Đường cơ sở là gì?
Đường cơ sở (Project Baseline) trong quản lý dự án là điểm khởi đầu được xác định rõ ràng cho kế hoạch dự án. Nó là một điểm tham chiếu cố định để đo lường và so sánh tiến độ, phạm vi, chi phí dự án trong tiến trình thực hiện dự án với kế hoạch ban đầu. Điều này cho phép bạn đánh giá hiệu suất của dự án theo thời gian.
Ví dụ: Giả sử dự án của bạn có công việc được hoàn thành sau sáu tuần. Nó tốt hay xấu? Nếu đường cơ sở lịch trình của bạn cần hoàn thành công việc đó trong bốn tuần, điều này cho biết rằng có vấn đề về tiến độ và nhóm dự án cần thực hiện các điều chỉnh để đẩy nhanh tiến độ công việc dự án.
Các loại đường cơ sở trong dự án?
Đường cơ sở của dự án thường có ba thành phần: lịch trình, chi phí và phạm vi (Scope baseline, Schedule baseline, Cost baseline). Thông thường, ba đường cơ sở này được theo dõi, kiểm soát và báo cáo riêng biệt để đảm bảo mỗi đường đều đi đúng hướng.
Đường cơ sở phạm vi (Scope baseline):
Phiên bản đã được phê duyệt của tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân tích công việc (WBS) và từ điển WBS liên quan, có thể được thay đổi bằng cách sử dụng các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
Đường cơ sở tiến độ (Schedule baseline):
Phiên bản đã được phê duyệt của mô hình lịch trình có thể được thay đổi bằng cách sử dụng các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
Đường cơ sở chi phí (Cost baseline):
Phiên bản đã được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng giai đoạn, không bao gồm bất kỳ khoản dự phòng quản lý nào, chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
Quản lý tích hợp các đường cơ sở như thế nào?
Khi được tích hợp đầy đủ, nó có thể được gọi là đường cơ sở đo lường hiệu suất (Performance Measurement Baseline - PMB).
PMB cung cấp cho bạn khả năng giám sát và quản lý hiệu quả khi một thay đổi trong một thành phần ảnh (tiến độ, chi phí, phạm vị) hưởng đến các thành phần khác. Ví dụ: khi các đường cơ sở của bạn được tích hợp, bạn có thể nhanh chóng cho biết việc trì hoãn lịch trình sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự án như thế nào. Tuy nhiên, nhiều tổ chức không có các công cụ và quy trình cần thiết để tích hợp đầy đủ ba đường cơ sở.
Đường cơ sở nên được lập thành văn bản và được kiểm soát chặt chẽ trong dự án. Nó không được thay đổi mà không tuân theo các thủ tục kiểm soát thay đổi chính thức, chẳng hạn như sử dụng biểu mẫu yêu cầu thay đổi và tuân theo quy trình phê duyệt thay đổi được phê duyệt từ trước. Việc thay đổi đường cơ sở thường xuyên sẽ gây khó khăn cho việc đo lường sự tiến triển của dự án. Đường cơ sở thậm chí có thể trở nên vô nghĩa. Tuy nhiên, một khi dự án có thay đổi đáng kể xảy ra, dự án có thể xác định lại các đường cơ sở để phù hợp với hoàn cảnh mới.
Quá trình kiểm soát thay đổi tích hợp trong dự án
Điều này có nghĩa là bạn đang ban hành một đường cơ sở mới, cập nhật để đo lường thay thế đường cơ sở ban đầu. Nếu điều này xảy ra, bạn nên lưu đường cơ sở cũ trước kia. Sau đó, tạo kế hoạch với đường cơ sở mới, như vậy bạn không bị mất dữ liệu lịch sử trước đó.
Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) đề cập đến đường cơ sở của dự án như là nền tảng của một dự án thành công. Lý do cho việc này là tất cả các bên liên quan sẽ hiểu và hỗ trợ cho đường cơ sở của dự án. Thêm vào đó, việc thiếu các đường cơ sở rõ ràng là một trong bảy nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án.
Ba lợi ích của việc có đường cơ sở của dự án
- Cải thiện ước tính: Khả năng đo lường chi phí, lịch trình hoặc phạm vi thực tế dự án so với đường cơ sở có thể giúp cung cấp thông tin chi tiết về nơi mà một dự án được thực hiện kém. Kiến thức này sau đó có thể được sử dụng để cải thiện kế hoạch và ước tính của dự án trong tương lai.
- Đánh giá hiệu suất tốt hơn: Như đã đề cập ở trên, đường cơ sở cung cấp một tiêu chuẩn để đo lường tiến độ của một dự án. Nếu không có đường cơ sở, rất khó để so sánh một dự án đang hoạt động như thế nào.
- Tính toán giá trị thu được: Giá trị thu được (Earned Value - EV) cho phép bạn so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch. Tuy nhiên, nó không chỉ là một công cụ đánh giá hiệu suất đơn giản. Nó cũng cho phép bạn phân tích xu hướng của dự án và dự báo liệu một dự án có thể sẽ gặp sự cố trong tương lai hay không.
Sáu vấn đề dự án có thể gặp phải do không có đường cơ sở của dự án
- Cung ứng nguồn lực không đủ cho dự án. Nếu bạn không có lịch trình dự kiến, bạn có thể không biết mình sẽ cần những nguồn lực nào khi nào.
- Lên lịch trình bị chậm trễ (do mua sắm sai thời gian, giao nguyên liệu, v.v.). Nếu không biết khi nào bạn cần nguyên liệu, rất khó để đảm bảo chúng được đặt hàng đúng hạn. Đặc biệt nếu đó là thứ cần được đặt hàng trước hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Các vấn đề về quản lý chất lượng. Một đường cơ sở phạm vi không rõ ràng có thể dẫn đến chất lượng không đạt tiêu chuẩn. Ví dụ: nếu bạn biết sơn là cần thiết, nhưng không biết yêu cầu màu sơn hoặc độ dày, kết quả có thể không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng.
- Thiếu quản lý thay đổi thích hợp. Nếu không có đường cơ sở, rất khó để theo dõi và quản lý các thay đổi. Nói cách khác, bạn không có thước đo nào để đo lường, vì vậy sẽ rất khó để biết liệu kết quả thực tế dự án có khác với dự kiến ban đầu hay không.
- Không có khả năng báo cáo chính xác tiến độ. Như với ví dụ trước đó, rất khó để biết liệu dự án có đang chạy chậm tiến độ hay không nếu bạn không có đường cơ sở để so sánh.
- Khách hàng và / hoặc nhà tài trợ không hài lòng. Bất kỳ vấn đề nào trong số năm vấn đề vừa nêu đều có thể dẫn đến hiệu suất dự án kém, điều này có nghĩa là các bên liên quan không hài lòng, bao gồm cả khách hàng và / hoặc nhà tài trợ của bạn.
