Thu thập và quản lý các yêu cầu dự án là một công việc có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án, là cơ sở để xác định các mục tiêu, phương pháp và nội dung quản lý dự án.
Các yêu cầu phải được xác định rõ ràng và chấp thuận trước khi bắt đầu triển khai dự án. Yêu cầu phải được thu thập từ tất cả những người có liên quan đến dự án (stakeholders). Việc thay đổi yêu cầu phải được quản lý, đánh giá tác động của nó đến thời gian, chất lượng, nguồn lực, chi phí, rủi ro và sự hài lòng của khách hàng.
Giám đốc dự án (Project Manager) cần liên tục xác định cái gì cần làm và cái gì không cần làm trong dự án, đảm bảo chỉ thực hiện các công việc trong kế hoạch, không nên làm nhiều hơn yêu cầu (Gold plating).
Khi thu thập yêu cầu cần thu thập và phân biệt yêu cầu đối với sản phẩm (tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, chức năng, sử dụng, yêu cầu chất lượng) và yêu cầu đối với dự án (quản lý dự án như thế nào, báo cáo những gì, yêu cầu công việc để tạo ra sản phẩm dự án). Cần lên danh sách những người có liên quan trước khi tiến hành thu thập yêu cầu.
Kết quả đầu ra của thu thập và phân tích yêu cầu là tài liệu đặc tả yêu cầu dự án, gọi là SRS (Software Requirement Specs). SRC có các đặc điểm sau:
Có 12 kỹ thuật được thực hiện để thu thập yêu cầu trong quản lý dự án:
1. Phỏng vấn chuyên gia (Expert interview): Đây là kỹ thuật phỏng vấn để lấy ý kiến về các yêu cầu sản phẩm, dự án, hoặc yêu cầu chung. Có thể thực hiện bằng cách phỏng vấn trực tiếp, thông qua email, điện thoại, thư từ.
2. Lấy ý kiến nhóm (Focus group): Tổ chức cuộc họp nhóm từ 6 – 12 người tham gia để lấy những ý kiến và yêu cầu về sản phẩm và dự án. Người điều hành cuộc họp (moderator) sẽ điều khiển cuộc họp thảo luận về các ý tưởng trong nhóm.
3. Hội thảo thống nhất ý kiến (Facilitated Workshops): Tổ chức cuộc hội thảo gồm những người có quan điểm khác nhau, thảo luận và thống nhất về yêu cầu.
4. Động não – Não cong (brainstorming): được đề cập đầu tiên bởi Alex Osborn năm 1941. Ông đã miêu tả động não như là một kỹ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định. Một số Trường Đại học ở Việt Nam bắt đầu đưa kỹ thuật này vào giảng dạy khoảng đầu những năm 2000, đến nay phương pháp này đã được sử dụng rất phổ biến trong các lớp học hay các công ty. Phương pháp này có thể tiến hành bởi một hay nhiều người. Số lượng người tham gia nhiều sẽ giúp cho phương pháp tìm ra lời giải được nhanh hơn hay toàn diện hơn nhờ vào nhiều góc nhìn khác nhau bởi các trình độ, trình tự khác nhau của mỗi người.
Một hạn chế của kỹ thuật Động não là khi trong nhóm xuất hiện một vài cá nhân có vị trí, trình độ, uy tín khác biệt thì sẽ gây ảnh hưởng đến những người khác. Vì vậy trong trường hợp này cần sử dụng kỹ thuật: Động não tổng lực. Để khắc phục hạn chế của động não thông thường, người chủ trì cho các thành viên viết ra giấy ý tưởng của mình trước khi nhóm tổ chức trình bày.
5. Nhóm Danh nghĩa (Nominal Group Techniques – NGT): Nhóm làm việc từ 7-10 người, mỗi thành viên sẽ ghi ý kiến riêng của mình (thường là 1 yêu cầu quan trọng nhất) trên 1 mẫu giấy. Các ý kiến sau đó được tập hợp và nhóm sẽ phân tích và đánh giá và bình chọn thứ tự ưu tiên của các yêu cầu. Kết quả là yêu cầu quan trọng nhất được sắp xếp trên cùng. Đây là cách nhanh nhất để sắp xếp các ý kiến mà không có những tác động về mặt xã hội của nhóm đối với từng cá nhân trong nhóm. Nó cho phép nhóm nhanh chóng đi đến sự đồng tâm nhất trí. Đây là kỹ thuật làm việc nhóm mang lại lợi ích rất lớn từ công nghệ mạng nội bộ, nghĩa là sử dụng các máy tính nối mạng cho các thành viên để họ có thể đưa ra cá ý kiến mà không biết tác giả là ai. Đồng thời họ có thể thấy các ý kiến được thu thập lại của nhóm. Công nghệ này nâng cao tính rành mạch của quá trình.
