ theo quy mô. Trong sơ đồ trên có hoạt động kéo dài 1 tuần, 2 tuần và 1 ngày. Mũi tên trong những trường hợp này đều có cùng độ dài.
- Trong ví dụ, bạn có thể thấy con số thứ hai ở góc trên, bên phải của mỗi vòng tròn. Con số này cho biết thời gian bắt đầu sớm nhất cho hoạt động theo sau. Thông thường bắt đầu từ 0. Ví dụ trên, đơn vị là tuần.
‘Hành động Crash’
Bạn có thể cần phải hoàn thành dự án sớm hơn thời hạn so với phân tích đường găng chỉ ra. Trong trường hợp này, bạn cần lập lại kế hoạch dự án.
Bạn có một số lựa chọn và sẽ cần phải đánh giá tác động của mỗi lựa chọn dựa trên chi phí, chất lượng và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Ví dụ, bạn có thể tăng nguồn lực sẵn có cho mỗi hoạt động để giảm thời gian dành cho mỗi hoạt động nhưng tác động của chúng không đáng kể và cách hiệu quả hơn để thực hiện là chỉ xem xét những hoạt động trên đường găng.
Ví dụ, có thể cần phải hoàn thành dự án máy tính ở hình 5 trong 8 tuần thay vì 10 tuần. Trong trường hợp này bạn có thể xem xét hoạt động 2-3 và 4-5. Nó sẽ rút ngắn thời gian dự án xuống còn 8 tuần nhưng có thể làm tăng chi phí dự án – tăng gấp đôi nguồn lực ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án chỉ có thể nâng cao năng suất, ví dụ 50% trong khi thời gian bổ sung có thể giúp các thành viên trong nhóm đạt được tốc độ dựa trên yêu cầu, phối hợp nhiệm vụ, tích hợp đóng góp của họ vv
Trong một số trường hợp, rút ngắn đường găng ban đầu có thể khiến những hoạt động khác trở thành đường găng. Ví dụ, nếu hoạt động 4-5 giảm xuống còn 1 tuần, hoạt động 4-8 và 8-6 sẽ nằm trên đường găng.
Giống như Biểu đồ Gantt, trong thực tế, các nhà quản lý dự án sử dụng một số công cụ phần mềm như Microsoft Project để tạo ra Sơ đồ CPA. Những công cụ này không những giúp cho việc vẽ đường găng trở nên dễ dàng hơn mà còn giúp điều chỉnh kế hoạch dễ dàng hơn và theo dõi tiến độ so với kế hoạch.
PERT (Kỹ thuật đánh giá và xem lại chương trình)
PERT là một biến thể của phân tích đường găng, thể hiện góc nhìn hoài nghi hơn khi ước lượng thời gian thực hiện cho từng giai đoạn dự án. Để sử dụng nó, hãy ước tính khoảng thời gian ngắn nhất để hoàn thành mỗi hoạt động, khoảng thời gian có thể xảy ra nhất và khoảng thời gian dài nhất dành cho hoạt động nếu mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Sử dụng công thức dưới đây để tính toán thời gian sử dụng cho từng giai đoạn dự án:
(Thời gian ngắn nhất + 4 x thời gian có thể xảy ra + thời gian dài nhất) chia cho 6.
Những điểm chính
Phân tích đường găng là phương pháp đánh giá hiệu quả và mạnh mẽ:
- Nhiệm vụ nào phải được thực hiện.
- Hoạt động song song có thể được thực hiện ở đâu.
- Thời gian ngắn nhất có thể hoàn thành dự án.
- Nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
- Thứ tự hoạt động, lịch trình và thời gian có liên quan.
- Nhiệm vụ ưu tiên.
- Cách hiệu quả nhất để rút ngắn thời gian cho những dự án khẩn cấp.
Phân tích đường găng hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại đối với những dự án phức tạp. Nó rất hữu ích trong việc đánh giá tầm quan trọng của những vấn đề mà bạn phải đối mặt trong quá trình thực hiện kế hoạch.
PERT là một biến thể của phân tích đường găng, dưới góc độ hoài nghi về thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi giai đoạn dự án.
Phạm Thống Nhất
