Hãy nghĩ về những cách mà bạn thường dùng để giao tiếp với mọi người trong cuộc sống của bạn.
Chúng ta viết email, điều hành một cuộc họp, tham gia những cuộc hội thảo, viết các báo cáo, trình bày bài thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp vv.
Chúng ta có thể giao tiếp trong suốt cả ngày. Vậy, làm cách nào chúng ta có thể nâng cao hình ảnh của mình qua giao tiếp? Chúng ta có thể chắc chắn rằng chúng ta giao tiếp theo cách rõ ràng nhất, hiệu quả nhất có thể.
Đó là lý do tại sao bộ nguyên tắc 7 C này có thể trở nên hữu ích. Nó cung cấp cho bạn danh sách các công việc, nhờ đó các thư email, cuộc gặp, hội thảo, báo cáo và bài thuyết trình của bạn sẽ tốt nhất và rõ ràng nhất, từ đó độc giả có thể nắm rõ được thông điệp bạn muốn truyền tải.
Theo bộ nguyên tắc 7 C, một bài giao tiếp cần phải.
- Rõ ràng (clear)
- Ngắn gọn, súc tích (concise)
- Cụ thể (concrete)
- Chính xác (correct)
- Mạch lạc (coherent)
- Đầy đủ. (complete)
- Lịch sự. (courteous)
Trong bài này, chúng tôi sẽ lần lượt trình bày từng yếu tố một trong bộ nguyên tắc 7 C.
1. Rõ ràng - Clear
Khi nói chuyện với người khác, hãy làm rõ mục đích và thông điệp của bạn. Mục đích của bạn khi nói chuyện với họ là gì ? Nếu bạn không chắc chắn mục đích của mình bạn sẽ khiến đối tác của mình cũng mập mờ theo.
Để giao tiếp rõ ràng, hãy cố gắng tối giản hóa số lượng các ý trong câu nói của bạn. Hãy chắc chắn rằng người đọc của bạn sẽ dễ dàng hiểu được ý của bạn. Người đọc sẽ không phải nhăn mày nhìn chằm chằm vào những dòng chữ và tự hiểu theo cách của họ những gì mà bạn muốn nói.
2. Ngắn gọn, súc tích - Concise
Khi bạn rút ngắn bài giao tiếp của mình, bạn sẽ dễ dàng đạt được trọng tâm và làm cuộc nói chuyện ngắn gọn. Thính giả của bạn sẽ không muốn nghe một thông điệp dài sáu câu khi mà bạn có thể diễn tả nó trong ba câu.
- Có từ đệm hay tính từ nào bạn có thể lược đi không? Bạn có thể xóa đi những từ đại loại như: với đối tượng này, các bạn thấy đấy, rõ ràng, quả là, nghĩa đen, về cơ bản, hoặc ý tôi là...
- Có câu nào không cần thiết không?
- Bạn có nói lặp đi lặp lai một vấn đề, hoặc một vấn đề theo các cách khác nhau không?
3. Cụ thể - Concrete
Khi thông điệp của bạn cụ thể, thính giả sẽ hình tượng trong đầu cái mà bạn đang nói với họ. Có nhiều chi tiết (đừng quá nhiều) và những dẫn chứng sinh động, và một sự tập trung cao độ sẽ làm thông điệp của bạn thật vững chắc.
4. Chính xác - Correct
Khi bạn giao tiếp chính xác, nó sẽ phù hợp với thính giả. Sự giao tiếp chính xác nghĩa là sự giao tiếp không có sai sót nào.
- Những thuật ngữ chuyên môn bạn sử dụng có phù hợp với trình độ học vấn và giáo dục của người mà bạn giao tiếp hay không?
- Bạn có kiểm tra lỗi ngữ pháp của bạn khi bạn viết không? Hãy nhớ, người kiểm tra chính tả sẽ không nhận ra mọi lỗi sai của bạn
- Những cái tên và tiêu đề có đúng chính tả không?
5. Mạch lạc - Consideration
Khi sự giao tiếp của bạn mạch lạc, tự khắc nội dung truyền tải sẽ logic. Mọi trọng điểm đều liên kết với nhau và tương thích cho chủ đề chính. Giọng đọc và nhịp điệu cũng phải phù hợp.
Người gửi thông điệp phải cân nhắc ý kiến, kiến thức, tư duy, nền tảng, v.v. của người nhận để có một cuộc giao tiếp hiệu quả. Nội dung phải liên quan đến đối tượng người nghe.
6. Đầy đủ - Complete
Trong một bài giao tiếp đầy đủ, thính giả sẽ có được mọi thứ họ cần để tiếp nhận thông tin, và nếu có khả năng ứng dụng, người ta sẽ làm theo nó.
- Thông điệp của bạn có bao gồm lời kêu gọi hành động để khiến người ta làm theo hay không?
- Bạn có đầy đủ các thông tin liên quan như tên đối tác, thời gian, ngày giờ, vị trí.. vv hay không?
7. Lịch sự - Courteous
Giao tiếp lịch sự nghĩa là phải thân thiện, cởi mở và chân thành. Không có sự chế nhạo ẩn ý hay giọng điệu hung hăng. Hãy quan tâm đến quan điểm độc giả của bạn và bạn sẽ tạo được sự đồng cảm với họ.
Kết Luận
- Chúng ta giao tiếp hàng ngày. Càng giao tiếp tốt, ta càng nhận được sự tin tưởng của khách hàng, ông chủ và đồng nghiệp.
- Sự tin cậy: Thông điệp của bạn có thể hiện được và nâng tầm sự tin cậy của bạn hay không? Đây là điều đặc biệt quan trọng với những người mà không biết nhiều về bạn.
- Sự sáng tạo: Thông điệp của bạn có sáng tạo không? Một sự giao tiếp sáng tạo có thể thu hút sự chú ý của thính giả.
- Sử dụng bộ nguyên tắc như một cẩm nang cho tất cả những lần giao tiếp của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ giao tiếp rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, mạch lạc, đầy đủ, lịch sự. (clear, concise, concrete, correct, coherent, complete, courteous).
St