6. Kỹ thuật Delphi (Delphi Techniques): Tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt chỉ là các thành viên tham gia không biết nhau, do đó kỹ thuật này thích hợp nếu các thành viên ở xa nhau. Ngày nay kỹ thuật Delphi thực hiện dễ hơn trước đây do sự trợ giúp của email và hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa. Do thành viên là "vô danh" nên kỹ thuật này hạn chế nhược điểm của kỹ thuật "Động não" là một vài cá nhân (chẳng hạn sếp) sẽ có ảnh hưởng đến suy nghĩ của các thành viên khác.
7. Sơ đồ tư duy (Idea or Mind mapping): Đây là kỹ thuật vẻ ra một sơ đồ các ý tưởng hoặc các ghi chú nhằm giúp tổng hợp, phân loại và lưu trữ thông tin. Sử dụng những màu sắc, hình ảnh và các ký hiệu để đọc sơ đồ dễ dàng hơn.
8. Sơ đồ các mối quan hệ (Affinity Diagram): Các yêu cầu, ý tưởng đã được tạo ra từ các phương pháp khác sẽ được phân loại và sắp xếp theo cột (theo nội dung hoặc ý nghĩa tương tự nhau). Cách sắp xếp này cho phép nhìn thấy dễ dàng hơn các yêu cầu, vấn đề cần được bổ sung thêm vào.
Các kỹ thuật từ 4 – 8: được gọi chung là các kỹ thuật sáng tạo nhóm (Group Creativity Techniques).
9. Ra quyết định nhóm (Group Decision Making Techniques): Tổ chức họp nhóm những người có liên quan và ra quyết định theo 3 phương pháp sau:
- Phương pháp Nhất trí (Unanimity Method): Một quyết định không thể đạt được cho tới khi toàn bộ nhóm đồng ý về một quyết định nào đó. Phương pháp này có thể đưa ra một quyết định có chất lượng cao do đầu vào lớn mạnh và phong phú, nhưng có thể tốn nhiều thời gian. Nhất trí là một phương pháp quyết định để sử dụng hết nguồn lực sẵn có của nhân viên và để giải quyết một cách sáng tạo những xung đột và các vấn đề chủ yếu. Nhất trí rất khó đạt được vì mọi thành viên của nhóm phải đồng ý trên quyết định cuối cùng. Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu bởi vì rất hiếm khi đạt được, nhưng mỗi thành viên của nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến của nhóm trên cơ sở tính hợp lý và tính khả thi. Khi mọi thành viên của nhóm đều chấp nhận thì mới đạt tới sự nhất trí, và sự đánh giá này có thể được xem như là quyết định của nhóm. Việc biểu quyết là không được phép. Trong việc ra quyết định dựa vào sự nhất trí đích thân bạn phải tin chắc quyết định là quyết định đúng đắn và đồng ý đi theo quyết định này. Cần lưu ý các thành viên tham gia nhóm phải có trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc theo ê kíp cao.
- Phương pháp Đa số (Majority or Plurality Method): Quyết định sẽ được đưa ra khi đa số (trên 50%) thành viên đồng ý.
- Phương pháp độc tài: Phương pháp họp nhóm để thảo luận nhưng quyết định cuối cùng do người chủ trì đưa ra.
10. Bản câu hỏi & phiếu điều tra (Questionnaires & Surveys): Kỹ thuật này thường được sử dụng cho nhóm lớn. Người điều tra sử dụng bảng câu hỏi (hay phiếu điều tra) để xác định yêu cầu từ những người tham dự (chuyên gia, khách hàng, thành viên đội dự án, Stakeholder, người sử dụng hệ thống, ...).
11. Quan sát thực tế (Observations): Quan sát thực tế những người sử dụng sản phẩm tiềm năng hoặc tham gia trực tiếp vào công việc để xác định yêu cầu.
12. Mô hình hóa (Prototypes): Lập mô hình đề xuất về sản phẩm và nhận phản hồi của khách hàng trên mô hình. Tiến hành cập nhật cho đến khi xác định yêu cầu rõ ràng.
Các tài liệu yêu cầu Dự án sau khi thu thập cần được tổng kết, lập thành văn bản đảm bảo rõ ràng và rõ nghĩa. Cần lưu ý xác định yêu cầu nào thuộc về dự án, yêu cầu nào không thuộc về dự án. Trên cơ sở yêu cầu đã được xác định, giám đốc dự án sẽ tiến hành xác định thời gian và chi phí phù hợp của dự án.
Sau khi đã thu thập yêu cầu, bước tiếp theo sẽ là lập luận (elicitation) và phân tích (analysis) yêu cầu để hình thành nên tài liệu đặc tả dự án SRS (Software Requirement Specs).
Nguồn: internet
