Để làm việc từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần có chuẩn bị những yếu tố cả về quy trình, từ lãnh đạo đến nhân viên.
Làm việc, điều hành, quản lý từ xa đã không còn còn xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Với tình hình dịch bệnh phức tạp, làm việc từ xa, quản lý từ xa lại càng đóng một vai trò quan trọng. Nhưng làm thế nào để cả nhân viên và quản lý đều có thể nâng cao chất lượng công việc khi làm việc từ xa thì không phải là điều dễ dàng. Cùng tham khảo những yếu tố giúp doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.
1. Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức của doanh nghiệp là yếu tố lớn quyết định đến hiệu quả làm việc từ xa. Doanh nghiệp có sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên, giữa các phòng ban với nhau sẽ có kết quả làm việc tốt hơn. Với làm việc từ xa, nhân viên vẫn có thể hỗ trợ cho nhau. Ngược lại, doanh nghiệp có sự kết nối kém hơn sẽ gặp khó khăn nhiều hơn khi nơi làm việc và sự giao tiếp trực tiếp bị phân tán, giới hạn.
Để tăng tính kết nối, doanh nghiệp cần tạo các thói quen trao đổi công việc, chia sẻ định kỳ và tạo điều kiện tối đa để nhân viên có thể giao tiếp và chia sẻ với nhau. Dù làm việc từ xa, doanh nghiệp hãy cố gắng thực hiện các công việc như thường ngày, các buổi họp, buổi vinh danh hoặc khen thưởng online, đảm bảo nhân viên có thể giao tiếp và kết nối với nhau một cách tối đa.
2. Sự kỷ luật
Tính kỷ luật hay hiểu cách khác không để ai phải quản lý, thúc giục, tự cá nhân đảm bảo cam kết với những gì được giao. Đó không chỉ là trách nhiệm mà còn lòng tự trọng, tự tôn. Quá trình làm việc từ xa rất dễ gặp tình trạng quản lý phải nhắc nhở, đốc thúc nhân viên từng việc để thực hiện.
Yếu tổ kỷ luật cần được doanh nghiệp xây dựng và duy trì trong một thời gian nhất định để tạo thành thói quen. Cũng hãy thực hiện khen thưởng hoặc phạt để nhân viên thực hiện theo những nguyên tắc đã đề ra.
3. Kỹ năng cá nhân
Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả. Rõ ràng khi nhân viên được trang bị các kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, kỹ năng công nghệ hãy các kỹ năng làm việc từ xa cần thiết thì chất lượng, hiệu quả công việc chắc chắn sẽ tốt hơn. Với lần đầu làm việc từ xa, việc nhân viên bỡ ngỡ làm quen với hình thức mới chiếm rất nhiều thời gian và có ảnh hưởng không nhỏ tới công việc. Nếu nhân viên không có các kỹ năng nền tảng tốt, triển khai làm việc từ xa sẽ tiến hành chậm chạp và kém hiệu quả hơn.
4. Quy trình tinh gọn
Doanh nghiệp nào cũng có những quy trình làm việc phù hợp với các hoạt động đặc trưng của mình. Tuy nhiên, quy trình đã tinh gọn, đơn giản và dễ áp dụng hay chưa? Quy trình tinh gọn rồi thì nhất định không được điều chỉnh có phải là điều đúng đắn hay không? Nhiều doanh nghiệp vẫn luôn giữ cho mình những quy trình cố định. Khi đã áp dụng thì không được sai lệch một ly. Điều này là hoàn toàn sai lầm. Doanh nghiệp muốn thích nghi với những xu hướng, mô hình làm việc mới hiệu quả hơn cần có sự linh hoạt, điều chỉnh phù hợp.
Quy trình cần được liên tục cập nhật và chuẩn hóa. Những biến động thị trường là yếu tố lớn nhất khiến quy trình phải thay đổi theo, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc. Trong môi trường làm việc từ xa, quy trình càng phải được điều chỉnh cho phù hợp và thuận tiện nhất cho nhân viên làm việc.
5. Công nghệ
Yếu tố công nghệ là yếu tố không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn làm việc từ xa hiệu quả trong thời cuộc hiện nay. Có thể nói, tình hình phức tạp là cú hích mạnh mẽ khiến doanh nghiệp buộc phải áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực hoạt động của mình. Doanh nghiệp cũng không còn cách nào khác là phải làm quen và thích nghi với điều này.
Công nghệ có thể góp mặt ở tất cả các hoạt động của doanh nghiệp và cũng không ai có thể phủ nhận được tác dụng không ngờ nếu như doanh nghiệp biết tận dụng công nghệ để phát triển.
Với làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý công việc, đào tạo trực tuyến, họp trực tuyến,… Doanh nghiệp có thể dựa vào ngân sách của mình để chọn được những giải pháp công nghệ phù hợp, đảm bảo giảm bớt gánh nặng vận hành, quản lý, đảm bảo hiệu quả công việc.
Làm việc từ xa là điều bắt buộc với doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình cách thức triển khai sao cho phù hợp và tối ưu nhất.
Nguồn: acabiz.vn
